Электронные доверенности станут обязательными для предпринимателей через полгода

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. По своему функционалу она не отличается от бумажной доверенности.

Появление МЧД ожидаемо, поскольку электронный документооборот становится все более востребованным. С 2022 г. некоторые отчеты можно сдавать в госорганы только в электронном виде – например, статистическую отчетность в Росстат и бухгалтерскую отчетность в налоговую.

Если руководитель организации или ИП решил не самостоятельно сдавать отчетность, а поручить это бухгалтеру, то необходимо будет оформить МЧД. Аналогично в случае электронного документооборота с контрагентами – бухгалтер может подписывать первичную документацию в электронном виде, в том числе акты и счета-фактуры, от имени организации или ИП при наличии МЧД. А если бухгалтер, на которого оформлена основная МЧД, заболел или уходит в отпуск, то он может оформить МЧД в порядке передоверия на своего коллегу.

Кому обязательно нужно оформить МЧД и как это сделать?

С 31 августа 2023 г. все сотрудники организаций, кроме руководителей, и представители ИП обязаны будут иметь МЧД, чтобы подписывать электронные документы и сдавать электронную отчетность.

Пока действует переходный период. На сайте ФНС в пилотном режиме функционирует сервис по созданию и обмену МЧД. Он позволяет проверить доверенность, создать заявление о ее отмене и т.д.

Чтобы сотрудники (представители) могли подписывать электронные документы, им понадобится КЭП физического лица без привязки к организации или ИП. Получить такую КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. После этого руководитель организации должен оформить на сотрудника МЧД и подписать ее своей КЭП. Далее информацию о выданной МЧД и саму доверенность необходимо внести в сервис МЧД ФНС.

После внесения данных в сервис сотрудник (представитель) при направлении отчетности и иных электронных документов от имени организации или ИП подписывает их своей КЭП и прикладывает к ним файл МЧД.

При оформлении МЧД в ней указывается срок действия – на усмотрение руководителя. Ограничений по сроку действия доверенности нет. При этом доверитель может аннулировать МЧД в любое время, в том числе до окончания срока, установленного изначально. Аннулируется она также на сервисе МЧД ФНС.

Через сервис можно оформить как основную доверенность, т.е. от имени руководителя компании или ИП, так и доверенность в порядке передоверия. Необходимо учитывать, что аннулирование основной доверенности влечет прекращение действия доверенности, выданной в порядке передоверия.

Что предпринимателям надо знать о сервисах МЧД налоговой службы?

Мы начали говорить о сервисе МЧД, который налоговая служба запустила на своем сайте для подготовки к обмену электронными документами с использованием машиночитаемых доверенностей. Он дает доступ к актуальным версиям документов всех участников электронного документооборота. То есть в любой момент руководитель компании или ИП может не только выдать МЧД, но и проверить полномочия представителей своих контрагентов. ФНС уверена, что применение этого сервиса позволит упростить оборот МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства.

Кроме того, уже давно на сайте ФНС функционирует сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД, чтобы подавать документы в налоговую. Такая МЧД будет действительна во всех налоговых органах – в любом субъекте России. Но этот сервис не подойдет, если нужно оформить МЧД для электронного документооборота с контрагентами. В таком случае необходимо воспользоваться новым сервисом.

Организации и ИП, которые обмениваются электронными документами через операторов ЭДО, уже сейчас могут оформить МЧД и регистрировать их в названных сервисах.

Почему не стоит откладывать оформление МЧД?

Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.

При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами. Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.

При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера. Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса (edo@tax.gov.ru) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.