Как предотвратить подделку документов

Какой должна быть подпись

До сих пор нет ни федерального закона, ни отдельных положений о том, что такое подпись и какой она должна быть. Есть только ГОСТ, но он носит рекомендательный характер.

А как подписываетесь вы? Раньше по автографу можно было узнать его владельца, но со временем подписи стали укорачиваться. Сегодня мы чаще видим нечитаемую закорючку, а то и просто галочку.

Однако для опознания подписанта загогулина непригодна. Подпись должна быть развернутой. А в документах еще и Ф.И.О. надо полностью прописывать. Это усложнит работу мошенникам.

Как подделывают подписи

Способов подделать подпись множество, а выбор мошенников зависит от их «укомплектованности». Нередко используют технические средства, которые способны воспроизвести нажим, наклон и динамику подписи.

Делают подписи и на просвет, прикладывая к окошку. Когда документ один, по нему сложно понять, подделана подпись или нет. А вот если подделок несколько, то подпись на просвет несложно распознать: в документах будет одна и та же закорючка, что в подлинных документах невозможно, поскольку человек не может поставить 10 раз абсолютно одинаковые подписи.

К чему приводят подделки

Первый пример. После начала процедуры банкротства банка заемщикам разослали требования о возрасте долгов. Так организация узнала, что должна банку 100 млн рублей, которые она не брала. Оказалось, что банковские сотрудники подделали документы, чтобы вывести деньги.

Второй пример. Следственный комитет начал проверять компанию, из-за чего ее деятельность была полностью парализована. Позже выяснилось, что триггером стало заявление одного из учредителей о проведении проверки, которое он на самом деле не писал. Так делают недобросовестные предприниматели, чтобы выбить конкурентов с рынка.

Также фальсифицированные документы фигурируют при рейдерских захватах бизнеса.

Как предупредить подделку документов

1. Помните, что сделки по доверенности, наличные расчеты и подписи-каракули несут риски.

Небезопасно совершать сделки с недвижимостью, когда на другой стороне интересы представляют по доверенности. Такие документы часто подделывают (о том, как недвижимость была куплена у человека, действовавшего от имени собственника по поддельной нотариальной доверенности, мы рассказали в статье «Не забудьте проверить паспорт»).

От платежей с наличными лучше отказаться как от пережитка прошлого. Финансовый след – более надежное доказательство передачи денег, чем расписка. А оставить его помогают безналичные расчеты.

И, конечно, нужно обзавестись правильной подписью – не менее 5–7 букв.

2. Позаботьтесь о паспортизации документов.

Простая процедура – изготовление договора в двух экземплярах, копии которых передают на хранение нотариусу, что фиксируется им в реестре.

Сложная процедура – использование невоспроизводимых случайных процессов при изготовлении документов. Например, распределение красящего вещества в штрихах подписи, случайное загрязнение пробельных участков частицами тонера при печати. Эти следы легко зафиксировать с помощью оптического микроскопа. Затем на хранение нотариусу отдают не только копии, но и изображения таких участков договоров.

3. Наладьте работу с договорами.

Во-первых, в компании должен быть юрист, курирующий договорную работу.

Во-вторых, договоры должны подписывать несколько человек, например генеральный директор, финансовый директор, юрист и менеджер. Личное присутствие подписантов при заключении договоров обязательно.

Также стоит ввести практику прошивки договоров и предварительной проверки полномочий подписантов.

4. Не забывайте о цифровой гигиене.

Сотрудники компаний хранят пароли под клавиатурой и оставляют флешки с доступами на столе. Поэтому так важно организовать контроль за соблюдением цифровой гигиены, особенно при использовании электронных подписей.

Желательно вести журнал – кому и когда выдавалась ЭП. Нельзя передавать ЭП посторонним. Если сотрудник увольняется, надо сразу же отозвать сертификат подписи. Токен с подписью и компьютер, где она используется, должны быть защищены сложным паролем.

5. Создавайте регламенты и следите за их выполнением.

В компании должны быть документы, которые описывают процесс защиты информации, работу с электронными носителями, порядок оборота и хранения документов. Причем такие регламенты должны быть не только на бумаге. Нужно соблюдать установленные правила и регулярно проверять, работают ли они.

6. Не пытайтесь делать все своими силами.

Важно вовремя обратиться к специалистам – юристу, эксперту по безопасности, нотариусу. Не пренебрегайте нотариальным заверением документов.