Эксперимент по электронному ведению кадровых документов

В чем суть эксперимента и какая польза от участия в нем?

В период проведения эксперимента работодатели и работники будут осуществлять взаимодействие по трудовым вопросам, используя лишь информационные системы и документы в электронном формате. Дублировать и направлять их друг другу на бумажном носителе не потребуется. Это даст такие преимущества, как ускорение информационного обмена, снижение рисков утраты документов, упрощение контроля за их движением, увеличение скорости согласования и др. Работодатель – участник эксперимента впоследствии сможет направить Минтруду свои предложения по изменениям в действующее трудовое законодательство в части электронного документооборота на основе собственного опыта.

Сколько продлится эксперимент и кто может принять в нем участие?

Эксперимент проводится до 31 марта 2021 г. Заявления на участие в нем будут приниматься до 1 декабря 2020 г. Дату начала проведения эксперимента участники определяют самостоятельно. Участниками могут стать как работодатели и работники, так и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное согласие на участие. К участию в эксперименте не допущены лишь лица, работающие по договорам о предоставлении труда работников (персонала), и дистанционные работники.

В отношении каких документов проводится эксперимент?

Рекомендуемый перечень документов приведен в действующем с 28 июня 2020 г. Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденном Приказом Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н (далее по тексту – Положение). Конкретный перечень документов для эксперимента определяет работодатель. В него могут быть включены:

• коллективные договоры;
• трудовые договоры и отдельные соглашения к ним;
• соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• локальные нормативные акты;
• графики отпусков (сменности, работы на вахте);
• договоры на получение образования (без отрыва или с отрывом от работы);
• ученические договоры;
• письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• приказы (распоряжения) о приеме на работу / о прекращении трудового договора;
• отказы (в том числе мотивированные);
• требования;
• предупреждения;
• уведомления;
• ознакомления;
• распоряжения;
• объяснения;
• заявления;
• извещения;
• согласия;
• предложения;
• соглашения;
• обращения;
• приглашения;
• просьбы;
• сообщения;
• обязательства.

Как стать участником эксперимента?

Для участия в эксперименте потребуется:

1) издать приказ об участии в эксперименте, утвердить дату начала эксперимента и перечень видов документов, в отношении которых он будет проводиться;

2) подать заявление в Минтруд по форме, предложенной в Положении. В заявлении в обязательном порядке указываются ИНН организации, основной вид деятельности, штатная численность работников, предварительная численность работников – участников эксперимента, наличие профсоюзной организации и место проведения эксперимента;

3) за месяц уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента и праве путем подачи письменного заявления работодателю отказаться от участия в эксперименте или выразить свое добровольное согласие на участие;

4) утвердить список работников и структурные подразделения, участвующие в эксперименте;

5) подготовить для использования в эксперименте информационную систему, обеспечив возможность ее взаимодействия с системой «Работа в России». Можно напрямую использовать ресурсы системы «Работа в России», но предварительно потребуется пройти специальную регистрацию;

6) включить в трудовые договоры с участвующими в эксперименте работниками сведения и условия, предусмотренные ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 122-ФЗ, путем заключения дополнительных соглашений или отдельных соглашений к трудовым договорам, а также внести в договоры о материальной ответственности, ученические договоры и договоры на получение образования сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы или системы «Работа в России»;

7) подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников необходимые изменения в коллективный договор в связи с проведением эксперимента;

8) принять специальные локальные нормативные акты или внести изменения в действующие в соответствии с положениями ч. 2 и 3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ.

Информационные системы для эксперимента

Для проведения эксперимента задействовали государственную информационную систему «Работа в России». С 20 июля по 4 сентября 2020 г. осуществляется ее опытная эксплуатация. Заинтересованным работодателям и работникам (соискателям) она будет доступна с 1 октября 2020 г. Для ее использования нужно будет зарегистрироваться в Единой системе индентификации и аутентификации (ЕСИА).

Работодатель может создать собственную информационную систему или адаптировать для использования в эксперименте уже действующую, но потребуется обеспечить техническую возможность их взаимодействия с системой «Работа в России».

Эксперимент может проводиться с одновременным использованием системы работодателя и системы «Работа в России». В таком случае необходимо определить, какие документы будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие – в системе «Работа в России». Потребуется также получить письменное согласие работника на хранение его документов в системе «Работа в России».

Электронные подписи

Для осуществления электронного документооборота в системе «Работа в России» работодателю придется получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Работникам достаточно зарегистрироваться в ЕСИА.

При использовании собственной информационной системы создавать и подписывать электронные документы можно с помощью УКЭП работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) работника, которая выдается ему с его письменного заявления и с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

Локальные нормативные акты, связанные с экспериментом

Работодатель должен будет разработать и утвердить:

• Положение об использовании электронной подписи работодателем и работником;
• Положение о порядке обработки электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Также потребуется внести изменения в иные локальные нормативные акты, связанные с экспериментом. Минтруд рекомендует вносить в локальные акты следующие сведения:

• виды электронной подписи, применяемые при проведении эксперимента, порядок обеспечения ими работников и способы их хранения, порядок соблюдения правил безопасности работы с ключами;
• права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента, работе с электронными документами и личными кабинетами, хранении и уничтожении документов, обработке содержащих персональные данные документов;
• порядок направления запросов на получение электронных документов и их предоставления, ознакомления работников с локальными нормативными актами по эксперименту, обучения по вопросам его проведения, разрешения спорных ситуаций.

Какие риски несет работодатель – участник эксперимента?

Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, возлагаются на работодателя.

Хранить электронные кадровые документы нужно будет в течение сроков, предусмотренных законодательством об архивном деле. Ответственность за хранение также возлагается на работодателя.

Работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент, уведомив об этом работодателя за две недели. В таком случае придется перенести все его документы на бумажные носители.

Если работодатель использует для эксперимента свою информационную систему, но работник изъявил желание получить кадровые документы через систему «Работа в России», то работодатель должен будет направить их в его личный кабинет в данной системе.

Нельзя изменить условия труда работника, уволить его по инициативе работодателя или прекратить трудовой договор в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в случае его отказа от участия. Не допускается отказ соискателю в заключении трудового договора в случае его нежелания принять участие в эксперименте или отсутствия у него электронной подписи. Суд может признать такие действия незаконными, и работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

(Об эксперименте, который позволит предпринимателям в досудебном порядке оспорить проведение проверки и ее результаты, а тем самым защитить свои права и избежать расходов на судебное обжалование, – читайте в статье «Юрлица и ИП смогут обжаловать решения контролирующих органов без суда»)