Как поддерживать трудовую дисциплину в компании?

Для организации контроля за трудовыми ресурсами начните с аудита документов компании

Кадровые документы имеют большое значение в жизни каждого работника, в том числе после окончания им трудовой деятельности. Их правильное оформление позволит работнику избежать проблем при получении льгот, пособий, пенсии и т.д. Поэтому необходимо регламентировать вопросы своевременного формирования таких документов в первичные комплексы (дела), обеспечить их сохранность и использование в интересах работников, создавать и хранить их электронные копии. Кроме того, правильное ведение кадровой документации позволит компании уберечься от пристального внимания со стороны контролирующих органов.

Именно поэтому так важно наладить в компании кадровый учет и делопроизводство. Под кадровым учетом мы будем понимать процесс организации учета сотрудников, который связан с оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала. Под кадровым делопроизводством подразумевается ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

В современных условиях работа с кадровой документацией базируется на общепринятых правилах, которые передаются от одного специалиста кадровой службы к другому. При этом отсутствует комплекс нормативно-правовых и методических положений, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового учета и делопроизводства, а именно:

• не определены объекты и задачи учета кадров, основные требования к ведению кадрового учета;
• нет единого подхода к унификации и стандартизации документов кадрового учета;
• не закреплен единый порядок утверждения локальных нормативных актов организации, связанных с трудовыми отношениями;
• отсутствует единый порядок использования печатей для удостоверения документов в кадровом учете;
• не утвержден регламент организации документооборота кадровой службы.

Неразвитость нормативной базы кадрового учета проявляется в отсутствии не только четко установленных регламентов его ведения, но и методических разработок, используемых при решении не урегулированных законодательством вопросов. Эта ситуация не способствует упорядочению работы кадровой службы и, как следствие, влечет необходимость проведения аудита и доработки локальных актов.

Кадровый аудит – это независимая комплексная оценка структуры кадрового учета и документооборота организации, а также процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, в том числе проверка ее оформления на соответствие требованиям трудового и гражданского законодательства.

Целью кадрового аудита является выявление проблемных зон в системе учета кадров и ее оптимизация с помощью анализа работы основных подсистем управления документооборотом (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проведение аудита позволяет в кратчайшие сроки получить данные о кадровом учете и на их основе оперативно принять необходимые управленческие решения, своевременно выявить негативные отклонения и нарушения для минимизации рисков наложения штрафных санкций. Сегодня аудит становится все более востребованным инструментом внешнего и внутреннего контроля эффективности деятельности компании.

Внедряйте разнообразные инструменты контроля

1. Определите круг сотрудников, требующих большего контроля. Чаще это сотрудники, которые переведены на удаленный режим работы и от которых зависит значительная часть ресурсов и доходов компании, а также те, кто использует важную коммерческую информацию в работе.

Учитывая поправки в Трудовой кодекс об удаленной работе, важно внести изменения в трудовые договоры дистанционных работников. Правильные формулировки договоров помогут поддерживать дисциплину труда. В них должны быть прописаны следующие условия: особенности заключения договора с дистанционным работником; место выполнения им трудовой функции; способы взаимодействия с работником; организация его работы; режим рабочего времени и времени отдыха и т.д.

Так, если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял свои обязанности и был на связи с работодателем в определенные дни и часы, то в трудовом договоре нужно закрепить конкретный режим работы. Также можно установить способ фиксации моментов начала и завершения работы. Например, сотрудник может сам сообщать об этом электронным письмом или делать отметки в рабочей программе, можно использовать установленную на компьютер программу для автоматической фиксации. Это важно в том случае, если работник должен оставаться в зоне доступа в четко отведенное рабочее время.

Согласно разъяснениям Роструда¹, трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, в котором работник исполняет свои обязанности. В качестве места работы можно указать населенный пункт. И тут хотелось бы напомнить об одном из дополнительных оснований для увольнения дистанционного работника, введенных вышеупомянутыми поправками в Трудовой кодекс: расторжение трудового договора по инициативе работодателя возможно, если работник, выполняющий дистанционную работу на постоянной основе, изменил местонахождение и не может из-за этого выполнять свою работу на прежних условиях. Кроме того, мы рекомендуем прописывать в договоре конкретный домашний адрес, так как обмен документами нужно будет осуществлять путем направления почтовых отправлений по адресу работника.

(Подробнее о законодательных изменениях, касающихся дополнительных оснований для увольнения дистанционного работника и ограничения возможности расторжения трудового договора, детализации особенностей режима рабочего времени, а также о возможности перевода сотрудника на «удаленку» без его согласия – читайте в статье «Дистанционная работа по-новому»).

2. Оснастите дистанционных работников оборудованием и инструментами для работы. Если сотрудник использует собственные ресурсы, то он вправе попросить компенсацию за это. Работники обычно пользуются программными средствами, CRM-системами, GPS-навигаторами, внутренней отчетностью и графиком онлайн-процессов. Не забудьте все это прописать в трудовых договорах дистанционных работников.

Новые положения Трудового кодекса об удаленной работе позволяют включить в договор с дистанционным работником обязанность использовать оборудование работодателя, в частности программы, которые предусматривают систему контроля доступа к рабочему серверу или веб-фильтрации и позволяют отслеживать использование работником Интернета, скачивание файлов с рабочего сервера. Помимо этого, работодателю необходимо издать приказ о внедрении в служебные компьютеры подобного программного продукта.

Тут стоит упомянуть о судебной практике. Суды исходят из того², что согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. При этом работник может использовать собственность работодателя только в рабочих целях. Работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных для работы.

3. Используйте дополнительные инструменты контроля, если это необходимо. Сейчас на рынке достаточно предложений. Электронные пропуска на входе и выходе предприятия уходят в прошлое, появляются компьютерные системы слежения за активностью работника в сети, рабочих и фоновых программах. Только нужно соблюсти одно важное правило: работник должен знать о методах контроля, и осуществляться он должен исключительно в рабочее время. Мы рекомендуем фиксировать в локальных актах предприятия и в соглашениях с работниками способы контроля и порядок взаимодействия.

Поделюсь примером из практики. Служебные мобильные телефоны и автомобили позволяют контролировать перемещение работника и вести учет рабочего времени. Одна табачная компания при подготовке плана сокращения персонала в регионах начала исследовать информацию о командировочных расходах торговых представителей и соотносить ее с их перемещением. Анализ этих сведений показал, что сотрудники планировали командировки в отдаленные районы на выходные и праздничные дни и оплачивали размещение на базе отдыха всей семьи.

4. Проводите совместные совещания (онлайн или офлайн – подойдет любой формат взаимодействия). Это могут быть планерки и встречи по итогам календарного периода. Закрепляйте их результаты в отчетности для каждого сотрудника: какие задачи поставлены на совещании, кто ответственный, срок исполнения поручений.

На практике был такой случай: сотрудник отдела продаж должен был готовить план встреч и переговоров с клиентами. При увольнении за прогул он заявил, что отсутствовал на работе по причине участия в клиентских встречах. Но в планах этого не было (фиксация проходила через CRM-систему). Система навигации и отслеживания служебного автомобиля также не подтвердила позицию работника. Суд посчитал увольнение законным (подробнее об этом читайте в статье «Уволен справедливо»).

5. Внедряйте методы оценки работы персонала. Это позволит контролировать исполнение работником трудовой функции, а также увидеть пробелы в построении рабочего процесса и наладить взаимодействие с сотрудниками.

6. В выявлении случаев использования товарного бренда вразрез с интересами компании и нарушения трудовой дисциплины может помочь Интернет. В практике есть примеры, когда подобные нарушения доказывались через фиксацию страниц в соцсетях. Но прежде всего необходимо свести к минимуму такие риски: предупредите сотрудников о защите товарного знака и бренда, а также об ответственности за нарушения в сфере коммерческих интересов.