Что должна оплатить компания при переезде работника?

Где фиксируются правила компенсации расходов на переезд

Возмещать сотрудникам расходы при переезде на работу в другую местность работодателей обязывает ст. 169 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Компенсируются расходы на переезд не только работника, но и членов его семьи, а также затраты на провоз имущества и обустройство в новом месте жительства. В частных компаниях правила оплаты переезда определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Компании, работники которых регулярно переезжают, принимают отдельный локальный акт или включают специальный раздел в Положение о компенсационных выплатах. Там фиксируют правила возмещения расходов при переезде: какой транспорт используется, как оплачиваются билеты, каков период обустройства, чем подтверждать расходы и т.д.

До отъезда с работником заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем отражают новое место работы и упоминают локальный акт об оплате переезда. Если акта нет, порядок компенсации расходов стоит установить прямо в соглашении.

Практика показывает, что правила возмещения расходов на переезд не всегда прописаны подробно и корректно¹. Однако работник от этого страдать не должен. Даже если локального акта в компании нет, расходы все равно должны быть компенсированы.

Что должно быть в соглашении к трудовому договору или локальном акте об оплате расходов на переезд

1. Виды транспорта и класс обслуживания. Если работник перемещается на личном автомобиле – порядок компенсации расходов на топливо и платные дороги, отчисления на амортизацию; если на служебном транспорте – порядок компенсации расходов на топливо и платные дороги, правила выбора кратчайшего пути, обязанность соблюдать ПДД и ответственность за нарушения.

2. Сроки и условия согласования отклонений от утвержденных правил. Например, если работник планирует использовать другой вид транспорта или иной маршрут.

3. Список членов семьи работника, переезд которых работодатель компенсирует. Как правило, это супруг и дети.

4. Как осуществляется перевозка имущества.

5. Правила компенсации расходов на обустройство: условия возмещения расходов, сроки обустройства, оплачиваются ли проживание в гостинице, услуги риелтора и т.д.

6. Обязанность работника подтверждать расходы документально (чеки, билеты, сметы). Cроки предоставления отчетных документов работником и начисления компенсации работодателем.

7. Случаи, когда работодатель вправе отказать работнику в возмещении расходов. Например, если сотрудник не предоставил чеки или не согласовал вид транспорта.

Можно установить фиксированный размер возмещения расходов на переезд, например два должностных оклада. Только надо указать, что это компенсация, предусмотренная ст. 169 ТК РФ. Тогда не придется платить НДФЛ².

О чем спорят работодатели и работники

Сотрудник не экономил на переезде. Если работник ознакомлен с локальным актом о возмещении расходов на переезд, подписал дополнительное соглашение к трудовому договору, а затем потребовал больше – компания может, но не обязана ему доплачивать. Например, в локальном акте указано, что компания компенсирует расходы на перелет в экономклассе. Значит, она не обязана платить за бизнес-класс.

Но когда правила возмещения расходов описаны размыто, право выбора остается за работником. Допустим, в локальный акт включена лишь нечеткая формулировка: «возмещение транспортных расходов». Компания готова оплатить только дешевые билеты на поезд, но работник купил билеты на самолет. В случае конфликта суд скорее встанет на сторону работника.

Сотрудник требует заплатить за жилье. В ст. 169 ТК РФ упоминаются «расходы по обустройству на новом месте жительства», но не конкретизируется, что именно туда входит. В быту это могут быть траты и на оплату услуг риелтора, и на наем жилья, и на покупку мебели.

У госорганов и судов позиции разные³. Встречается мнение, что работодатель не должен платить за съемную квартиру работника после переезда. Но также в судебной практике есть случаи, когда работодателя обязывали возместить расходы по найму жилья⁴.

Поэтому необходимо подробно описать порядок компенсации расходов по обустройству в локальном акте или соглашении к трудовому договору. Например, можно указать: «Расходы, связанные с наймом жилья, не входят в расходы, возмещаемые при переезде на работу в другую местность согласно ст. 169 Трудового кодекса РФ. При этом работодатель возмещает расходы на оплату проживания в гостинице экономкласса и услуг риелтора по поиску жилого помещения в течение 14 календарных дней».