Ошибки при оформлении отпусков…

Несоблюдение процедуры утверждения отпуска

Если организация нарушает процедуру утверждения отпуска, в случае спора судья поддержит работника.

Так, сотрудник обратился в суд и заявил, что должен был отправиться в ежегодный оплачиваемый отпуск, но получил дисциплинарное взыскание за прогул.

Вот как это произошло: он написал заявление о предоставлении отпуска, а работодатель ответил, что графика отпусков в организации нет и приказ на отпуск не издан. Сотрудник все же позволил себе отпускной день, однако, узнав о назначении дисциплинарного взыскания за прогул, вернулся на работу.

В суде работодатель отрицал существование графика отпусков. Он настаивал на том, что день, когда сотрудник не явился на рабочее место, был не отпуском, а прогулом. Но работник опроверг его слова, представив копию графика отпусков.

Суд признал действия работодателя незаконными¹.

Чтобы организации не попасть в такую ситуацию, необходимо утвердить график отпусков и следовать ему. Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который работодатель утверждает с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Несоблюдение процедуры уведомления работника о начале отпуска

Уведомление работника о предстоящем отпуске не менее важно, чем утверждение графика отпусков. Несмотря на ознакомление его с этим графиком, работника нужно известить об отпуске под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Неисполнение данной обязанности грозит организации административным штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Поэтому не забывайте просматривать график отпусков и письменно предупреждать сотрудников о предстоящем отдыхе. Такое уведомление можно вручить и за месяц до отпуска.

Несоблюдение процедуры переноса отпуска по инициативе работника

Чтобы не нарушить право работника на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, нужно знать, в каких случаях закон позволяет ему этим правом воспользоваться.

1. Невыплата отпускных или несвоевременное уведомление об отпуске (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

В такой ситуации работник вправе решать, отгулять отпуск или перенести его. Если он выбрал перенос, то работодатель обязан согласовать с работником новые отпускные даты.

Что делать работодателю:

• получить письменное заявление сотрудника о переносе отпуска;
• издать приказ о переносе отпуска;
• отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).

2. Болезнь или травма работника во время отпуска (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Если отпускник оказался на больничном, то его ежегодный отпуск автоматически продлевается на период нетрудоспособности. Либо отпускные дни, совпавшие с днями болезни, могут быть перенесены на будущее с согласия работника.

Например, сотрудник ушел отдыхать на 21 день, но в последние 7 дней заболел. Тогда отпуск можно продлить на неделю или перенести эти 7 дней, чтобы сотрудник смог их отгулять в другом месяце.

Если работник не сообщил о желании перенести отпускные дни, то считается, что он согласен на продление отпуска. При этом в трудовом законодательстве не сказано, нужно ли издать приказ в таком случае. Я все же рекомендую оформлять приказ на продление отпуска – хотя бы потому, что так проще не допустить ошибки при заполнении табеля и расчете зарплаты.

Что делать работодателю:

• получить подтверждение нетрудоспособности сотрудника в период отпуска;
• получить от сотрудника заявление, если тот решил перенести дни отпуска, в которые болел;
• издать приказ о переносе или продлении отпуска;
• отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).

3. Семейные обстоятельства.

Работодатель обязан перенести ежегодный отпуск в связи с семейными обстоятельствами:

• если такой перенос предусмотрен локальным нормативным актом организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
• по просьбе работника, имеющего право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например, такое право есть у родителя, воспитывающего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ).

В остальных случаях работодатель может сам решать, переносить ли отпуск по просьбе работника.

Что делать работодателю:

• получить от сотрудника заявление о переносе отпуска и подтверждающие «семейные обстоятельства» документы, если они есть;
• издать приказ о переносе отпуска;
• отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).

Изменение графика отпусков без уведомления работника

Внезапное изменение графика отпусков или отказ от уже согласованных отпусков может стать причиной недовольства работников и возникновения споров.

В 2018 г. Советский районный суд Владивостока рассмотрел такой спор: сотрудник подал заявление о предоставлении ежегодного отпуска. Работодатель ему отказал, так как по графику отпуск был запланирован на другое время. Однако сотрудник посчитал это нарушением, ведь работодатель без его ведома внес изменения в график отпусков, поставив другие даты.  

Суд признал приказ об изменении графика отпусков незаконным, поскольку работодатель не учел мнение сотрудника об этих отпускных поправках².

При внесении изменений в утвержденный график отпусков работодатель должен согласовать их с работником и принять во внимание его пожелания о дате, продолжительности отпуска и разделении его на части (ст. 125 ТК РФ).