Правила проведения дистанционных заседаний участников ООО

Основные требования к проведению дистанционного заседания

1. Идентификация участников.

До 1 сентября 2027 года идентифицировать участников разрешено любым законным способом, который принят единогласным решением всех участников или прописан в уставе (п. 1, 7–9 ст. 37.1 Закона об ООО).

Например, в уставе можно определить идентификацию посредством авторизации участника по паспортным данным на платформе для проведения заседаний. Другой вариант – создать личные кабинеты, доступ к которым дают регистраторы, как это предусмотрено для акционеров.

Рекомендую все подробно описать во внутренних документах общества. Например, составьте Положение о проведении дистанционных заседаний. Установите там порядок идентификации, срок рассылки паролей для доступа, обязанность участников включать камеру и проч.

С 1 сентября 2027 года для идентификации участникам необходима будет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Директору разрешено использовать УКЭП организации.

Кроме того, в уставе или внутреннем документе общества можно будет предусмотреть идентификацию с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (подп. 1, 2 п. 12 ст. 37 Закона об ООО), а также посредством получения сведений из единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) или единой биометрической системы (ЕБС).

2. Обсуждение и голосование.

Участнику нужно предоставить возможность включиться в обсуждение вопросов повестки дня и голосовать. Однако закон не уточняет, как это сделать (п. 1 ст. 37.1 Закона об ООО).

Допустимо прописать порядок в уставе или внутреннем документе общества, опираясь на правила платформы для проведения заседаний. Например, трансляция материалов, отслеживание процесса принятия решений и проч.

3. Присутствие участников в месте проведения заседания.

Участники вправе присутствовать в месте проведения дистанционного заседания (п. 2 ст. 37.1 Закона об ООО).

Однако в уставе можно предусмотреть, что заседания проводятся без определения места и, соответственно, без необходимости присутствия там.

4. Доступ к материалам и заполнение бюллетеней.

Участники должны получить информацию для подготовки к заседанию через сайт, адрес которого вместе с порядком доступа к заседанию указывается в уведомлении о его проведении (п. 4, 5 ст. 37.1 Закона об ООО).

Полагаю, можно выгрузить материалы в облачное хранилище и разместить ссылку с доступом в уведомлении. Либо компания делает на своем сайте специальный раздел, который будет открыт только для участников.

Также у участников должна быть возможность заполнять и направлять электронные бюллетени для голосования (п. 6 ст. 37.1 Закона об ООО).

5. Трансляция заседания.

Трансляция изображения и звука заседания должна быть в режиме реального времени. Доступ к ней необходимо предоставить всем участникам, имеющим право голоса при принятии решений общим собранием (п. 3 ст. 37.1 Закона об ООО).

Заседание признается несостоявшимся при наличии существенных технических неполадок в ходе его проведения (п. 10 ст. 37.1 Закона об ООО). В протоколе общего собрания должны быть описаны все сбои (п. 4 ст. 38.2 Закона об ООО).

Закон не поясняет, что считать существенной технической неполадкой. Предполагаю, что это сбой, при котором происходят нарушение синхронизации видео и аудио, задержка трансляции изображения и звука, потеря видеосигнала или соединения, из-за чего участник не может присутствовать на заседании и выражать свое мнение.

Советую выбрать платформу, которая автоматически адаптируется под технические возможности каждого участника. Предусмотрите во внутреннем документе общества требования для подключения. Например, определите минимальную скорость интернета и обяжите участников информировать о неполадках.

А чтобы участники не злоупотребляли своими правами, указывая на сбои, – отдайте предпочтение платформе, которая отслеживает качество связи и уведомляет о проблемах организатора заседания.

6. Хранение записи.

Общество обязано хранить запись трансляции заседания и обеспечить доступ участников к ней (п. 3 ст. 37.1, п. 12.1-1 ст. 50 Закона об ООО).

В законе не сказано, как это делать. Поэтому рекомендую прописать правила в документах общества. Например, можно организовать хранение записи на платформе, в личных кабинетах участников или облачном хранилище.