Работник уволился после отпуска авансом

Что говорит закон об отпуске

Ходить в отпуск надо строго по графику (ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ)). Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, таким правом могут воспользоваться несовершеннолетние работники, супруги военнослужащих, один из родителей ребенка-инвалида и работники, имеющие трех и более несовершеннолетних детей (до достижения младшим 14 лет).

Отпуск можно разделить на части, чтобы одна из них была не менее 2 недель (ст. 125 ТК РФ). Оплачивается отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

При такой схеме работодателю достаточно напомнить работнику о предстоящем отдыхе за 2 недели. Заявление на отпуск не нужно.

Если работник хочет взять отпуск авансом, то должен написать заявление и согласовать его с руководителем. Но когда работодатель идет навстречу сотруднику в подобных случаях, он рискует получить отрицательный баланс отпусков.

Классический пример. Летом сотрудник решил отгулять накопленные отпускные дни разом и еще просит дать дополнительные дни отдыха авансом, чтобы провести время с семьей. А осенью увольняется по собственному желанию или соглашению сторон. Получается, работодатель выплатил отпускные, но сотрудник не отработал эти деньги, поскольку уволился до окончания года. Так у компании образуется отрицательный баланс, который не всегда удается закрыть.

Как удержать деньги за неотработанные дни отпуска

Работодатель вправе удержать средства за неотработанные дни отпуска из зарплаты при увольнении работника (ст. 137 ТК РФ). По общему правилу суммарно можно удержать не более 20% (ст. 138 ТК РФ).

Казалось бы, все просто. Только вот суды придерживаются двух разных позиций.

1. Двадцатипроцентное ограничение удерживаемой суммы согласно ст. 138 ТК РФ применяется для зарплаты и регулярных выплат, а не при окончательном расчете с работником из-за увольнения. Поэтому предел удержания за неотработанные дни отпуска ограничен суммой выплат при увольнении (определения Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11 марта 2021 г. по делу № 8Г-2340/2021 и от 27 августа 2020 г. по делу № 8Г-12411/2020).

2. В ч. 3 ст. 138 ТК РФ указаны случаи, на которые не распространяются ограничения. Удержания за неиспользованные дни отпуска в перечне нет. Следовательно, лимит действует в отношении суммы финального расчета при увольнении. Компания не вправе удержать из последней выплаты всю задолженность, если она превышает 20% причитающейся работнику суммы. Причем превысить лимит работодатель не может даже с согласия работника (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 27 мая 2021 г. по делу № 8Г-3379/2021, Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 18 февраля 2021 г. № 8Г-804/2021).

На наш взгляд, лучше придерживаться второй позиции, поскольку она исключает юридические риски. Более того, этот подход разделяет Минтруд (Письмо от 30 марта 2021 г. № 14-3/ООГ-2784).

Первая позиция чревата для компании штрафом по ч. 1 или ч. 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Постановление Верховного Суда РФ от 1 сентября 2017 г. № 53-АД17-3). А еще придется вернуть работнику неправомерно удержанную сумму вместе с компенсацией за задержку (ст. 236 ТК РФ).

Чтобы закрыть риски, работодатели добавляют в заявление об отпуске фразу о том, что при увольнении из зарплаты вычтут сумму, полученную работником за неотработанные отпускные дни. Но такая формулировка не решает проблему, поскольку противоречит нормам ТК РФ и не имеет юридической силы.

Есть другой выход. Когда для погашения задолженности удержанной суммы не хватает из-за ограничения по ст. 138 ТК РФ, оставшуюся часть работник может вернуть по своей воле. Для этого ему надо оформить заявление с уточнением: «Обязуюсь добровольно возместить долг…».

При увольнении компания удержит 20% из зарплаты по закону, а остальное – на основании обязательства работника. И это справедливо: работодатель пошел навстречу, дав отпуск авансом, а значит, сотрудник должен отвечать в случае переплаты.

Конечно, работник может отказаться от добровольного возмещения отпускных. Увы, работодателю придется смириться: такая задолженность взысканию через суд не подлежит (Определение Верховного Суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).

В заключение дадим банальный, но действенный совет: учитывайте риски, когда составляете график отпусков и даете согласие на авансовый отпуск сотрудников.