Выбор legal tech-решения для бизнеса

Принять решение об автоматизации рабочих процессов в компании для их оптимизации недостаточно. Нужно еще выбрать и грамотно внедрить сервис 

Выбор legal tech-решения для бизнеса

Плюсы legal tech-решений для бизнеса

  • Сотрудники тратят меньше времени на выполнение типовых действий и могут сконцентрироваться на решении сложных задач, которые требуют участия компетентного эксперта.

  • Экономия средств компании: ни один сервис по стоимости не сравнится с оплатой времени квалифицированных работников. В крупных юридических департаментах автоматизация процессов позволяет уменьшить количество сотрудников.

  • Сокращение ошибок, допускаемых сотрудниками. Так, конструкторы договоров проверяют документы на наличие обязательных пунктов и не позволяют завершить процесс, если в них не указаны существенные условия.

  • Можно контролировать выполнение задач сотрудниками и на основе полученных сведений оптимизировать работу департамента.

  • Сервисы упрощают проверку контрагентов на предмет неблагонадежности, что снижает риски заключения договоров с сомнительными контрагентами.

Как выбрать подходящий сервис?

Прежде всего нужно определить цели, для достижения которых планируется внедрять legal tech-решение. Также потребуется выявить одинаковые и похожие действия, которые будут автоматизированы для упрощения рабочих процессов.

По типу решаемых задач можно выделить несколько категорий сервисов.

  • Одно из самых распространенных направлений – поиск информации. В этом помогают такие системы, как «Гарант», «Консультант+», «Спарк», «Контур.Фокус», Casebook.

  • Востребованы программы для работы с документами, позволяющие автоматизировать процесс их создания и внесения изменений: Doc.one, FreshDoc.

  • Сервисы электронного документооборота упрощают процесс заключения соглашений и обмена документами с контрагентами: «Диадок», Legium.io.

  • Часто сервисы используются для более эффективной работы с проектами: «М-Софт», «Юрайт», Case.pro, Jeffit.

  • При большом количестве контрагентов рабочие процессы облегчает использование сервисов для мониторинга информации, которые позволяют вовремя реагировать на изменения. API-сервисы источников данных встраиваются во внутреннюю систему компании, и устанавливаются триггеры, сообщающие о существенном событии контрагента, которое может повлиять на исполнение им обязательств. Другой вариант – использование списочного мониторинга в таких программах, как «Спарк», «Контур.Фокус», Casebook.

  • При работе с большими объемами данных обычно формируют базу знаний и используют систему умного поиска. Это может быть как собственная разработка, так и внедрение систематизаторов или классификаторов информации. Базы знаний для работников компании помогают и в обучении новых сотрудников.

  • В сфере комплаенса развиты такие технологии, как icompliance, и другие, более узкоспециализированные.

(Как выбрать сервис для автоматизации работы юристов – читайте также в статье «Рынок legal tech-решений: тренды и перспективы»).

Как внедрить сервис?

Определение четких требований к системе поможет подобрать сервис по заданным параметрам, но это еще не все: нужно грамотно внедрить продукт. Оптимальный вариант – привлечь специалиста, который выстроит рабочие процессы с использованием функционала сервиса. Он научит сотрудников работать с новыми инструментами и использовать их возможности по максимуму. Но стоит учитывать, что обучение необходимо периодически повторять, так как разработчики постоянно обновляют сервисы, выпускают их усовершенствованные версии. К тому же в компанию будут приходить новые сотрудники, которым надо будет объяснять, как работать в системе.

При внедрении legal tech-решения можно привлечь:

  • архитектора IT (инхаус) – отвечает за то, чтобы все системы были должным образом интегрированы в IT-инфраструктуру компании и работали правильно;

  • специалиста по legal tech (инхаус) – юрист, который знает внутренние бизнес-процессы и IT;

  • внешнего специалиста – интегратор, который будет подсказывать, как встраивать системы в инфраструктуру компании и синхронизировать их;

  • специалиста от разработчика – покажет систему и расскажет о нюансах использования сервиса.

Если говорить о видах внедрения, то чаще используют облачные сервисы. Но некоторые компании устанавливают программное обеспечение на собственные серверы. Обычно это связано с защитой персональных данных или требованиями к информационной безопасности и касается решений, использующих данные компании о клиентах или документы, которые должны храниться только на собственных серверах.

Типичные ошибки: как их избежать?

Самые распространенные ошибки встречаются на стадиях выбора и внедрения legal tech-решений. Так, неправильный выбор программы приводит к тому, что она не используется, так как не помогает в решении поставленных задач. Другая нередкая ситуация: сервис внедрили, но используются только 5% его опций. Обычно причиной является то, что сервис не настроен под рабочие процессы компании, или сотрудники не понимают, зачем им что-то менять в своей работе.

Решить такие проблемы можно. Если система не отвечает требованиям или выполнение отдельных задач – слишком сложный процесс, сервис можно доработать, например за счет встраивания функциональных возможностей, которые позволят его кастомизировать. Можно составить список неудобных действий и предложить разработчикам усовершенствовать сервис. Обычно, если набирается много одинаковых пожеланий от компаний, разработчики учитывают их при обновлении сервисов.

Риски при использовании legal tech-решений: как их минимизировать?

Можно выделить несколько основных рисков.

  • Затраты на сервис, который не подходит.

  • Риски, связанные с невыполнением требований законодательства о защите персональных данных, – например, возможна утечка информации.

  • Legal tech-решения ошибаются – например, если сервис не обновляет информацию из внешних источников, можно упустить важные данные, что порой приводит к финансовым потерям.

  • Софт устаревает, из-за чего могут возникать проблемы в рабочих процессах.

Как же минимизировать эти риски?

  • Выбирайте сервис проверенных разработчиков, которые предлагают успешные решения в интересующей сфере. Это снизит вероятность ошибок и некорректной работы сервиса.

  • Всегда оформляйте тестовый доступ к программе. Так вы сможете понять, подходит ли вам сервис. К тому же риски неудачного выбора уменьшаются, если прежде определить цели внедрения сервиса и описать рабочие процессы, которые планируется автоматизировать.
  • Нужно заранее подготовить департамент к переменам в работе. Сотрудники должны быть предупреждены о возможной потере информации и настроены на упрощение рабочих процессов.

  • Стоит понимать, что далеко не всегда все задачи удается решить с помощью одной программы. Если очевидна нехватка опций продукта, то следует подумать об использовании нескольких сервисов. У каждой компании свои особенности, поэтому нужно пытаться найти то решение, которое подойдет именно вашему бизнесу.

Читайте также: