Методичка по самопроверке для бизнеса

Риск привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства

Адвокат Марина Абрамова:

1. Выявите ошибки в кадровой работе.

Самопроверку можно провести анонимно, не указывая реквизиты организации, через сервис Роструда «Электронный инспектор». В итоговом акте будут перечислены ошибки и даны рекомендации.

2. Пригласите инспектора для проведения профилактического визита.

Визит инспектора из Государственной инспекции труда можно заказать через сервис Роструда «Предприятие информирует». Также сервис пригодится для подачи заявления о смене категории риска и направления документов, затребованных инспекцией в ходе проверки.

Риск привлечения к ответственности за нарушения в сфере интеллектуальной собственности

Юрист Павел Семин:

1. Проверьте обозначение по базе данных на сайте ФИПС до его регистрации в качестве товарного знака или знака обслуживания.

Часто претензии правообладателей связаны с незаконным использованием их логотипов. Поэтому важно убедиться, что выбранное вами обозначение ранее не зарегистрировано как товарный знак или знак обслуживания в отношении аналогичных вашим товаров, работ, услуг или смежных классов Международной классификации товаров и услуг.

Не рекомендую ограничиваться самопроверкой через базу данных ФИПС. После нее займитесь регистрацией обозначения. Во-первых, тогда эксперты проведут полноценную проверку на наличие тождественных или сходных до степени смешения товарных знаков или знаков обслуживания. Во-вторых, вы получите право на обозначение.

2. Проверьте наличие патентов в базе данных на сайте ФИПС.

Убедитесь, что в базе нет патентов на изобретения, полезные модели или промышленные образцы в отношении товаров, схожих с вашими. А чтобы провести полноценную проверку, обратитесь к патентному поверенному.

Риск привлечения к ответственности за налоговые правонарушения

Следите за балансом на едином налоговом счете

Адвокат Галина Москвина:

Чтобы своевременно и полностью исполнять налоговые обязательства, важно знать об остатке на ЕНС. Получить информацию можно несколькими способами.

1. Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС.

Данные о сальдо ЕНС отражаются в разделе «Единый налоговый счет».

2. Проведите сверку расчетов с бюджетом.

Такая сверка пригодится, когда известен остаток на ЕНС, но вы с ним не согласны или когда нужна расширенная информация о поступлениях и списаниях с ЕНС, о сумме задолженности или переплаты.

Для сверки нужно направить заявление в налоговую инспекцию (письма ФНС России от 9 января 2023 г. № АБ-4-19/7 и от 29 декабря 2022 г. № АБ-4-19/17879).

Как получите акт сверки, в него можно внести корректировки и направить на согласование в налоговый орган.

3. Запросите справку о сальдо ЕНС.

В справке отражается сальдо на запрашиваемую дату, а также дается расшифровка по задолженностям, пеням, процентам и штрафам.

Для получения справки нужно направить заявление в налоговую инспекцию (Приказ ФНС России от 14 ноября 2022 г. № ЕД-7-19/1086@).

Можно запросить справку о задолженности. В ней будет информация о долгах по всем налогам и взносам (Письмо ФНС от 14 сентября 2023 г. № КЧ‑4‑8/11712@).

Также проверить наличие долгов поможет сервис ФНС «Информирование о задолженности».

4. Запросите справку о принадлежности сумм ЕНП.

В справке указываются остаток на ЕНС в начале и конце запрашиваемого периода, а также информация по каждой операции о суммах, которые поступили и списаны со счета.

Для получения справки нужно направить заявление в налоговую инспекцию (Приказ ФНС России от 14 ноября 2022 г. № ЕД-7-19/1086@).

Можно запросить упрощенную справку. В ней не будет данных по операциям. Там отображается итоговая сумма по каждому налогу в пределах одного дня (Письмо ФНС России от 14 сентября 2023 г. № КЧ‑4‑8/11712@).

5. Узнайте о ЕНС от инспектора ФНС.

На сайте ФНС есть раздел «Оперативная помощь: разблокировка счета и вопросы по ЕНС». Через него можно направить запрос, после чего с вами свяжется налоговый инспектор и проконсультирует.

Предупреждайте налоговые правонарушения

Адвокат Елена Михайловская:

1. Проявляйте осмотрительность при выборе контрагентов.

Проверьте репутацию контрагента, его платежеспособность, наличие ресурсов для исполнения обязательств, полномочия его представителей и проч. (подробнее о выборе добросовестных контрагентов – в статье «Совет для бережливых: проверьте компанию, чтобы не потерять деньги»).

Попросите у контрагента выписку с результатами оценки финансово-хозяйственного состояния компании (подробнее – в статье «Оценка организации»).

Узнайте о бухгалтерской (финансовой) отчетности компании через ресурс БФО.

Проследите связь контрагента с лицами, чьи действия довели стороннюю организацию до банкротства, с помощью сервиса «Реестр субсидиарных ответчиков».

Учитывайте, что налоговый орган может запросить у налогоплательщика информацию о том, как тот выбирал контрагентов (Письмо ФНС России от 23 марта 2017 г. № ЕД-5-9/547@). Например, документы с результатами поиска и отбора кандидатов (правила проведения тендера и проч.).

2. Не дробите бизнес.

А если вы уже работаете по этой незаконной схеме налоговой оптимизации, то лучше отказаться от нее в 2024 году, чтобы избежать санкций (подробнее – в статье «Успейте отказаться от дробления бизнеса до 1 января 2025 года»).

3. Не становитесь на учет в регионе лишь для получения налоговых преференций без намерения осуществлять там деятельность.

4. Проверьте индивидуального предпринимателя, если решили сделать его управляющим общества.

Убедитесь, что ИП не числится в Реестре дисквалифицированных лиц. И в выписке из ЕГРИП у него должны быть указаны виды деятельности, связанные с управлением (коды ОКВЭД: 70.10.1, 70.10.2, 70.22).

Не рекомендую заключать договор с учредителем общества и зависимыми лицами (родственниками, бывшими работниками).

Договор с управляющим не должен содержать условия, характерные для трудовых отношений. Например, нельзя устанавливать режимы рабочего времени, труда и отдыха, предусматривать гарантии и компенсации (отпуск, больничный, медицинскую страховку и проч.). Не стоит указывать вознаграждение в твердой сумме. Можно сделать фиксированной часть оплаты, а остальную часть привязать к прибыли общества.

Услуги управляющего принимайте по актам. В них нужно прописывать количественные показатели его работы.

5. Не покупайте «бумажный» НДС.

Отраженные в отчетности операции по НДС контролируются на федеральном уровне посредством АСК-НДС 2.

6. Не принимайте на хранение чужие ключи электронных подписей и счета-фактуры.

Иначе вас могут заподозрить в организации сбыта подложных счетов-фактур или налоговых деклараций (ст. 173.3 Уголовного кодекса РФ).

7. Погасите долг, а потом спорьте с налоговым органом.

Уплатите недоимку, штрафы и пени в течение 75 дней со дня вступления в законную силу решения о привлечении к ответственности за налоговое правонарушение, даже если вы с ним не согласны. Это позволит избежать уголовного преследования. В дальнейшем можно отстаивать свои права в арбитражном суде.

Риск привлечения к субсидиарной ответственности

Юрист Михаил Танько:

1. Заключайте обоснованные сделки:

• получите несколько коммерческих предложений;
• проведите независимую оценку стоимости имущества, работ или услуг, зафиксируйте ее результаты в протоколе;
• приложите обоснование к договору после оценки;
• проверьте, все ли уполномоченные подразделения согласовали сделку (бухгалтерия, юристы и проч.);
• согласуйте сделку с уполномоченным органом компании (совет директоров, общее собрание участников).

2. Делайте целесообразные покупки:

• проверяйте необходимость каждой крупной покупки, особенно при ухудшении финансового положения компании;
• составьте бизнес-план или отчет, чтобы продемонстрировать, как приобретение активов улучшит финансовое состояние компании.

3. Берегите имущество:

• проводите инвентаризацию и проверяйте состояние активов;
• зафиксируйте в распорядительных документах назначение ответственных лиц за каждую группу активов;
• ведите учет операций с активами в бухгалтерских регистрах.

4. Следите за исполнением обязательств:

• проверьте контрагента (как – см. выше);
• контролируйте рост дебиторской задолженности;
• храните первичные документы, подтверждающие исполнение обязательств (акты, накладные, отчеты).

5. Обеспечьте прозрачность поощрений работников:

• привязывайте размер премий к показателям эффективности компании;
• фиксируйте обоснование каждой выплаты в протоколе или приказе;
• убедитесь, что премии утверждены уполномоченным органом компании.

6. Не пускайте на самотек управление и конфликты:

• информируйте собственников о потенциальном конфликте интересов при заключении сделок;
• документируйте сделки с аффилированными лицами и подробно описывайте их условия;
• получайте предварительное одобрение сделок от независимых участников управления – совета директоров, или можно инициировать внешний аудит.

7. Не допускайте появления пробелов во внутренней документации:

• убедитесь, что каждое управленческое решение задокументировано;
• составляйте протоколы заседаний и совещаний, фиксируйте в них обсуждения и принятые решения;
• храните отчеты и деловую переписку, подтверждающую обоснованность решений;
• проверяйте полноту и актуальность юридических, бухгалтерских, управленческих и прочих документов.

8. Поддерживайте дисциплину:

• проверяйте соблюдение требований законов
• следите за уплатой налогов и других обязательных платежей;
• документируйте исправление ошибок.

9. Оценивайте платежеспособность компании:

• отслеживайте финансовые показатели;
• фиксируйте признаки неплатежеспособности (долги, отрицательный баланс и проч.);
• подайте заявление о банкротстве в течение месяца после выявления неплатежеспособности.

Риск привлечения к ответственности за массовое нарушение прав и законных интересов потребителей

Адвокат Владислав Ватаманюк:

1. Следите за надлежащим исполнением обязательств, предусмотренных договорами с потребителями. Исключайте внедоговорное причинение вреда.

2. Не допускайте большого количества судебных споров по индивидуальным искам потребителей с одинаковыми предметом и основанием.

3. Разработайте внутренний алгоритм действий на случай массового нарушения прав и законных интересов потребителей.

4. Регулярно проверяйте сайт мирового судьи или районного суда по месту нахождения вашей компании. Так можно отследить коллективный иск, который согласно закону подается по адресу ответчика (ч. 4 ст. 30 Гражданского процессуального кодекса РФ).

Риск привлечения к административной ответственности

Адвокат Александр Караваев:

1. Узнайте, за что привлекают к административной ответственности в вашей сфере деятельности.

Например, застройщиков и ретейлеров часто наказывают за нарушение миграционных требований. А фермерам нужно следить за соблюдением ветеринарных правил.

За одни нарушения штрафуют, за другие – приостанавливают деятельность. Предприниматель должен понимать границы своей ответственности.

2. Анализируйте свои действия, когда последствия еще можно предупредить.

Например, если принимаете на работу иностранца, проверьте его патент до подписания трудового договора.

3. Приведите в порядок внутреннюю документацию (трудовые договоры и должностные инструкции; документы, сопровождающие сделки, и проч.).

4. Активно взаимодействуйте с госорганами и обеспечьте юридическое сопровождение их надзорным мероприятиям.

5. Помните, что в некоторых случаях наказание смягчается. Например, штраф могут заменить на предупреждение (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

Стажеры адвокатов Лев Чукреев и Софья Копылова:

Нарушение законодательства о рекламе (ст. 14.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ))

Проверьте, чтобы реклама соответствовала требованиям законодательства. В частности, она не должна порочить честь и достоинство, содержать недостоверные сведения, призывать к нарушению закона и проч. (ст. 5 Закона о рекламе).

Есть товары и услуги (алкоголь, лекарства, финансовые услуги и проч.), к рекламе которых предъявляются особые требования (гл. 3 Закона о рекламе). Некоторые объекты рекламировать вовсе запрещено, например табак (ст. 7 Закона о рекламе).

Юрист Фатима Зангиева:

Нарушение миграционного законодательства (например, ст. 18.9, 18.15 КоАП РФ)

Проводите внутренний аудит деятельности организации.

1. Мониторинг правомерности трудоустройства иностранных граждан (наличие разрешения на привлечение визовых иностранцев, определение допустимой доли иностранной рабочей силы).

2. Проверка документов иностранного гражданина:

• наличие документа, на основании которого он вправе работать, – например, патента;
• действительность патента (узнайте об уплате авансового платежа по патенту и проведите проверку через сервис ГУВМ);
• выполнение требования о направлении в течение 2 месяцев уведомления об осуществлении трудовой деятельности иностранцем, получившим патент (п. 7 ст. 13.3 Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ);
• наличие иных документов, необходимых для трудоустройства (миграционная карта, документ о прохождении дактилоскопии и фотографирования, уведомление о постановке на миграционный учет и проч.).

3. Направление в трехдневный срок уведомления о заключении или расторжении трудового договора с иностранцем.

4. Наличие в штате работника, который контролирует соблюдение миграционных требований.

Действуйте в ходе проверки организации.

1. Начинайте работу на стадии привлечения к административной ответственности иностранных граждан по ч. 2 ст. 18.10 КоАП РФ.

2. Не игнорируйте извещения о явке в административный орган.

3. Обжалуйте результаты проверки, с которыми не согласны.

4. Снижайте административную нагрузку. Например, в некоторых случаях компании могут либо избежать наказания, либо добиться уменьшения санкций (подробнее – в презентации и статье «Споры о скидке 50% при уплате штрафа за правонарушение»).

Риск привлечения к уголовной ответственности

Адвокат Роман Крохин:

Дискриминация работников (ст. 136 Уголовного кодекса РФ (далее – УК РФ))

Проверьте, чтобы во внутренних документах компании не было дискриминационных критериев применения санкций к работникам.

Нарушение неприкосновенности частной жизни, тайны переписки и телефонных переговоров (ст. 137, 138 УК РФ)

При использовании DLP-систем, позволяющих следить за деятельностью работников в целях защиты от утечки данных, стоит брать с каждого соответствующее согласие.

Присвоение или растрата вверенного имущества (ст. 160 УК РФ)

Официально назначьте лицо, ответственное за сохранность имущества компании.

Обман контрагентов (ст. 159, 165, 176 УК РФ)

При оформлении договоров с контрагентами предоставляйте только достоверную информацию о деятельности компании и целях сделки.

Неисполнение обязательств (ст. 177, 195, 196, 199.2 УК РФ)

При невозможности исполнить обязательство в срок письменно уведомьте об этом и попробуйте договориться об отсрочке.