Вводим ЭДО в компании – теперь по новым правилам

ЭДО: право, а не обязанность

Осуществление электронного документооборота – право, а не обязанность работодателя. Компания сама решает, вводить его или нет. Правда, при внедрении ЭДО надо помнить о двух оговорках: 1) нужно учесть мнение профсоюза, если он есть в компании; 2) необходимо уведомить сотрудников о введении электронного документооборота и получить их согласие на взаимодействие посредством ЭДО. Срок уведомления и время на ответ в законе не указаны, а значит, решать можно самостоятельно. Эти даты надо отразить в локальном акте, который станет основным документом о введении ЭДО. Не потребуется согласие лишь тех, кого будут оформлять в штат с 2022 г. и у кого нет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 г.

Частичный переход на ЭДО

Пока ЭДО останется частичным по нескольким причинам.

Во-первых, некоторые документы все равно должны остаться бумажными. О них, в частности, говорится в ст. 22.1 ТК РФ: инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае, приказ об увольнении. Кроме того, если у сотрудника бумажная трудовая книжка, ее придется вести HR-специалисту.

Во-вторых, для ведения ЭДО необходимо согласие работника. Если он откажется или просто не ответит на уведомление о переходе на ЭДО, для взаимодействия с ним придется сохранить бумажный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). То есть работы у HR не убавится: для одних сотрудников нужно будет вести ЭДО, а с другими придется работать как раньше. Очевидно, что в компании должна быть общая база документов в едином формате, а значит, часть работы придется дублировать.

Электронная подпись – для работодателя и сотрудников

Для перевода документов в цифровой формат будет нужна электронная подпись (ЭЦП) – сотрудникам и работодателю (руководителю, уполномоченному лицу – представителю работодателя). При этом компания обязана обеспечить создание системы ЭДО и хранение документов. И на нее ложатся все расходы на внедрение и использование ЭЦП (ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель в любом случае обязан использовать усиленную электронную подпись – квалифицированную или неквалифицированную (УКЭП и УНЭП). А сотрудник может использовать простую ЭЦП (ПЭП) для подписания документов (приказов, заявлений, листов ознакомления). Это значит, что недостаточно лишь легализовать корпоративную почту для электронного обмена документами, как некоторые компании делают для дистанционных сотрудников.

Взаимодействие с сотрудниками

Небольшое, но важное дополнение внесли в ст. 312.1 ТК РФ. Новые правила ЭДО можно применять и в отношении дистанционных сотрудников. Напомним, что с 2021 г. действует глава 49.1 ТК РФ, которая регламентирует взаимоотношения с работниками на «удаленке». Она позволяет вести с ними электронный документооборот, используя ЭЦП, в том числе простую электронную подпись. Теперь придется сверять старые правила для дистанционных сотрудников и новые для всех. Скажем, по новым правилам работодатель не может использовать ПЭП, а при взаимодействии с сотрудниками на «удаленке» мог. Стало быть, при общении с дистанционными сотрудниками надо ссылаться на главу 49.1 ТК РФ, а с остальными – на новые ст. 22.1 и 22.2 ТК РФ. Не вызовет ли это споров и правовых коллизий? Пока непонятно.

И помните: сотрудники и кандидаты на должность могут подписывать трудовой договор электронно, только если компания внедрила ЭДО. Если нет – придется использовать бумажные документы.

(Читайте также: «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе» и «У работников и работодателей все еще возникают вопросы о дистанционной работе»).

Платформа для работы

Ключевой вопрос: на чем работать? Поправки в ТК РФ дают два варианта – документооборот с использованием собственной цифровой платформы, которую компания разработает или приобретет на рынке, или портала «Работа в России». Кстати, с 2022 г. этот портал станет обязательным для компаний со штатом от 25 человек. Работодатели должны будут размещать там свои вакансии и отчитываться о соблюдении требований закона о приеме молодежи и инвалидов (нормы квотирования). Такие требования указаны в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, в который летом были внесены поправки Федеральным законом от 28 июня 2021 г. № 219-ФЗ.

То есть у работодателей в любом случае будут аккаунт и личный кабинет на портале «Работа в России». Поэтому тем, кто решит перейти на ЭДО, логичнее выбрать этот портал. Однако остаются вопросы о персональных данных и конфиденциальной информации. Во-первых, при использовании портала, т.е. внешнего ресурса, придется брать у сотрудников отдельное согласие на обработку персданных. А если кто-то не согласится? Во-вторых, компании придется обмениваться внутренними документами через портал. Разрешает ли это политика безопасности? Более того, зайти на портал «Работа в России» можно через аккаунт на портале госуслуг. И через портал госуслуг сотрудник может получить свою электронную подпись (как у любого частного лица, у него есть такое право и возможность). И никто не отменял риск, что документы могут оказаться и здесь.

Цифровизация трудовых отношений – явление актуальное и нужное. Но закон пока оставляет много вопросов. И ответы законодателей на них хочется получить уже сейчас, чтобы новшества были удобны для сотрудников и позволяли оптимизировать затраты работодателей.

(Читайте также: «Как внедрить электронный документооборот в компании?» и «Как создать электронный архив в организации?»)