Как внедрить электронный документооборот в компании?

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

• внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
• внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
• внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

1. Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
2. Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
3. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
4. Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
5. Подключите партнеров к ЭДО.
6. После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.