Казалось бы, пандемия коронавируса и связанные с ней ограничительные меры должны были повернуть «взгляд» бизнеса от традиционного подписания документов «на бумаге» к электронному. Но нет – согласно исследованию «БухСофт» 46% российских компаний не используют возможности электронного документооборота.
Причинами отказа от цифровых решений респонденты назвали сравнительную надежность бумажных носителей (44% опрошенных), высокие издержки на оплату сервисов электронного документооборота (31%) и трудности освоения соответствующего программного обеспечения (15%).
Показатели, на мой взгляд, тем более удивительны, что огромное количество компаний в повседневной практике используют подписание электронных документов путем обмена подписанными скан-копиями. Такой вариант допустим с точки зрения Федерального закона «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП), если предварительно было заключено соглашение, предусматривающее подписание документов по электронной почте. В данном случае Закон об ЭП (ч. 2 ст. 5) трактует это как простую электронную подпись – т.е. подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств удостоверяет факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Минкомсвязь РФ подтверждает данную позицию: «Если участники электронного взаимодействия достигли соглашения о том, что получение электронного сообщения с определенного адреса электронной почты будет считаться подписанием документа простой электронной подписью, и при этом выполнено одно из вышеобозначенных условий, то такое электронное сообщение может считаться подписанным простой электронной подписью».
Однако у простой подписи есть существенный недостаток – сложно определить, какой документ подписан. Например, если вы написали электронное письмо, почтовые серверы отвечают только за идентификацию адреса отправителя, но не за содержание письма. Если переписка ведется в мессенджерах, вы можете удалить или отредактировать сообщение, ранее направленное другой стороне. Таким образом, простая электронная подпись доказывает наличие каких-то правоотношений, но без определенности.
Решить проблему позволяет подписание документов усиленной электронной подписью. Закон различает усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП) электронные подписи.
Возможность дистанционного подписания документов предусмотрена ГК РФ. Согласно ст. 160 Кодекса письменная форма электронной сделки считается соблюденной, если можно установить, воля какого лица направлена на подписание документа. При этом участники сделки могут использовать различные аналоги собственноручной подписи – случаи, когда это допустимо, могут быть определены в том числе соглашением сторон.
На возможность отправления юридически значимого сообщения посредством электронной почты, факсимильной и другой связи указывал также Верховный Суд РФ в Постановлении Пленума от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации».
С УКЭП многие, как показывает практика, хорошо знакомы – это о ней респонденты в приведенном исследовании высказывались, упоминая «высокие издержки» и «трудности освоения». А вот УНЭП стоит рассмотреть подробнее.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись предусматривает возможность не только определить лицо, подписавшее электронный документ, но и то, какой именно документ подписан.
Наиболее привычный пример подписания документа УНЭП – электронная подпись платежного поручения в современных системах «клиент-банк». Развитие финтех-индустрии в России идет невероятно быстрыми темпами, и банки давно осознали необходимость отказа от неудобных «физических» ключей электронной подписи.
УНЭП позволяет избавиться от всего, что обычно вызывает у пользователей сложности и трудности в настройке: USB-ключи, специальные программы, драйверы и лицензии. Даже сертификат ключа проверки УНЭП может не создаваться: главное – обеспечить идентификацию лица, подписавшего документ, и подтвердить неизменность самого документа.
В последнее время набирают популярность сервисы бесконтактного электронного документооборота. Это обусловлено тем, что они не только экономят ресурсы пользователей, но и снижают риски, свойственные «бумажным» документам: подделку подписей (в том числе на плоттере), подмену листов в договорах, подписание левой рукой вместо правой и т.д.
В качестве примера практического использования сервиса для подписания документов УНЭП приведу Legium.io – платформу бесконтактного электронного документооборота с удаленной идентификацией, позволяющую решить как «бумажные», так и электронные проблемы, связанные с подписанием документов. Например, данный сервис не предусматривает пользовательских настроек, поэтому подписывать документы можно со смартфона. Также не требуется личная идентификация, поэтому зарегистрироваться на платформе можно из любой точки мира или будучи на самоизоляции (плата за регистрацию не взимается).
В настоящее время на площадке зарегистрированы более 6 тыс. контрагентов, которые за 6 месяцев существования сервиса подписали свыше 400 тыс. документов, в большинстве из них контрагентами выступают физлица: фрилансеры, курьеры, покупатели, клиенты. Таким образом, практика использования сервиса демонстрирует потребность рынка в простом и удобном механизме для подписания документов с физлицами.
Для регистрации физлицам необходимо сделать видео-селфи с паспортом – это обеспечивает большую надежность. Нейронные сети проверяют соответствие фото на паспорте лицу человека на видео. Также проводятся автоматическое распознавание и проверка паспортных данных по государственным системам. Для идентификации индивидуальных предпринимателей и юрлиц используется расчетный счет. При открытии счета банк подтверждает личность руководителя компании, поэтому оплата верификационного платежа является выражением воли юрлица. Для регистрации достаточно сделать перевод со счета в размере 1 руб.
При регистрации каждый пользователь подписывает коллективное соглашение об использовании электронного документооборота путем совершения верификационного платежа или селфи-регистрации. Это письменная форма соглашения, соответствующая п. 1 ст. 160 ГК РФ, поэтому проблем с доказыванием в суде или каком-либо госоргане у сторон не возникнет.
Практика показала, что наибольшее опасение у пользователей вызывает перспектива проверки электронных документов в налоговых органах. Создавая платформу Legium.io, мы учли это и нивелировали такой риск, поскольку подписание электронных документов полностью соответствует требованиям Закона об ЭП – в частности, положениям об УНЭП.
Согласно Письму ФНС России от 20 февраля 2018 г. № ЕД-4-15/3372 стороны могут использовать все виды электронных подписей в электронном документообороте. При проведении налоговых проверок документы распечатываются, заверяются и представляются в бумажном виде. Соответственно, сам по себе факт использования электронного документооборота не будет вызывать претензий со стороны контролирующих органов.
Таким образом, ни законодательство, ни судебная практика не позволяют говорить о наличии высоких рисков при использовании электронного документооборота. Скорее, наоборот – подобный обмен документами между участниками отношений безопаснее, так как происходит идентификация пользователей, что исключает вероятность подделки документов или подписания их неуполномоченным лицом.
