После внедрения конструктора скорость подготовки и согласования договоров увеличится как минимум в два раза. И больше не придется тратить время на вычитку и поиск ошибок в документах
Конструктор пригодится всем, кто на постоянной основе создает типовые документы – договоры, счета, доверенности и т.д. И он точно нужен в такой ситуации: в компании много менеджеров и один юрист-договорник. Менеджеры исправно делают свою работу, но юрист не успевает оформлять сделки. В итоге юрист перегружен, а менеджеры – без премий.
Конструктор подойдет компаниям, где создание документов готовы делегировать специалистам с более низкой квалификацией – тем же менеджерам, например. Им известны условия сделки, а юридическая логика построения документа уже вшита в конструктор. Все будут довольны: клиенты быстро получают желаемое, менеджеры сами создают договоры, а юристы работают только с нетиповыми документами, не отвлекаясь на рутину.
Конструктор документов точно не потребуется компании, если ей хватает нескольких типовых договоров, условия которых не меняются. Обычно это микробизнес, который не трудоустраивает специалистов и оказывает одну услугу или реализует небольшой спектр товаров.
Когда мы реализуем проекты для лидеров рынка, руководствуемся простым и удобным методом. На старте выбираем пару востребованных в компании документов и просим замерить текущие трудозатраты на их подготовку. Затем мы переносим эти документы в формат конструктора и обучаем специалистов заказчика. Когда становится ясно, что сотрудники освоились, просим замерить скорость подготовки тех же документов в конструкторе. Прирост скорости варьируется в зависимости от отрасли, но средние показатели – в 2–2,5 раза быстрее. Скорость согласования увеличивается еще больше. А временные затраты на вычитку и поиск ошибок исчезают совсем. Это особенно актуально для крупных корпораций с большим количеством согласующих лиц.
Добиться ускорения согласования довольно просто: гибкий шаблон документа достаточно утвердить один раз. Потом созданные на его основе документы идут по сокращенному пути согласования. С ошибками борется «защита от человеческого фактора»: текст документа формирует конструктор, а сотрудник только заполняет переменные – суммы и данные сторон договора. У нас есть кейсы, где испортить что-то руками не получится никак, поскольку суммы и реквизиты автоматически выгружаются в документ из ЭДО и CRM-систем компании.
Конструктор позволяет превратить любой типовой документ в гибкий шаблон, содержащий тысячи вариантов документов (например, договор, который предусматривает разные сроки выполнения условий, варианты оплаты, поставки и т.д.). Все возможные условия уже вшиты в шаблон, а исполнитель просто выбирает подходящие с учетом ситуации и объединяет их.
Когда юрист готовит договор, он собирает его из множества частей: вот это про предоплату, это про форс-мажор, а это про конфиденциальность. Но юрист хранит эти части в разных документах, а конструктор объединяет их в одном шаблоне. И такой шаблон останется неизменным и будет доступен, даже если юрист в отпуске или на больничном. Кроме обилия текстовых блоков, конструктор сохраняет логику их компоновки.
Конструктор документов – гибкая система. В базовой функциональности заложены создание документов, их каталогизация и поиск, морфологическая проверка, ведение реестра данных контрагентов, миграция данных при заполнении (например, вы вводите реквизиты в договор, и они автоматически перетекают во все приложения). По запросу заказчика можно реализовать интеграцию с его системами и наладить подгрузку данных, экспорт на электронное согласование, управление правами доступа, защиту от редактирования, хранение версий документа и проч. Обеспечить легкую интеграцию можно с помощью API-конструктора.
Все зависит от цели его внедрения и сферы деятельности заказчика. Представим, что заказчик нацелен на повышение продуктивности юрдепартамента и отказ от рутинных операций. В такой ситуации исполнитель остается прежним, но меняются характер его работы и круг согласователей, выставляются новые KPI. А бывает, после внедрения конструктора подготовку документов делегируют менее квалифицированным специалистам. Например, создание части кредитной документации передается менеджерам банка. Тогда из цепочки исключаются юрдепартамент и отдел андеррайтинга.
Преимуществ немало:
Недостатков использования конструктора документов меньше:
Ошибка № 1: внедрение конструктора «сверху» без опроса специалистов на местах.
Идеальный вариант, когда эта идея принадлежит сотрудникам или при внедрении учитываются их потребности. Специалистам важно объяснить, что конструктор облегчит их ежедневный труд. Когда сотрудники знают, что их запросы учли, они с энтузиазмом проходят обучение и легко привыкают к работе с конструктором.
Ошибка № 2: недостаточно точное понимание целей внедрения конструктора.
Заказчик должен четко осознавать, какую проблему он хочет решить. Тогда конструктор поможет.
Ошибка № 3: компания хочет внедрить не конструктор, а мультикомбайн: и редактор документов, и систему электронного документооборота, и CRM с функциями готовки и уборки.
Основная задача конструктора – уменьшить количество уникальных документов в компании и увеличить количество документов типовых. Остальное можно доработать и донастроить. Конечно, конструктор можно использовать для создания уникальных документов, но и тут основной задачей будет добиться уменьшения объема уникального текста в документе.
Конструктор – гибкая система с разграничением прав доступа. «Сложная» работа может быть делегирована юристам компании или выполнена с помощью специалистов поставщика. К такой работе можно отнести «обучение» конструктора: создание гибких шаблонов, перенос логики построения документов, наполнение контентом. У линейных специалистов работа с конструктором, как правило, не вызывает вопросов. Все просто: выставил известные условия сделки – документ изменился автоматически. Наш опыт работы с физлицами и МСБ (SaaS-версия конструктора документов) показывает, что настроить документ могут даже студенты и домохозяйки. У юристов компаний проблемы возникают крайне редко.
(До внедрения конструктора документы придется подготовить – не автоматизировать же беспорядок. О том, как делать договоры понятными и зачем это нужно, – участникам образовательной программы по LegalTech-инновациям® рассказал управляющий партнер юридической фирмы Runetlex Павел Мищенко. Его полезные рекомендации собраны в материале «“Редактор от юристов” – о дружелюбных договорах». А советы и любопытные наблюдения других экспертов вы найдете в подборке «Пособие для LegalTech-директора»).
