Модульное согласие работника на обработку персональных данных

Зачем работодателям согласие работников на обработку персональных данных?

В одних случаях работодатель вправе обрабатывать персональные данные (ПД) сотрудников без их согласия, в других – получение письменного согласия обязательно (ст. 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ)).

В частности, согласие не требуется, если обработка ПД необходима для выполнения работодателем обязанностей, возложенных на него законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Например, работодатель оформляет трудовой договор, в котором указываются ПД сотрудника (ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ)). Тут согласие не нужно, поскольку заключение договора с работником – обязанность работодателя (ст. 67 ТК РФ).

А вот если работодатель решил оформить добровольное медицинское страхование для сотрудников, то их письменное согласие на обработку ПД потребуется. ТК РФ не возлагает на работодателя обязанность по предоставлению ДМС.

Передача ПД работника третьим лицам допускается только с его письменного согласия. Исключением являются случаи, которые прописаны в законах, а также когда это необходимо для предотвращения угрозы жизни и здоровью сотрудника. Использовать ПД работника в коммерческих целях тоже разрешено только с его согласия (ст. 88 ТК РФ).

К согласию на обработку ПД предъявляются строгие требования. За их несоблюдение работодателя могут привлечь к административной ответственности. Штрафы достигают 1 500 000 рублей (ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Ключевое требование: одна цель – одно согласие (ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Оно означает, что согласие должно быть привязано к цели обработки ПД. Однако данное требование приводит к увеличению документооборота. Работодателю приходится оформлять согласие для каждой цели обработки ПД.

Оптимизировать этот процесс поможет модульное согласие.

Как оформить модульное согласие?

Модульное согласие на обработку ПД начинается с вводной части: заголовок, дата, информация о работодателе и работнике.

Далее нужно последовательно изложить все цели обработки ПД, отведя под каждую отдельный блок или строку в таблице. Например, один модуль может касаться обработки ПД для оформления ДМС, второй – для зарплатного проекта, третий – для бронирования отелей и билетов.

После каждого блока или строки обязательно должно быть место для подписи работника. Она подтвердит, что сотрудник ознакомился с согласием, осознает последствия и знает, какие ПД и для каких целей будут использованы (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Подпись позволит работодателю аргументированно защититься в случае возникновения претензий у надзорного органа или разрешения спора в суде.