Обработка персональных данных при подборе сотрудников

Ужесточена ответственность за обработку персональных данных с нарушениями

Во время поиска работников компания обрабатывает персональные данные (далее – ПД) соискателей. Поэтому она должна соблюдать требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Нарушения при обработке ПД могут привести не только к ухудшению репутации фирмы, но и к значительным финансовым потерям.

Например, с 30 мая 2025 года штраф для компаний за обработку ПД в не предусмотренных законом случаях или в целях, несовместимых с целями сбора ПД, составит 300 000 рублей вместо 100 000 рублей (Федеральный закон от 30 ноября 2024 г. № 420-ФЗ, ч. 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Рекомендации по обработке данных соискателей

1. Получите согласие на обработку ПД.

До обсуждения с соискателем возможного сотрудничества компания должна получить его согласие на обработку ПД. На данный случай не распространяются установленные законом основания обработки ПД без согласия (ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Недопустимо понуждать соискателя к даче согласия, в том числе угрожать негативными последствиями. Его молчание или бездействие согласием не считается.

2. Сделайте согласие ясным и точным.

Cогласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Как минимум оно должно содержать разъяснение понятия «обработка персональных данных» (дела № А65-15999/2021 и № 2-432/2025).

3. Определите срок обработки ПД.

Согласие не может быть бессрочным или иметь срок, который не соотносится с целью обработки ПД (см. вебинар Роскомнадзора от 27 июля 2023 г.).

Обработка ПД соискателя требуется только до принятия работодателем решения о приеме на работу или об отказе в трудоустройстве (см. разъяснения Роскомнадзора).

4. Установите чекбокс при получении согласий в электронной форме.

Компании не запрещается использовать свой сайт для поиска работников. Через него соискатели могут направлять резюме, заполнив форму. Но в таком случае должен быть предусмотрен чекбокс для дачи согласия на обработку ПД. Причем заранее проставлять галочку в боксе за соискателей запрещено.

Кроме того, компания должна убедиться, что резюме направил соискатель. Например, с помощью обратной связи по электронной почте, телефону или на личной встрече (см. разъяснения Роскомнадзора).

Также компания может получить согласие соискателя в виде скан-копии.

5. Вовремя удаляйте резюме соискателей.

При отказе в приеме на работу ПД соискателя должны быть уничтожены в течение 30 дней (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Можно сохранить ПД, если соискатель дал согласие на включение его в кадровый резерв. Тогда компания должна ознакомить кандидата с порядком ведения резерва и исключения из него. Срок нахождения в резерве необходимо ограничить. После истечения этого срока резюме подлежит уничтожению (см. разъяснения Роскомнадзора).

В статье «Модульное согласие работника на обработку персональных данных» читайте о том, когда такое согласие нужно работодателю и как его составить.