Как правильно сотрудничать с самозанятыми

Плохая идея – заменить работников самозанятыми, чтобы не платить налоги

Компаниям выгодно сотрудничать с самозанятыми, хотя бы потому что они сами платят налоги. Однако закон запрещает заключать гражданско-правовой договор со специалистом, если фактически он будет состоять с компанией в трудовых отношениях (ч. 2 ст. 15 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ)).

При нарушении данного правила налоговый орган или госинспекция труда вправе переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой (ч. 2 ст. 16 ТК РФ). Это может произойти даже после прекращения отношений по решению суда (ч. 2 ст. 19.1 ТК РФ).

Кроме того, самозанятый имеет право обратиться в суд и потребовать признания отношений трудовыми.

Как ФНС мониторит работу с самозанятыми

Налоговая инспекция использует цифровую систему, которая анализирует данные, выявляет компании с признаками подмены трудовых отношений и присваивает им риск-баллы.

Применяются следующие критерии (информация ФНС России от 20 января 2022 г.): 

• массовые постановка на учет и регистрация дохода самозанятых (например, у нескольких самозанятых, с которыми работает компания, общий электронный адрес или одно устройство для формирования чеков);
• работники переходят из одной компании в другую, но уже в качестве самозанятых; причем одна компания подконтрольна другой;
• самозанятые являются бывшими работниками компании и уволились в течение двух последних лет;
• продолжительность сотрудничества с самозанятыми – три или более месяцев подряд;
• компания – единственный источник дохода самозанятых;
• доходам самозанятых присущи признаки зарплаты, выплаты производятся ежемесячно (правомерность таких выплат работодатель может подтвердить актами выполненных работ или оказанных услуг).

Чем больше критериев выявит система, тем выше риск-балл. Сначала инспекторы предложат компании добровольно уточнить налоговые обязательства. Если та проигнорирует просьбу, то налоговый орган организует проверку – возможно, даже вместе с трудовой инспекцией. После проверки гражданско-правовые отношения с самозанятыми могут быть переквалифицированы в трудовые с последующим доначислением налогов и взносов.

Также за работодателями, промышляющими нелегальной занятостью, следят специальные межведомственные комиссии. Они пользуются данными ФНС и аккумулируют обращения о теневой занятости. Помимо этого, в конце 2024 года Роструду поручено ведение общедоступного реестра работодателей, которых привлекли к административной ответственности за уклонение от оформления трудового договора или заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения (подробнее – в статье «Новый Закон о занятости населения» и обзоре «Изменения в трудовом законодательстве за второе полугодие 2024 года»).

Как ФНС собирает доказательства, чтобы подтвердить трудовые отношения

1. Анализ договоров с самозанятыми.

Налоговый орган разъяснил, из-за каких условий договора отношения с самозанятым могут быть признаны трудовыми (Письмо ФНС России от 15 апреля 2022 г. № ЕА-4-15/4674):

• трудовая функция обозначена вместо разового задания;
• объем работ не согласован;
• ежемесячная фиксированная оплата не меняется в течение года;
• специалист включен в производственную деятельность компании с обязательным подчинением внутреннему трудовому распорядку;
• компания обеспечивает условия труда и контролирует процесс работы;
• самозанятый несет материальную ответственность и проч.

2. Оценка иной документации, которая подтверждает фактические отношения.

Если в компании предусмотрен контрольно-пропускной режим, то журнал учета прихода и ухода сотрудников или данные об оформлении пропусков могут указать на регулярное посещение офиса самозанятыми.

Наиболее убедительными доказательствами считаются расчетные листы о начислении зарплаты и данные о переводе денег на счет специалиста.

Принимают к сведению графики работы и отпусков, документы для командировок, журналы о проведении инструктажа или направлении на медосмотр и проч.

3. Использование видеозаписей и показаний свидетелей.

Примеры, когда суд признал подмену трудовых отношений

Пример № 1. Фитнес-центр заключил договоры оказания услуг по проведению групповых и персональных занятий с 23 самозанятыми. Инспекция увидела в таком сотрудничестве попытку сэкономить на налогах.

Суд согласился с налоговым органом. Указал на явные признаки трудовых отношений: систематический характер работы, закрепление трудовой функции, регулярная оплата труда, контроль со стороны руководства, подчинение расписанию и проч.

Фитнес-центр привлекли к ответственности по п. 1 ст. 123 Налогового кодекса РФ. Ему пришлось заплатить НДФЛ в размере 540 000 рублей, пени и штраф (дело № А56-122624/2022).

Пример № 2. Компания сотрудничала с 135 самозанятыми. Их функции соответствовали штатным должностям работодателя. Поэтому налоговый орган начислил страховые взносы – 3 100 000 рублей, а также пени – 540 000 рублей.

Суд поддержал инспекцию. Обратил внимание, что граждане зарегистрировались в качестве самозанятых в один день незадолго до первых выплат, которые основаны на окладе или тарифных ставках компании. Установлен режим рабочего времени и отдыха. У 126 человек не было других заказчиков (дело № А57-10956/2023).

Пример № 3. Компания разместила на сайте вакансию. Когда нашелся кандидат, она оформила с ним отношения как с самозанятым. А позже решила расторгнуть договор.

Специалист подал иск о признании отношений трудовыми. Суд установил, что компания предоставила ему рабочее место и контролировала его деятельность. Специалист подчинялся трудовому распорядку и подписывал акты освидетельствования скрытых работ.

Работодателю пришлось перечислить задолженность по зарплате, а также компенсации за нарушение срока ее выплаты, вынужденный прогул и моральный вред. Общая сумма составила около 200 000 рублей (дело № 2-916/2022).

Пример № 4. Налоговый орган пришел к выводу, что индивидуальный предприниматель заключил гражданско-правовые договоры с самозанятыми, чтобы уклониться от уплаты НДФЛ. Ему начислили налоги, страховые взносы и взыскали штрафы на сумму более 6 000 000 рублей. Спор дошел до Верховного Суда РФ (подробнее – в новости «Уплата налога самозанятыми не означает, что налоговый агент исполнил обязанность по уплате НДФЛ»; Определение ВС РФ от 3 февраля 2025 г. № 309-ЭС24-20306 по делу № А76-20897/2023).

Как сторож взыскал с работодателя более 2 000 000 рублей – читайте в новости «Верховный Суд РФ напомнил порядок признания гражданско-правовых отношений трудовыми».

Примеры, когда суд не признал отношения с самозанятыми трудовыми

Пример № 1. Компания выполняла разный объем грузоперевозок в течение года. К работе привлекали самозанятых, так как нанимать много сотрудников было невыгодно. Отсутствие заказов могло вызвать простой, а зарплату все равно пришлось бы платить.

Налоговый орган обвинил компанию в подмене трудовых отношений и уклонении от налоговых обязательств.

Однако суд указал, что отношения с самозанятыми были оформлены правомерно. Отметил, что выплаты были нерегулярными. Их размер зависел от количества отработанных часов.

Решение налогового органа было отменено (дело № А76-18712/2023).

Пример № 2. Компания заключила с самозанятыми договоры оказания услуг по выгрузке материалов из вагонов железнодорожного транспорта. Госинспекция труда увидела в их сотрудничестве подмену трудовых отношений, после чего компания обратилась в суд.

Самозанятые представили отзывы на ее иск и указали, что не признают себя работниками компании. Они не подчинялись правилам трудового распорядка, работали нерегулярно, сами покупали форму и проч.

Суд поддержал компанию (дело № 2а-1763/2022).

Рекомендации для компаний, которые сотрудничают с самозанятыми

1. Следите, чтобы условия гражданско-правовых договоров не указывали на трудовые отношения.

2. Ведите учет документов, связанных с работой самозанятых. В случае проверки они помогут подтвердить, что подмены трудовых отношений не было.

3. Обращайтесь к квалифицированным специалистам по налогообложению, чтобы своевременно выявлять риски и предотвращать нарушения.