Проверка, проводимая Государственной инспекцией труда, – событие, которого многие боятся как огня, нервничают в ожидании предписаний и штрафов. Как пройти это серьезное и неизбежное испытание без последствий? Я расскажу об основных нюансах проверки и главных вопросах, которые задают проверяющие.
Прежде всего уточню, в каких случаях происходит проверка. Она бывает в трех ситуациях: плановая проверка; внеплановая – после жалоб работников; в связи с расследованием несчастного случая, произошедшего с сотрудником компании. За основу я беру именно «стандартную» плановую проверку. «Анонс» предстоящих проверок можно всегда увидеть на сайте соответствующих надзорных ведомств.
На чем можно споткнуться?
Один из важных нюансов, к которому надо сразу быть готовым юристам: введение административного судопроизводства вместо общеискового. Суть изменений – разный порядок рассмотрения дел, а значит, и разные места судебных заседаний. И хотя это правило действует еще с 2015 г., далеко не все судьи сразу разобрались, в каком порядке рассматривать каждое дело. Из-за этого процессы сильно затягиваются.
Общий же порядок плановой проверки можно пошагово описать так: уведомление о предоставлении документов, назначение дня проверки, составление акта и предписаний, привлечение к административной ответственности. Каждый из этих шагов имеет свои особенности, которые, благодаря богатой практике BLS, можно описать с достаточной достоверностью. Например, предварительный список запрашиваемых документов будет обязательно расширен. Однажды нам пришлось по итогам проверки делать копии почти 900 трудовых договоров и везти их в инспекцию. То же самое и с датой: в плане проверок стоит конкретное число, но, если по объективным причинам это неудобно компании, можно обсудить с инспектором возможности переноса. Следует учитывать еще один момент, о котором часто забывают юристы. Обжаловать акт и предписание можно лишь в течение 15 дней в территориальном органе Роструда и в течение 10 календарных дней в суде. Поэтому удостоверьтесь в том, что на эти дни после проверки не приходятся праздники.
На что же обращают внимание проверяющие прежде всего? Ответ на этот вопрос поможет понять, насколько вы готовы к проверке.
Штраф может быть наложен на организацию и на ответственное должностное лицо, в качестве которого выступает генеральный директор. Именно он является одним из уязвимых звеньев компании. ГИТ всегда запрашивает трудовой договор генерального директора. По опыту BLS – в 100% случаев в нем есть ошибки, как технические, так и юридические: неправильно указанные место работы, условия труда, основание наделения функциями, объем прав и обязанностей, ответственность и т.д. Поэтому нужно еще раз внимательно изучить требования законодательства к договору руководителя. И в случае ошибок исправлять их, например, путем составления дополнительных соглашений.
Сложности могут возникнуть, если руководителем компании является иностранный специалист. Напомню, в соответствии с законом уже после двух административных штрафов на должностное лицо его могут не пустить на территорию России. В этой связи рекомендую юридически перенести ответственность с генерального директора на HR-руководителя или функционального менеджера.
Немаловажная деталь проверки – соответствие дат приема на работу нового сотрудника, подписания трудового договора и акта его ознакомления с локальными нормативными документами. Дата последнего действия никак не может быть позже первых двух. Сразу же рекомендую юристам подготовить учредительные документы организации: их тоже попросят проверяющие.
Всегда ГИТ проверяет штатное расписание компании. Цель – увидеть разную зарплату на одинаковых должностях. Согласно законодательству это не допускается так же, как указание на вилки окладов и надбавки. Компания рискует очень серьезно: помимо санкций за нарушение, придется доплачивать тем, у кого зарплата была меньше. Здесь действует простое правило: одна должность и должностная инструкция – один уровень дохода. У этой проблемы, актуальной для многих, решение есть. Например, можно составлять уникальные должностные инструкции и детализировать сами должности. Так, в одном из проектов мы за полтора месяца разработали более 900 уникальных должностных инструкций. Это требует затраты сил со стороны как юристов, так и HR-службы.
Документы, связанные с зарплатой, также будут крайне интересны инспекторам. Среди прочего ГИТ посмотрит расчетные и платежные ведомости, попросит справки о различных выплатах, а может потребовать и справку о наличии задолженности по зарплате. Здесь же обращу ваше внимание на индексацию зарплаты. Во-первых, она обязательно должна соответствовать закону, во-вторых, ее нельзя путать с повышением оклада, в-третьих, первые две процедуры лучше проводить с разницей в несколько дней. Учитывая это, рекомендую разработать отдельный локальный нормативный акт, регулирующий индексацию.
Зоны особых рисков
Еще один предмет оценки – табель учета рабочего времени. Из него можно узнать, сокращаете ли вы предпраздничные дни. А еще табель – источник информации по охране труда. Допустим, у вас указано, что инструктаж проведен и все подписи собраны, документ же покажет, что несколько работников были в этот день в отпуске, командировке или находились на больничном. Между тем именно охрана труда – самое уязвимое место в плане принесения больших рисков бизнесу, и это отдельная тема обсуждения и огромная зона ответственности. Достаточно сказать, что, если в компании нет системы охраны труда вообще, совокупный штраф по всем нарушениям на одного сотрудника может достигать 600 тыс. руб.
Немалые риски может вызвать система отпусков компании. Хотя и кажется, что это сфера заботы исключительно HR-службы, но обратить внимание на все нормы трудового права в этой области должны именно корпоративные юристы. ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, соблюдается ли он. Отсутствие такого графика чревато штрафом в 50 тыс. руб., а непредоставление отпуска грозит таким же штрафом, но уже за каждый случай (т.е. за каждого работника). Опыт BLS показывает, что нередко сотрудники не используют отпуск или используют его не целиком, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы позволяют многим отдохнуть в достаточной мере. Но штрафы за это компания платит из своего кармана.
К тому же появилась и еще более серьезная угроза в связи с неиспользованными отпусками. По результатам одной из проверок ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ «Использование рабского труда». Соответствующее предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное следственное управление Следственного комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это – вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.
Такой же зоной рисков для компании является специальная оценка условий труда. Во-первых, ее результаты обязательно надо размещать на сайте. Да, у многих иностранных компаний нет доступа к корпоративным сайтам, у некоторых вообще может не быть интернет-сайта. Подумайте, что проще и выгоднее – создать сайт или доказывать в суде, что вы не могли разместить информацию. Кстати, некоторые организации периодически переименовывают должности. Имейте в виду, что спецоценку надо проводить и в этом случае, а не только при появлении новых рабочих мест.
Особенно пристально отнеситесь к теме корпоративного автопарка: выдаче служебных автомобилей и компенсации за использование личного авто. Если этот вопрос затрагивает вас, будьте готовы предоставить максимум документов – от справок о прохождении медосмотров до документов, подтверждающих техническую исправность транспорта.
Стать «единым механизмом»
Это не весь перечень запросов и документов, интересующих ГИТ, и его можно продолжить. Но так или иначе они связаны с соблюдением законодательства, а значит, необходимо своевременно и тщательно анализировать его, а также следить за изменениями судебной практики.
Кроме того, надо всегда быть четкими и последовательными: HR-специалисты и юристы компании должны стать «единым механизмом», согласовывая и проверяя тексты и детали документов. Ведь они представляют интересы одной компании, а не двух разных департаментов. Не случайно на недавней HR-конференции представители ГИТ заявили, что одна из главных проблем при проверке – несогласованность действий именно этих двух подразделений. Из-за этого инспекторы часто видят разные версии одного и того же документа.
Прежде всего уточню, в каких случаях происходит проверка. Она бывает в трех ситуациях: плановая проверка; внеплановая – после жалоб работников; в связи с расследованием несчастного случая, произошедшего с сотрудником компании. За основу я беру именно «стандартную» плановую проверку. «Анонс» предстоящих проверок можно всегда увидеть на сайте соответствующих надзорных ведомств.
На чем можно споткнуться?
Один из важных нюансов, к которому надо сразу быть готовым юристам: введение административного судопроизводства вместо общеискового. Суть изменений – разный порядок рассмотрения дел, а значит, и разные места судебных заседаний. И хотя это правило действует еще с 2015 г., далеко не все судьи сразу разобрались, в каком порядке рассматривать каждое дело. Из-за этого процессы сильно затягиваются.
Общий же порядок плановой проверки можно пошагово описать так: уведомление о предоставлении документов, назначение дня проверки, составление акта и предписаний, привлечение к административной ответственности. Каждый из этих шагов имеет свои особенности, которые, благодаря богатой практике BLS, можно описать с достаточной достоверностью. Например, предварительный список запрашиваемых документов будет обязательно расширен. Однажды нам пришлось по итогам проверки делать копии почти 900 трудовых договоров и везти их в инспекцию. То же самое и с датой: в плане проверок стоит конкретное число, но, если по объективным причинам это неудобно компании, можно обсудить с инспектором возможности переноса. Следует учитывать еще один момент, о котором часто забывают юристы. Обжаловать акт и предписание можно лишь в течение 15 дней в территориальном органе Роструда и в течение 10 календарных дней в суде. Поэтому удостоверьтесь в том, что на эти дни после проверки не приходятся праздники.
На что же обращают внимание проверяющие прежде всего? Ответ на этот вопрос поможет понять, насколько вы готовы к проверке.
Штраф может быть наложен на организацию и на ответственное должностное лицо, в качестве которого выступает генеральный директор. Именно он является одним из уязвимых звеньев компании. ГИТ всегда запрашивает трудовой договор генерального директора. По опыту BLS – в 100% случаев в нем есть ошибки, как технические, так и юридические: неправильно указанные место работы, условия труда, основание наделения функциями, объем прав и обязанностей, ответственность и т.д. Поэтому нужно еще раз внимательно изучить требования законодательства к договору руководителя. И в случае ошибок исправлять их, например, путем составления дополнительных соглашений.
Сложности могут возникнуть, если руководителем компании является иностранный специалист. Напомню, в соответствии с законом уже после двух административных штрафов на должностное лицо его могут не пустить на территорию России. В этой связи рекомендую юридически перенести ответственность с генерального директора на HR-руководителя или функционального менеджера.
Немаловажная деталь проверки – соответствие дат приема на работу нового сотрудника, подписания трудового договора и акта его ознакомления с локальными нормативными документами. Дата последнего действия никак не может быть позже первых двух. Сразу же рекомендую юристам подготовить учредительные документы организации: их тоже попросят проверяющие.
Всегда ГИТ проверяет штатное расписание компании. Цель – увидеть разную зарплату на одинаковых должностях. Согласно законодательству это не допускается так же, как указание на вилки окладов и надбавки. Компания рискует очень серьезно: помимо санкций за нарушение, придется доплачивать тем, у кого зарплата была меньше. Здесь действует простое правило: одна должность и должностная инструкция – один уровень дохода. У этой проблемы, актуальной для многих, решение есть. Например, можно составлять уникальные должностные инструкции и детализировать сами должности. Так, в одном из проектов мы за полтора месяца разработали более 900 уникальных должностных инструкций. Это требует затраты сил со стороны как юристов, так и HR-службы.
Документы, связанные с зарплатой, также будут крайне интересны инспекторам. Среди прочего ГИТ посмотрит расчетные и платежные ведомости, попросит справки о различных выплатах, а может потребовать и справку о наличии задолженности по зарплате. Здесь же обращу ваше внимание на индексацию зарплаты. Во-первых, она обязательно должна соответствовать закону, во-вторых, ее нельзя путать с повышением оклада, в-третьих, первые две процедуры лучше проводить с разницей в несколько дней. Учитывая это, рекомендую разработать отдельный локальный нормативный акт, регулирующий индексацию.
Зоны особых рисков
Еще один предмет оценки – табель учета рабочего времени. Из него можно узнать, сокращаете ли вы предпраздничные дни. А еще табель – источник информации по охране труда. Допустим, у вас указано, что инструктаж проведен и все подписи собраны, документ же покажет, что несколько работников были в этот день в отпуске, командировке или находились на больничном. Между тем именно охрана труда – самое уязвимое место в плане принесения больших рисков бизнесу, и это отдельная тема обсуждения и огромная зона ответственности. Достаточно сказать, что, если в компании нет системы охраны труда вообще, совокупный штраф по всем нарушениям на одного сотрудника может достигать 600 тыс. руб.
Немалые риски может вызвать система отпусков компании. Хотя и кажется, что это сфера заботы исключительно HR-службы, но обратить внимание на все нормы трудового права в этой области должны именно корпоративные юристы. ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, соблюдается ли он. Отсутствие такого графика чревато штрафом в 50 тыс. руб., а непредоставление отпуска грозит таким же штрафом, но уже за каждый случай (т.е. за каждого работника). Опыт BLS показывает, что нередко сотрудники не используют отпуск или используют его не целиком, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы позволяют многим отдохнуть в достаточной мере. Но штрафы за это компания платит из своего кармана.
К тому же появилась и еще более серьезная угроза в связи с неиспользованными отпусками. По результатам одной из проверок ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ «Использование рабского труда». Соответствующее предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное следственное управление Следственного комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это – вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.
Такой же зоной рисков для компании является специальная оценка условий труда. Во-первых, ее результаты обязательно надо размещать на сайте. Да, у многих иностранных компаний нет доступа к корпоративным сайтам, у некоторых вообще может не быть интернет-сайта. Подумайте, что проще и выгоднее – создать сайт или доказывать в суде, что вы не могли разместить информацию. Кстати, некоторые организации периодически переименовывают должности. Имейте в виду, что спецоценку надо проводить и в этом случае, а не только при появлении новых рабочих мест.
Особенно пристально отнеситесь к теме корпоративного автопарка: выдаче служебных автомобилей и компенсации за использование личного авто. Если этот вопрос затрагивает вас, будьте готовы предоставить максимум документов – от справок о прохождении медосмотров до документов, подтверждающих техническую исправность транспорта.
Стать «единым механизмом»
Это не весь перечень запросов и документов, интересующих ГИТ, и его можно продолжить. Но так или иначе они связаны с соблюдением законодательства, а значит, необходимо своевременно и тщательно анализировать его, а также следить за изменениями судебной практики.
Кроме того, надо всегда быть четкими и последовательными: HR-специалисты и юристы компании должны стать «единым механизмом», согласовывая и проверяя тексты и детали документов. Ведь они представляют интересы одной компании, а не двух разных департаментов. Не случайно на недавней HR-конференции представители ГИТ заявили, что одна из главных проблем при проверке – несогласованность действий именно этих двух подразделений. Из-за этого инспекторы часто видят разные версии одного и того же документа.
