Книга учета доходов и расходов как альтернатива кассовой книге

Дискуссии о букве и духе п. 6 ст. 25 Закона об адвокатуре, согласно которому «вознаграждение, выплачиваемое адвокату доверителем, и (или) компенсация адвокату расходов, связанных с исполнением поручения, подлежат обязательному внесению в кассу соответствующего адвокатского образования либо перечислению на расчетный счет адвокатского образования в порядке и сроки, которые предусмотрены соглашением», полагаю, будут продолжаться до тех пор, пока этот пункт не изложат в следующей редакции: «вознаграждение, выплачиваемое адвокату доверителем, и (или) компенсация адвокату расходов, связанных с исполнением поручения, подлежат обязательному внесению в кассу соответствующего адвокатского образования, за исключением адвокатского кабинета, либо перечислению на расчетный счет адвокатского образования в порядке и сроки, которые предусмотрены соглашением».

А пока мнения коллег разделились¹: от неприменимости этого пункта к деятельности адвокатского кабинета до обязанности адвокатов-«кабинетчиков» вести кассовые операции согласно требованиям Банка России.

Есть ли иной путь решения проблемы?

Полагаю, да.

Книга учета доходов и расходов

Согласно п. 2 ст. 54 НК РФ адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Минфином России². Приказом Минфина от 13 августа 2002 г. № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 (с изм. от 19 июня 2017 г.) утвержден Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей»³ (далее – Порядок).

Формально Порядок не распространяется на иных налогоплательщиков, кроме индивидуальных предпринимателей, но в данном случае перед нами «велосипед», который, полагаю, не стоит изобретать, — тем более его можно использовать добровольно и только в части, не нарушающей права адвоката, предусмотренные иными законами (Решение Верховного Суда РФ от 17 мая 2012 г. № АКПИ12-557 о признании частично недействующей сноски к пункту 1 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н /№ БГ-3-04/430).

Рассмотрим Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций подробнее (применительно к адвокатам).

Адвокаты как налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении профессиональной деятельности.

Данные учета доходов и расходов и хозяйственных операций используются для исчисления налоговой базы по НДФЛ, уплачиваемого адвокатами на основании гл. 23 НК.

Учет доходов и расходов, а также хозяйственных операций ведется адвокатом путем фиксирования в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее – книга учета) операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом⁴.

В книге учета отражаются результаты профессиональной деятельности за налоговый период.

Учет доходов, расходов и хозопераций ведется в валюте РФ – рублях. Записи в книге учета по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Банка России, установленному на дату фактического получения дохода (фактического осуществления расхода). Документирование фактов профессиональной деятельности и ведение книги учета осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или иных языках народов России, должны иметь построчный перевод на русский.

Адвокаты ведут учет доходов, расходов и хозяйственных операций в соответствующих разделах книги учета. Поделюсь собственным опытом ее ведения.

Примерная форма раздела «Доходы» выглядит следующим образом: дата получения дохода, вид (вознаграждение за юридическую помощь по соглашению, по назначению), сумма в рублях, форма дохода (определяется на усмотрение адвоката: наличными денежными средствами, на расчетный счет, на личный счет адвоката, зачет взаимных однородных требований).

Книга учета предназначена для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах. Она может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении книги учета в электронном виде адвокаты по окончании налогового периода обязаны распечатать ее на бумаге и сброшюровать⁵.

Адвокаты самостоятельно приобретают или изготавливают книгу учета.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной книги учета, которая велась в электронном виде и по окончании налогового периода распечатана на бумаге, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью адвоката и скрепляется печатью.

В соответствии с Порядком при хранении книги учета должна обеспечиваться ее защита от несанкционированных исправлений – исправление ошибок в книге учета должно быть обосновано и подтверждено подписью адвоката с указанием даты исправления.

Выполнение хозопераций, связанных с осуществлением профессиональной деятельности, должно быть подтверждено первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Минфином и Минэкономразвития.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие возможность проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах (см. далее).

При оформлении любой хозяйственной операции по приобретению товара к накладной на отпуск товара или другому документу, в котором фиксируется отпуск товаров (товарному чеку, счету-фактуре, договору, торгово-закупочному акту), должен прилагаться документ, подтверждающий факт оплаты товара, а именно: кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру, или платежное поручение с отметкой банка об исполнении, или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах.

Первичные учетные документы (об оплате юридической помощи) должны быть подписаны адвокатом. Они составляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно по окончании операции.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы недопустимо (п. 12 Порядка). В остальные первичные учетные документы коррективы могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

В соответствии с Порядком доходы отражаются в книге учета после их фактического получения. Таким образом, в книге учета показываются все доходы, полученные адвокатом от осуществления профессиональной деятельности, без уменьшения их на предусмотренные налоговым законодательством РФ налоговые вычеты. В доход включаются все поступления, связанные с оказанием юридической помощи.

Для формирования раздела «Доходы» книги учета я создаю в Excel таблицу (см. пример) с наименованиями столбцов:

• Дата получения дохода
• Источник поступления дохода (наименование юридического лица, ФИО физического лица или ИП)
• Дата и номер соглашения об оказании юридической помощи
• Номер дела, присвоенный судом
• Сумма дохода
• Наименование дохода (оказание юридической помощи по назначению или по соглашению)
• Вид оплаты (расчетный счет «С», личный счет «К», касса «Н» и зачет требований «З»).

Удобство таблицы в Excel заключается в неограниченных возможностях группировок строк по датам и периодам получения дохода (помесячно, поквартально, нарастающим итогом с начала года (месяца, квартала)), по наименованию дохода, виду поступления и источнику дохода. Для налоговой инспекции из книги учета доходов и расходов распечатываются только три столбца: дата, вид и сумма дохода⁶.

По просьбе доверителя (как правило, для обоснования заявления о взыскании судебных расходов, когда доверитель оплачивал юридическую помощь наличными денежными средствами или переводил не на расчетный счет, открытый адвокатом для расчетов с бюджетом, а на личный счет адвоката) я помимо квитанции (см. далее) выдаю «Выписку из книги учета доходов и расходов адвоката Онучина Александра Николаевича, осуществляющего деятельность в форме адвокатского кабинета на 2023 год».

В такой выписке отражаются: дата получения дохода, источник поступления дохода (наименование юридического лица, ФИО физического лица или ИП), дата и номер соглашения об оказании юридической помощи, номер дела, присвоенный судом, сумма дохода (в рублях).

Квитанция об оплате юридической помощи

Нормативного правового акта и требований к оформлению адвокатом, осуществляющим деятельность в форме адвокатского кабинета, приема наличных денежных средств пока нет, однако существует общеправовой принцип, закрепленный в ст. 161 ГК РФ и ст. 25 Закона об адвокатуре, из которого следует, что адвокат обязан выдать доверителю документ о получении от него наличных денежных средств⁷.

Поскольку в законодательстве прямо не указано, какой документ должен быть оформлен адвокатом и выдан доверителю, обратимся к соответствующему закону. Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (ред. от 2 июля 2021 г.) «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок⁸.

На практике документ о приеме денежных средств, как правило, называется квитанцией. Квитанция (лат. quitancia) – это «расписка в приеме денежных средств, каких-либо документов или материальных ценностей (последнее для адвокатов не актуально, так как согласно п. 5 ст. 16 КПЭА адвокату запрещается принимать от доверителя какое-либо имущество в обеспечение соглашения о гонораре).

К обязательным реквизитам квитанции как первичного учетного документа согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете относятся:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо должность лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события⁹;
• подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В своей практике уже второй десяток лет я использую форму квитанции, содержащую следующие реквизиты:

• реквизиты 3 и 6: адвокат (имя, отчество, фамилия), осуществляющий деятельность в форме адвокатского кабинета; регистрационный № в реестре адвокатов, указание на субъект федерации; адрес адвокатского кабинета; ИНН адвоката, телефон, электронный адрес;
• реквизит 1: квитанция;
• реквизит 2: дата и номер квитанции;
• реквизит 4: получено от (указываются ФИО физического лица, или наименование и реквизиты юрлица) за оказание юридической помощи (указываются виды юрпомощи согласно п. 2 ст. 2 Закона об адвокатуре: консультации и справки по правовым вопросам как в устной, так и в письменной формах; составление заявлений, жалоб, ходатайств и других документов правового характера; представление интересов доверителя в конституционном, гражданском и административном, уголовном судопроизводствах и производстве по делам об административных правонарушениях, в третейском суде, международном коммерческом арбитраже (суде) и иных органах разрешения конфликтов, в органах государственной власти и местного самоуправления, общественных объединениях и иных организациях; в органах государственной власти, судах и правоохранительных органах иностранных государств, международных судебных органах, негосударственных органах иностранных государств, в исполнительном производстве, при исполнении уголовного наказания; в налоговых правоотношениях);
• реквизит 5: получено (цифрами и прописью) рублей;
• реквизиты 6 и 7: адвокат (инициалы, фамилия), подпись.

В силу ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни (в рассматриваемом случае адвокат), обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Если адвокат не ведет бухгалтерский учет самостоятельно, ему стоит учитывать, что «лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни» (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Из этого следует другая обязанность адвоката: исполнять требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по его ведению.

В силу ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Следовательно, в отсутствие законодательно и нормативно определенных требований к форме первичных учетных документов адвокаты вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать их формы. Так, в моей практике суд ни разу не отказал доверителям в удовлетворении требований о взыскании судебных расходов на основании разработанной мной формы квитанции.

Приведу конкретный пример. Рассмотрев жалобу процессуального оппонента, не согласного с взысканной с него суммой, суд указал следующее: «Надлежащими доказательствами несения расходов на оплату услуг представителя признаются в том числе договоры на оказание юридических услуг, ордера, документы об оплате (например, квитанции к приходным кассовым ордерам).

При рассмотрении спора М. воспользовалась помощью адвоката Онучина А.Н., представившего ордер № 1015 от 15 октября 2021 года и ордер № 0425 от 25 апреля 2022 года, в качестве основания выдачи ордеров указано соглашение № 21 от 25 августа 2021 года, обстоятельства оказания ей юридической помощи Онучиным А.Н. не оспаривались ответчиком.

Само по себе отсутствие документов, в полной мере соответствующих требованиям действующего законодательства, не лишает истца права требовать возмещения расходов на оплату услуг представителя и не может служить основанием для отказа во взыскании этих расходов в разумных пределах, поскольку адвокат Онучин А.Н. принимал участие в судебном разбирательстве, в котором представлял интересы истца.

В материалах дела имеются ордер от 15 октября 2021 года и ордер № 0425 от 25 апреля 2022 года, в соответствии с которыми адвокату Онучину А.Н. поручается защита интересов М. в Свердловском районном суде г. Перми и в Пермском краевом суде соответственно, М. представлена квитанция от 25 апреля 2022 года № 0425 о передаче ею адвокату Онучину А.Н. денежных средств за оказание юридической помощи в размере 95500 руб.

Отсутствие в материалах дела соглашения о предоставлении юридической помощи с указанием стоимости оказываемых услуг за каждое процессуальное действие не препятствует суду самостоятельно произвести оценку оказанных услуг в соответствии с критериями разумности заявленных судебных расходов и существом данного спора.

Расчет понесенных М. судебных расходов осуществлен с учетом принятого Советом адвокатской палаты Пермского края решения от 24 декабря 2020 года, подтвержден представленной в материалы дела квитанцией.

Само по себе нарушение формы и порядка расчетов между адвокатским образованием (адвокатским кабинетом) и гражданином не опровергает факт участия адвоката Онучина А.Н. в представлении интересов М. в разрешении судебного спора, а также факт передачи денежных средств представителю за оказанные услуги.

Признав в обжалуемом судебном акте представленные М. документы достоверными доказательствами несения ею расходов на оплату услуг представителя, фактически допущенного к участию в деле в ее интересах при рассмотрении спора по существу в судах первой и апелляционной инстанции, а также при рассмотрении заявления о возмещении судебных расходов, достоверно установив взаимосвязь между расходами, понесенными М., и рассмотрением её исковых требований к ˂…˃ о возмещении ущерба, компенсации морального вреда, суд правомерно взыскал в пользу заявителя расходы на оплату услуг представителя.

Отказ во взыскании подтвержденных и оцененных судом апелляционной инстанции с точки зрения разумности на основании представленной совокупности документов судебных расходов и освобождение ответчика как проигравшей стороны от возмещения судебных расходов лицу, в пользу которого вынесены судебные акты, ввиду непредоставления соглашения и отсутствия квитанции к приходному кассовому ордеру будет нарушать равенство участников гражданских правоотношений».

В силу ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью¹⁰.

Таким образом, практика показывает, что если для обоснования судебных расходов доверитель представляет суду копии банковских документов о перечислении денежных средств на личный счет адвоката, квитанции об оплате юридической помощи, выписку из книги учета доходов и расходов адвоката, для взыскания в его пользу судебных издержек этого достаточно¹¹.

В тексте заявления доверители, как правило, указывают: «Юридическая помощь была оплачена мной частично наличными, частично безналичными переводами. Наличными денежными средствами по квитанции от ______ № ____в сумме ______ руб. Безналичными денежными средствами оплачено с моих счетов (Л.) в филиале № ____ Банка ˂…˃ №**** и в Банке˂…˃ № **** на счет адвоката Онучина А.Н. № **** (карта № ****, телефон получателя, получатель Александр Николаевич О.) в Банке ˂…˃¹². Для перечисления мной оплаты юридической помощи на счет адвоката были понесены дополнительные расходы на оплату услуг банка: 50,00 рублей – 20.12.2022, 737,50 рублей – 13.02.2023, 1180,00 рублей – 10.04.2023.

Оплата юридической помощи также подтверждается выпиской из книги учета доходов и расходов адвоката Онучина Александра Николаевича, осуществляющего деятельность в форме адвокатского кабинета, на 2023 год».

Здесь особо актуальны выводы, сделанные для правильного ведения адвокатского производства. Правильное оформление расчетов – гарантия для адвоката от необоснованных претензий со стороны доверителей, доказательство безукоризненности действий адвоката в случае обращения доверителя с жалобой в адвокатскую палату. С другой стороны, правильное оформление расчетов – это подтверждение выполнения адвокатом своей обязанности по бухгалтерскому и налоговому учету доходов от профессиональной деятельности.