×

Как начать делопроизводственный год

О систематизации документов в бумажном и электронном форматах в адвокатском кабинете

Особенностью нынешнего времени является неуклонный переход от бумажного делопроизводства к цифровому. Этот переходный период требует прочного знания всех видов делопроизводства – как традиционных, так и современных, цифровых.

Об основах «бумажного» делопроизводства я писал ранее1. Сегодня хочу поделиться опытом организации делопроизводства в адвокатском кабинете – как на бумажной основе, так и в электронном формате.

Напомню, что основой систематизации текущих документов адвоката является номенклатура дел (например, в своем производстве я использую такую).

Основные разделы номенклатуры дел и сами дела органично вписываются в систему организации папок и документов на компьютере. К примеру, как в номенклатуре дел, так и на компьютере можно завести в каталоге папку «2024 год».

В номенклатуре дел адвокатского кабинета2 дела целесообразно систематизировать по 10 разделам:

  • Организация деятельности адвокатского кабинета
  • Правовая основа деятельности адвокатского кабинета
  • Оказание юридической помощи
  • Планирование деятельности адвокатского кабинета
  • Финансирование деятельности адвокатского кабинета
  • Учет и отчетность адвокатского кабинета
  • Информационная деятельность адвокатского кабинета
  • Материально-техническое обеспечение деятельности
  • Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
  • Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций.

В папке «2024» последовательно вносятся наименования указанных разделов с соответствующими индексами: 01, 02, 03, 04 и т.д.

Начало года, как правило, также требует создания иных традиционных папок, документы из которых в том или ином виде отложатся в текущем традиционном делопроизводстве адвокатского кабинета. Так, в дела «01_07 Свидетельства (уведомления) о постановке адвоката на налоговый учет в налоговые органы», «01_09 Документы о создании и прекращении деятельности адвокатского кабинета» из прошлых лет переносятся оцифрованные копии свидетельств о постановке адвоката на налоговый учет, удостоверения адвоката, паспорта (для доверенностей). В папках «01_25 Журнал регистрации входящих документов» и «01_26 Журнал регистрации исходящих документов» помещаются соответствующие журналы. Папка «02_04 Документы о повышении квалификации адвоката» служит в том числе для хранения сертификатов ФПА РФ об участии в вебинарах, которые рассылаются участникам в цифровом виде. Также востребованными являются папки «02_08 Соглашения об оказании юридической помощи», «02_09 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи» и «03_Оказание юридической помощи».

Если в текущем году ведение делопроизводства по отдельным разделам не планируется, я их не создаю.

Внутри третьего раздела «03_Оказание юридической помощи» формируются папки с индексами номенклатуры дел, например:

  • «03_01 Письменные консультации, заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера, составленные адвокатом»;
  • «03_02 Журнал регистрации устных и письменных консультаций»;
  • «03_03 Дела, рассматриваемые в Европейском суде по правам человека»3;
  • «03_04 Дела, рассматриваемые в Конституционном Суде Российской Федерации»;
  • «03_07 Административные дела»;
  • «03_08 Арбитражные дела»;
  • «03_09 Гражданские дела»;
  • «03_10 Дела об административных правонарушениях»;
  • «03_11 Уголовные дела».

Если ранее папки (дела) с адвокатскими производствами не были систематизированы согласно номенклатуре дел, то дела, не оконченные производством в 2023 г., переносятся в соответствующие папки (дела) третьего раздела «03_Оказание юридической помощи».

Наименование папкам целесообразно указывать с учетом специфики дела. Так, для уголовных дел и дел об административных правонарушениях достаточно фамилии доверителя и его инициалов (если встречаются однофамильцы) либо указания на соответствующую статью кодекса и ее часть (например, «Демидов 228_1», «Демидов_А_В», Васильев «5_27_1»).

Для административных, арбитражных и гражданских дел удобнее указывать наименование сторон по делу: истца и ответчика, а если доверитель выступает в деле в качестве третьего лица, то и его наименование («Демидов к Иванову»).

При наличии нескольких однородных дел с участием тех же сторон я добавляю в название папки номер дела, присвоенный в суде (например, «Демидов к Иванову 0336», «Демидов к Иванову 1303»).

Если доверитель имеет статус индивидуального предпринимателя, то в наименовании административных, арбитражных и гражданских дел этот статус имеет смысл указать («Демидов к ИП Иванову»).

Внутри папки с наименованием дела я, как правило, создаю следующие папки:

  • для административных, арбитражных и гражданских дел: «Материалы дела (копия соответствующего судебного дела “от корки до корки”)», «Первая инстанция», «Взыскание судебных расходов», «Апелляционная инстанция», «Кассационная инстанция»;
  • для уголовных дел – дополнительно папку «Предварительное расследование».
Читайте также
КС указал, как адвокатам следует добиваться компенсации за несвоевременную оплату защиты по назначению
Он указал, что в отсутствие специальных нормативных положений об ответственности уполномоченных госорганов за несвоевременную выплату вознаграждения защитнику для восстановления нарушенного права следует применять нормы ГК об ответственности за неисполнение денежного обязательства
22 января 2024 Новости

Если доводится участвовать в судопроизводстве по назначению и на начало года имеется задолженность по оплате труда адвоката, я завожу папку «03_11 Переписка по ведению дел по назначению и оказанию бесплатной юридической помощи», куда помещаю письма о погашении задолженности по оплате юридической помощи по назначению, бланк письма адвоката (чтобы не искать его в других папках), а также бланки (образцы) заявлений об оплате труда адвоката.

Раздел «04 Планирование деятельности адвокатского кабинета» в начале года можно дополнить папками «04_03 Оперативные (квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета» и «04_04 Рекомендуемые ставки адвокатского вознаграждения, утвержденные адвокатской палатой субъекта РФ»4.

В разделе «06 Учет и отчетность адвокатского кабинета» в начале года также целесообразно, на мой взгляд, сформировать следующие папки:

  • «06_05 Счета, выставляемые доверителям» (здесь же при необходимости можно сохранить и «Журнал (книгу) регистрации счетов»);
  • «06_07 Книга учета доходов и расходов адвоката»5;
  • «06_08 Акты к соглашениям об оказании юридической помощи» (здесь же при необходимости можно сохранить и «Журнал (книгу) регистрации актов к соглашениям об оказании юридической помощи»).

В заключение добавлю, что если в адвокатском кабинете делопроизводство не полностью цифровое, параллельно придется оформлять «дела-накопители» традиционного типа в соответствии с номенклатурой дел кабинета.


1 См., в частности, публикации в «АГ»: «Уничтожить нельзя сберечь» и «Систематизация документов в адвокатском кабинете».

2 Речь идет только о номенклатуре дел адвокатского кабинета без наемных работников.

3 Папки открываются в соответствии с адвокатской специализацией.

4 Не во всех адвокатских палатах субъектов РФ утверждены минимальные рекомендованные ставки.

5 О ее ведении читайте в материале «Как адвокату-“кабинетчику” рассчитать платежи по НДФЛ в 2022 году».

Рассказать:
Другие мнения
Старченко Виталий
Старченко Виталий
Адвокат АП Ставропольского края
Ненадлежащее оказание юридической помощи: сложности толкования и оценки
Методика адвокатской деятельности
Спорные вопросы основания гражданско-правовой ответственности адвоката
16 апреля 2024
Романова Валерия
Романова Валерия
Адвокат АП г. Москвы, к.ю.н., доцент НИУ ВШЭ и РАНХиГС
Ознакомление адвоката с материалами дела – не право, а обязанность
Профессиональная этика
Совет АПГМ напомнил важные постулаты защиты, в том числе по назначению
09 апреля 2024
Кокин Алексей
Кокин Алексей
Председатель Квалификационной комиссии Палаты адвокатов Самарской области
Устранить процессуальные неопределенности
Профессиональная этика
Внесение изменений в КПЭА представляется несколько преждевременным
26 марта 2024
Трубецкой Никита
Трубецкой Никита
Вице-президент АП Ставропольского края
Задуматься о точечных изменениях
Профессиональная этика
О необходимости обжалования назначенным адвокатом судебных актов с точки зрения возможного привлечения к дисциплинарной ответственности
26 марта 2024
Трубецкой Никита
Трубецкой Никита
Вице-президент АП Ставропольского края
Задуматься о точечных изменениях
Профессиональная этика
О необходимости обжалования назначенным адвокатом судебных актов с точки зрения возможного привлечения к дисциплинарной ответственности
12 марта 2024
Шорыгин Константин
Адвокат АП Московской области, АБ «Бельский и партнеры», аспирант кафедры адвокатуры Университета имени О.Е. Кутафина (МГЮА)
Воспрепятствование деятельности адвоката-защитника
Профессиональная этика
Понятие и противодействие
12 марта 2024
Яндекс.Метрика