Как начать делопроизводственный год

Особенностью нынешнего времени является неуклонный переход от бумажного делопроизводства к цифровому. Этот переходный период требует прочного знания всех видов делопроизводства – как традиционных, так и современных, цифровых.

Об основах «бумажного» делопроизводства я писал ранее¹. Сегодня хочу поделиться опытом организации делопроизводства в адвокатском кабинете – как на бумажной основе, так и в электронном формате.

Напомню, что основой систематизации текущих документов адвоката является номенклатура дел (например, в своем производстве я использую такую).

Основные разделы номенклатуры дел и сами дела органично вписываются в систему организации папок и документов на компьютере. К примеру, как в номенклатуре дел, так и на компьютере можно завести в каталоге папку «2024 год».

В номенклатуре дел адвокатского кабинета² дела целесообразно систематизировать по 10 разделам:

• Организация деятельности адвокатского кабинета
• Правовая основа деятельности адвокатского кабинета
• Оказание юридической помощи
• Планирование деятельности адвокатского кабинета
• Финансирование деятельности адвокатского кабинета
• Учет и отчетность адвокатского кабинета
• Информационная деятельность адвокатского кабинета
• Материально-техническое обеспечение деятельности
• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
• Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций.

В папке «2024» последовательно вносятся наименования указанных разделов с соответствующими индексами: 01, 02, 03, 04 и т.д.

Начало года, как правило, также требует создания иных традиционных папок, документы из которых в том или ином виде отложатся в текущем традиционном делопроизводстве адвокатского кабинета. Так, в дела «01_07 Свидетельства (уведомления) о постановке адвоката на налоговый учет в налоговые органы», «01_09 Документы о создании и прекращении деятельности адвокатского кабинета» из прошлых лет переносятся оцифрованные копии свидетельств о постановке адвоката на налоговый учет, удостоверения адвоката, паспорта (для доверенностей). В папках «01_25 Журнал регистрации входящих документов» и «01_26 Журнал регистрации исходящих документов» помещаются соответствующие журналы. Папка «02_04 Документы о повышении квалификации адвоката» служит в том числе для хранения сертификатов ФПА РФ об участии в вебинарах, которые рассылаются участникам в цифровом виде. Также востребованными являются папки «02_08 Соглашения об оказании юридической помощи», «02_09 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи» и «03_Оказание юридической помощи».

Если в текущем году ведение делопроизводства по отдельным разделам не планируется, я их не создаю.

Внутри третьего раздела «03_Оказание юридической помощи» формируются папки с индексами номенклатуры дел, например:

• «03_01 Письменные консультации, заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера, составленные адвокатом»;
• «03_02 Журнал регистрации устных и письменных консультаций»;
• «03_03 Дела, рассматриваемые в Европейском суде по правам человека»³;
• «03_04 Дела, рассматриваемые в Конституционном Суде Российской Федерации»;
• «03_07 Административные дела»;
• «03_08 Арбитражные дела»;
• «03_09 Гражданские дела»;
• «03_10 Дела об административных правонарушениях»;
• «03_11 Уголовные дела».

Если ранее папки (дела) с адвокатскими производствами не были систематизированы согласно номенклатуре дел, то дела, не оконченные производством в 2023 г., переносятся в соответствующие папки (дела) третьего раздела «03_Оказание юридической помощи».

Наименование папкам целесообразно указывать с учетом специфики дела. Так, для уголовных дел и дел об административных правонарушениях достаточно фамилии доверителя и его инициалов (если встречаются однофамильцы) либо указания на соответствующую статью кодекса и ее часть (например, «Демидов 228_1», «Демидов_А_В», Васильев «5_27_1»).

Для административных, арбитражных и гражданских дел удобнее указывать наименование сторон по делу: истца и ответчика, а если доверитель выступает в деле в качестве третьего лица, то и его наименование («Демидов к Иванову»).

При наличии нескольких однородных дел с участием тех же сторон я добавляю в название папки номер дела, присвоенный в суде (например, «Демидов к Иванову 0336», «Демидов к Иванову 1303»).

Если доверитель имеет статус индивидуального предпринимателя, то в наименовании административных, арбитражных и гражданских дел этот статус имеет смысл указать («Демидов к ИП Иванову»).

Внутри папки с наименованием дела я, как правило, создаю следующие папки:

• для административных, арбитражных и гражданских дел: «Материалы дела (копия соответствующего судебного дела “от корки до корки”)», «Первая инстанция», «Взыскание судебных расходов», «Апелляционная инстанция», «Кассационная инстанция»;
• для уголовных дел – дополнительно папку «Предварительное расследование».

Если доводится участвовать в судопроизводстве по назначению и на начало года имеется задолженность по оплате труда адвоката, я завожу папку «03_11 Переписка по ведению дел по назначению и оказанию бесплатной юридической помощи», куда помещаю письма о погашении задолженности по оплате юридической помощи по назначению, бланк письма адвоката (чтобы не искать его в других папках), а также бланки (образцы) заявлений об оплате труда адвоката.

Раздел «04 Планирование деятельности адвокатского кабинета» в начале года можно дополнить папками «04_03 Оперативные (квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета» и «04_04 Рекомендуемые ставки адвокатского вознаграждения, утвержденные адвокатской палатой субъекта РФ»⁴.

В разделе «06 Учет и отчетность адвокатского кабинета» в начале года также целесообразно, на мой взгляд, сформировать следующие папки:

• «06_05 Счета, выставляемые доверителям» (здесь же при необходимости можно сохранить и «Журнал (книгу) регистрации счетов»);
• «06_07 Книга учета доходов и расходов адвоката»⁵;
• «06_08 Акты к соглашениям об оказании юридической помощи» (здесь же при необходимости можно сохранить и «Журнал (книгу) регистрации актов к соглашениям об оказании юридической помощи»).

В заключение добавлю, что если в адвокатском кабинете делопроизводство не полностью цифровое, параллельно придется оформлять «дела-накопители» традиционного типа в соответствии с номенклатурой дел кабинета.