Как завершить делопроизводственный год

Несмотря на активное внедрение в адвокатскую деятельность информационных технологий, она в значительной степени остается и «бумажной», и письменной.

Особенностью настоящего времени является неизбежный переход от бумажного делопроизводства к цифровому, при этом «переходный период» требует прочного знания всех видов делопроизводства – как традиционных, так и цифровых.

Отгремели новогодние салюты, а залежи документов и дел, оконченных производством в 2023 г., не исчезли. О том, какие документы образуются в деятельности адвоката-«кабинетчика», я писал в 2022 г.

Например, в моем текущем делопроизводстве документы хранятся в прозрачных «файлах», которые, в свою очередь, собраны в дела согласно номенклатуре дел.

Документы прошлого года

Все документы 2023 г., оконченные делопроизводством, извлекаются из «файлов» и подшиваются в «дела» согласно номенклатуре дел.

Поскольку обложки дел временного хранения я оформляю в течение года, формирование «дел» сложности не представляет. Внутри «дел» документы систематизируются по хронологическому принципу, а при необходимости и по тематическому (например, в досье по стадиям рассмотрения дела).

Если в течение календарного года делопроизводство велось согласно номенклатуре дел адвокатского кабинета, то обработка и систематизация документов, как правило, не составляют труда и не занимают много времени.

Напомню, что в номенклатуре дел адвокатского кабинета дела целесообразно систематизировать по 10 разделам:

• Организация деятельности адвокатского кабинета
• Правовая основа деятельности адвокатского кабинета
• Оказание юридической помощи
• Планирование деятельности адвокатского кабинета
• Финансирование деятельности адвокатского кабинета
• Учет и отчетность адвокатского кабинета
• Информационная деятельность адвокатского кабинета
• Материально-техническое обеспечение деятельности
• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
• Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций.

При этом документы далеко не всех разделов и дел номенклатуры могут потребовать систематизации и оформления в 2024 г. Остановлюсь на самых типичных: решения собрания (конференции) адвокатов; решения и распоряжения совета адвокатской палаты, ревизионной и квалифкомиссий, иных органов палаты. Если довелось быть делегатом собрания (конференции) адвокатов, то в указанную группу стоит включить документы – как выданные при регистрации (на бумажном носителе), так и присланные в цифровом формате. Если часть указанных документов содержат сведения об адвокате, данные документы видится целесообразным извлечь из общей массы и хранить постоянно. Оставшаяся часть подшивается с указанием на обложке срока хранения: «до минования надобности».

Соглашения об оказании юридической помощи я храню в отдельной папке и по окончании календарного года подшиваю их в одно дело – в порядке хронологии. Многие коллеги подшивают соглашения в адвокатские производства (досье). Думаю, это разумно, если речь идет о соглашении на участие адвоката в конкретном деле, однако если соглашение заключается на сопровождение деятельности юридического лица, такой вариант, на мой взгляд, менее удобен.

«Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи» у меня остается в цифровом виде, так как нет необходимости его выгружать и распечатывать.

Далее следуют «Корешки ордеров (ордерские книжки)», если они не включены в состав адвокатских производств (дел) (чаще всего такое бывает, когда адвокатское производство ведется полностью в цифровом формате). По окончании года они подшиваются в одно «дело» по хронологии.

Доверенности, выданные доверителями, по завершении производства по делу должны быть незамедлительно возвращены доверителям¹. На практике это требование не всегда получается исполнить, поэтому в своей практике я подшиваю доверенности в отдельное дело и храню до востребования.

Адвокатские запросы и ответы на них, если они не включены в состав адвокатских производств (дел), подшиваются по хронологии запросов; за запросом стоит подшивать ответ. Адвокатские запросы и ответы на них, – если адвокатское производство ведется в цифровом виде либо адвокатский запрос оформляется не по конкретному делу, а при сопровождении деятельности юрлица или индивидуального предпринимателя, – хранятся отдельно. Журнал регистрации адвокатских запросов у меня, например, остается в цифровом виде, поскольку нет необходимости его выгружать, распечатывать, подшивать и оформлять отдельным делом.

Адвокатское производство (досье, «дело») – пожалуй, самая объемная часть делопроизводства адвокатского кабинета.

«Бумажная» часть адвокатского производства у меня проходит следующие стадии.

• при производстве по делу документы хранятся в «файлах» в папке. По завершении производства по делу «файлы» с документами вынимаются из папок и перемещаются в папки-накопители по категории дел («03_07 Административные дела»; «03_08 Арбитражные дела»; «03_09 Гражданские дела»; «03_10 Дела об административных правонарушениях»; «03_11 Уголовные дела») и по наименованию доверителей (в алфавитном порядке).

По окончании года я оцениваю объем бумажных документов, оставляя в одном деле не более 250 листов (4 см в толщину).

Документы достаются из «файлов». Затем я провожу «предварительную экспертизу ценности» документов. Из «дел» извлекаются: конверты и сопроводительные письма², черновики и вторые экземпляры документов. Оставшиеся документы систематизируются по хронологии, затем подшиваются. На обложке «дела» указываются: даты начала формирования дела и его завершения (как правило, это дата вступления судебного акта в силу, если не было кассационного обжалования), срок хранения.

В соответствии с Методическими рекомендациями по ведению адвокатского производства, утвержденными Советом Федеральной палаты адвокатов РФ 11 июня 2010 г. (протокол № 5), в редакции от 28 сентября 2016 г. (протокол № 7) адвокатские производства рекомендуется хранить не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. Мой опыт показывает, что адвокатское производство целесообразно хранить не менее пяти лет.

В отдельное «дело» формируется «Переписка по ведению дел по назначению и оказанию бесплатной юридической помощи». Документы подшиваются в хронологическом порядке по принципу: письмо – ответ.

Планы работы я оформляю в цифровом виде, но для контроля и наглядности распечатываю на бумаге – так удобнее делать заметки по выполнению пунктов плана или их корректировке.

Порой по итогам года, собрав планы работы воедино, понимаешь, как можно было оптимизировать работу, да «поезд уже ушел».

Отдельная история с первичными учетными и связанными с ними документами (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка). В течение года я формирую их в файлах по следующим группам профессиональных расходов:

• амортизационные начисления;
• взносы на содержание адвокатских палат;
• информационные услуги;
• канцелярские расходы;
• расходы на обязательное страхование;
• расходы на литературу;
• расходы на повышение квалификации;
• расходы на поездки;
• расходы на содержание адвокатского кабинета;
• почтовые расходы;
• транспортные расходы, включая расходы на общественный транспорт, такси, аренду ТС;
• банковские услуги;
• услуги связи, включая мобильную и стационарную связь, интернет и кабельное телевидение;
• хозяйственные расходы;
• юридические услуги.

Указанные документы по истечении года я не подшиваю, а продолжаю хранить в «файлах», так как подшивать их не столько тяжело (из-за размера чеков и квитанций) сколько, на мой взгляд, нецелесообразно.

Особого внимания заслуживает оформление документов, если адвокат, осуществляющий деятельность в форме адвокатского кабинета, подобно юридическим лицам решит вести кассу адвокатского образования. В таком случае представляется целесообразным оформить следующие четыре дела:

• Приходные кассовые ордера
• Расходные кассовые ордера
• Книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
• Кассовая книга.

Напомню, что налоговая декларация адвоката по форме 3-НДФЛ за 2023 г. составляется до 30 апреля 2024 г. Распечатывать ее в бумажном виде необязательно. В бумажном виде налоговая декларация по форме 3-НДФЛ может быть подшита вместе с заявлениями и документами – основаниями для предоставления стандартных, социальных и имущественных вычетов.

Счета, выставленные доверителям, и журнал их регистрации я веду в цифровом формате. Подписанные и заверенные печатью адвокатского кабинета счета высылаю доверителям в бумажной и электронной формах, поэтому хранить их в бумажном виде, на мой взгляд, нет необходимости.

Книгу учета доходов и расходов адвоката я оформляю в цифровом виде и по окончании календарного года распечатываю в двух экземплярах: для себя и для налоговой инспекции. Доводилось слышать от коллег, что они не представляют в налоговую инспекцию Книгу учета доходов и расходов адвоката. Считаю, это неконструктивно, так как обязанность представить книгу прямо указана в НК РФ³ – налоговая инспекция в любом случае напомнит об этом и придется тратить лишний день на поход в инспекцию.

Акты к соглашениям об оказании юридической помощи я оформляю в течение 20 лет своей адвокатской практики. Акт – это итоговый документ и своеобразная «индульгенция» адвокату на случай, если доверитель решит оспорить объем оказанной ему юридической помощи. Акты подшиваются в «дело» по хронологическому принципу.

Журнал регистрации актов к соглашениям об оказании юридической помощи я веду исключительно в цифровом формате и по итогам года не распечатываю, а храню в памяти компьютера.

«Экспертиза ценности» документов прошлых лет⁴

Что касается сроков хранения документов адвокатского кабинета, представляется целесообразной следующая градация: год, три года, пять лет. О документах, требующих более длительных сроков хранения, стоит позаботиться отдельно⁵.

Для удобства работы с документами с истекшими сроками хранения я составил соответствующую таблицу. Так, в 2024 г. подлежат списанию дела и документы со сроками хранения: один год (за 2022 г.), три года (за 2020 г.) и пять лет (за 2018 г.)⁶.

К первой группе документов (со сроком хранения один год) относятся:

• документы дисциплинарного производства в отношении адвоката;
• гарантийные талоны на технику, оборудование адвокатского кабинета.

Во вторую группу (срок хранения три года) входят:

• описи дел адвокатского кабинета свыше 10 лет срока хранения (при наличии);
• рекомендуемые ставки адвокатского вознаграждения, утвержденные адвокатской палатой субъекта РФ;
• эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) на технику, оборудование адвокатского кабинета.

Третью – наиболее обширную – группу (срок хранения пять лет) составляют:

• приказы (распоряжения) адвоката по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним;
• доверенности, выданные адвокатом, документы об их отзыве;
• документы о деятельности адвокатского кабинета, включая информационную деятельность;
• переписка по основной деятельности;
• документы проверки деятельности адвокатского кабинета;
• документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке и третейскими судами;
• обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению;
• копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним;
• договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства;
• переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• выписки из реестра адвокатов субъекта РФ на адвоката;
• документы о повышении квалификации и совершенствовании профессионального мастерства;
• документы об изменении членства в адвокатской палате, приостановлении (прекращении) статуса адвоката;
• документы об участии адвоката в общественных объединениях адвокатов;
• соглашения об оказании юридической помощи;
• журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи;
• корешки ордеров (ордерские книжки), если они не включены в состав адвокатских производств (дел);
• невостребованные доверителями доверенности (в случае невозможности их возвращения доверителям);
• адвокатские производства (дела);
• переписка, связанная с оказанием юридической помощи по назначению и БЮП;
• договоры банковского счета;
• кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником обязательств;
• документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах, перерасчетах;
• документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности;
• документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности;
• первичные учетные и связанные с ними документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка);
• кассовая книга;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера;
• книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
• копии квитанций об оплате юридической помощи (переписка по вопросам бухгалтерского учета и оплате юридической помощи хранится пять лет);
• налоговая декларация по форме 3-НДФЛ;
• книга учета доходов и расходов;
• документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов;
• акты списания книг и периодических изданий справочно-информационного фонда, библиотеки адвокатского кабинета;
• договоры энергоснабжения;
• договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;
• договоры ОСАГО владельцев транспортных средств;
• путевые листы;
• договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи;
• сертификаты ключа проверки электронной цифровой подписи;
• договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи;
• договоры на оказание охранных услуг;
• журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них;
• списки противопожарного оборудования и инвентаря.

По итогам работы имеет смысл составить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, – он поможет защититься от претензий третьих лиц. Акт составляется на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, и номенклатуры дел адвокатского кабинета. В акте указываются: номер пункта; заголовок дела; год; количество единиц хранения (томов); срок хранения и номера статей по перечню. В примечании могут указываться индексы дел (по номенклатуре дел адвокатского кабинета). Пример такого акта представлен в таблице.

Под актом указывается (цифрами и прописью) количество выделенных единиц хранения (например, за 2018–2022 гг.). Акт подписывается адвокатом, после чего указывается, например, что документы в количестве (цифрами и прописью) единиц хранения на бумажном носителе весом (цифрами и прописью) кг уничтожены путем сожжения.

Наиболее сложной является «экспертиза ценности» документов адвокатского производства перед их утилизацией.

Кто-то просто уничтожает все дела.

Поделюсь собственным опытом. Из адвокатских производств по уголовным делам и материалам я извлекаю судебные акты, которые в дальнейшем систематизирую по статьям Уголовного, Уголовно-процессуального и Уголовно-исполнительного кодексов РФ и храню для использования в практической деятельности. Поскольку в большинстве уголовных дел я участвую в качестве защитника по назначению, судебные акты в основном отражают практику одного районного суда и краевого суда, что помогает при осуществлении защиты по аналогичным делам.

Из адвокатских производств по арбитражным и гражданским делам извлекаю судебные акты по своей специализации (трудовое право, защита прав потребителей, гражданское право, взыскание убытков и компенсации морального вреда, наследственное и семейное право, авторское право) и систематизирую их по статьям и частям Гражданского, Трудового, Семейного, а также Арбитражного процессуального и Гражданского процессуального кодексов РФ⁷.