Документы – под надежной защитой

Вопросы, связанные с ведением адвокатского производства, подробно изложены в Методических рекомендациях, утвержденных Советом Федеральной палаты адвокатов РФ 11 июня 2010 г. (Протокол № 5) в редакции от 28 сентября 2016 г. (Протокол № 7, далее – Методические рекомендации), основой которых стали Методические рекомендации о составлении адвокатом производства по уголовному делу, утвержденные Министерством юстиции СССР в 1975 г.

Хочу поделиться опытом их применения на примере своей адвокатской практики.

Авторы публикаций, посвященных адвокатскому производству¹, сходятся во мнении (и я с ними согласен), что адвокатское производство – это одновременно и процесс, и результат работы адвоката по делу, и гарантия от привлечения его к ответственности, и защита от незаконного изъятия документов, входящих в адвокатское производство.

В Методических рекомендациях указано, в частности, что они были разработаны ФПА в целях оказания методической помощи адвокатам в формировании адвокатского производства при осуществлении защиты или представительства и содержат рекомендации по составлению и ведению адвокатского производства только по уголовным и гражданским делам. Также в документе обращено внимание: «В связи с многообразием форм юридической помощи, оказываемой адвокатами, – ведение дел в иных видах судопроизводства, представительство в органах государственной власти и местного самоуправления, юридическое сопровождение предпринимательской деятельности – данные рекомендации не преследуют цели охватить все отрасли права и не могут носить исчерпывающего характера. В случае ведения адвокатом производства в иных отраслях права настоящие рекомендации подлежат применению по аналогии».

Необходимо отметить, что специфика дел, рассматриваемых в Конституционном Суде РФ и конституционных (уставных) судах субъектов Федерации, административных дел и дел об административных правонарушениях, безусловно, отражается на документальном составе адвокатских производств по ним.

На состав документов адвокатского производства влияют нормы процессуального права и соответствующие кодексы, распределение бремени доказывания по различным категориям дел. На документальном составе адвокатского производства по отдельным категориям дел (например, гражданских) отражается их специфика: собственно гражданские и арбитражные дела, семейные и трудовые споры, дела особого производства и т.д. Документальный состав адвокатского производства в гражданских делах зависит от соответствующей отрасли гражданского права: недействительность сделок, корпоративные споры, споры о собственности, неосновательное обогащение, наследственные дела, авторское право и т.п.

В соответствии с п. 1 ст. 7 Закона об адвокатуре и п. 1 ст. 8 КПЭА адвокат обязан честно, разумно, добросовестно, квалифицированно исполнять профессиональные обязанности. Добросовестное и результативное исполнение адвокатом профессиональных обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, в том числе без изучения его материалов (как указано в Методических рекомендациях, под материалами понимаются любые документы и их копии, любые относящиеся к поручению записи, выписки, содержащие любую информацию по делу, на бумажных и иных носителях (фотопленка, цифровые носители информации и т.д.)) и ведения адвокатом записей.

Согласно Методическим рекомендациям все относящиеся к делу материалы должны храниться в специальном производстве, условно называемом адвокатским досье.

При ведении административных, гражданских, дел об административных правонарушениях и уголовных дел, находящихся в производстве адвоката, как правило, применяются термины «адвокатское производство», «адвокатское досье» (я, например, использую термин «Дело»).

Хотя законодательство об адвокатуре прямо не обязывает адвоката вести адвокатское производство, необходимость его ведения, как указано в Методических рекомендациях, следует из содержания п. 3 ст. 8 Закона об адвокатуре, в соответствии с которой полученные в ходе оперативно-розыскных мероприятий или следственных действий сведения, предметы и документы могут быть использованы в качестве доказательств обвинения только в тех случаях, когда они не входят в производство адвоката по делам доверителей (выделено мной. – А.О.).

Ведение адвокатского производства является необходимым также по смыслу п. 9 ст. 6 КПЭА: «В целях сохранения профессиональной тайны адвокат должен вести делопроизводство отдельно от материалов и документов, принадлежащих доверителю. Материалы, входящие в состав адвокатского производства по делу, а также переписка адвоката с доверителем должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него».

Примерное содержание адвокатского производства приведено на рисунке (центральная часть, где пересекаются три окружности).

Согласно Методическим рекомендациям адвокатское производство ведется в целях наиболее удобной для адвоката организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации. Правильно составленное и оформленное адвокатское производство может помочь адвокату по другим аналогичным делам – например, при анализе нормативного материала и судебной практики, выработке позиции по делу, способах доказывания и т.д.

Кроме того, как указано в документе, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания квалифицированной юридической помощи, а также служит доказательством качества и объема работы адвоката, в том числе в спорах доверителя с адвокатом о размерах вознаграждения за оказанную юридическую помощь. Там же отмечается: «Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны, так как содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения. Обязанность ведения адвокатского производства обусловливается необходимостью представления упорядоченной картины осуществляемой адвокатом деятельности. Отсутствие адвокатского производства в случае, когда возникает необходимость оценки объема и качества работы адвоката, является одним из оснований признания его работы недобросовестной».

Во избежание возникновения конфликтов и споров по поводу возможной утраты оригинальных документов адвокатам рекомендуется «по возможности не хранить оригиналы предоставленных доверителям документов, а снимать с них копии и помещать их в адвокатское производство. Оригиналы документов целесообразно затребовать у доверителя по мере необходимости, когда они должны быть представлены в суд или иные органы».

Обычно, если доверитель не участвует в процессе, то на предварительное судебное заседание я беру у него подлинники документов, приложенные к исковому заявлению или к отзыву на исковое заявление, и после заверения копий документов судьей в тот же день возвращаю оригиналы доверителю.

Хорошо, что в арбитражном процессе подлинники документов, как правило, не нужны – доверитель сам изготовляет и заверяет копии необходимых документов, а если что-то пропустил, то высылает копии мне, и я сам заверяю их.

Также Методическими рекомендациями адвокатам рекомендовано письменно (как представляется, путем составления актов приема-передачи) фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот. В документе отмечается, что адвокатское производство оформляется со дня принятия поручения от доверителя.

В литературе, приведенной в первой сноске к публикации, содержатся примеры оформления титульных и справочных листов адвокатского производства – все это делается адвокатом индивидуально, с учетом профессионального опыта и категории дела. Например, я храню документы адвокатского производства в прозрачных «файликах», особенно копии судебных актов, которые могут пригодиться для подачи апелляционных, кассационных и надзорных жалоб². «Файлики» подшиваются в папки-скоросшиватели, объем которых зависит от объема документов.

Согласно Методическим рекомендациям на лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться:

• наименование адвокатского образования;
• фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
• Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
• номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления:
• дата принятия поручения;
• номер ордера адвоката и дата его выдачи;
• наименование органа, в производстве которого находится дело;
• уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.

К примеру, у меня на обложке «Дела» указано: «Адвокат Александр Николаевич Онучин, осуществляющий деятельность в форме адвокатского кабинета (регистрационный № 59/902 в реестре адвокатов Пермского края)». Далее следуют: номер дела, присвоенный судом или иным органом; указание на категорию дела (административное, гражданское, об административном правонарушении, уголовное); наименование (фамилия, имя, отчество) доверителя; наименование (фамилия, имя, отчество) другой стороны (сторон); дополнительные сведения (уголовно-правовая, административная квалификация деяния или характер исковых требований); наименование органа по рассмотрению дела; даты начала формирования дела и его окончания (последнее для определения срока хранения); срок хранения законченного дела³.

Также Совет ФПА рекомендует иметь на лицевой стороне адвокатского производства гриф: «Адвокатское производство – содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения». Это необходимо для четкого обозначения того, что на материалы (информацию), включенные в адвокатское производство, распространяется действие адвокатской тайны (в ред. Решения Совета ФПА от 28 сентября 2016 г., протокол № 7), подчеркивается в документе.

Например, на обложке дел, которые находятся в моем адвокатском производстве, содержится надпись прописными буквами крупным (размер № 16) полужирным шрифтом: «АДВОКАТСКАЯ ТАЙНА».

В Методических рекомендациях также указано: «На внутренней стороне папки должны быть обозначены перечень содержащихся в производстве материалов (опись), а также в хронологическом порядке действия по выполнению поручения и их результаты»⁴.

Адвокатское производство Советом ФПА рекомендовано вести на бумажных носителях: «Как показывает практика, для работы с материалами дела в судебном заседании производство на бумажных носителях является наиболее удобным. Наряду с этим допускается ведение адвокатского производства на цифровых носителях информации. Это может быть более целесообразно в случаях, когда материалы дела имеют большой объем, делающий невозможным либо проблематичным хранение такого количества документов и их транспортировку в суд или иные органы на бумажных носителях».

Так, одно из недавних уголовных дел, в котором я выступал защитником по назначению, состояло из 116 эпизодов по ч. 1 ст. 158 УК РФ и, соответственно, 52 томов дела, заботливо переплетенных следователем с составлением внутренней описи. В 2023 г. автоматизированная система распределения дел по назначению порадовала меня приглашением к участию в уголовном деле с 14 подсудимыми и 35 томами дела.

В Методических рекомендациях также указано, что адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения; порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом. Например, мой опыт показывает, что адвокатское производство целесообразно хранить пять лет⁵.

Поделюсь также примерами организации адвокатских производств по устным и письменным консультациям, составлению правовых документов (договоры, уставы, письма, заявления, ходатайства).

Адвокатские производства по устным консультациям веду в форме журнала регистрации устных консультаций, где отмечаются номер и дата обращения, Ф.И.О. доверителя (наименование и реквизиты юридического лица), контактные данные, краткое содержание обращения, стоимость устной консультации. Устные консультации по вопросам трудового права (как и устные консультации для коллег-адвокатов) даю безвозмездно, без отметок в журнале, в том числе об оплате. Адвокатские производства по письменным консультациям дополняются письменным ответом со ссылками на законы и по необходимости на нормативные правые акты и судебную практику.

Иногда письменные консультации оформляются в виде писем доверителю. Приведу пример такого письма.

«Вопрос: Работник не вышел на работу после праздника в честь 1 мая (совершил прогул). В объяснительной он написал, что отсутствовал на работе без уважительных причин. Последняя рабочая смена у него была 28 апреля, затем 29, 30 апреля и 1 мая он отдыхал, а со 2 мая не вышел на работу. Какую дату увольнения следует указать в приказе?

Дело в том, что в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

Статьей 121 ТК предусмотрено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха.

Почему в таком случае датой прекращения трудовых отношений является последний рабочий день увольняемого работника (до начала выходных дней), а не последний выходной (праздничный) день, непосредственно предшествовавший дню прогула?

Ответ:

В силу подп. “а” п. 6 ч.1 ст. 81 ТК трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Согласно ч. 1 ст. 192 ТК за совершение дисциплинарного проступка – то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей – работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. К дисциплинарным взысканиям (ч. 3 ст. 192 ТК), в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным п. 5, 6, 9, 10 ч. 1 ст. 81, п. 1 ст. 336 или ст. 348.11 Кодекса, а также п. 7, 7.1 или 8 ч. 1 ст. 81 в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия либо, соответственно, аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК). Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не представлено, составляется соответствующий акт.

В силу ст. 84.1 ТК:

• прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения). В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись;
• днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

Из системного толкования указанных норм следует, что на основании подп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК работника можно уволить только при соблюдении требований, предусмотренных ст. 192 и 193 Кодекса, то есть работник должен появиться на работе у работодателя для наложения дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

Из вопроса следует, что работник появился в какой-то день в мае и написал объяснительную. Следовательно, требования ст. 192 и 193 ТК выполнены.

Приказ об увольнении может быть издан в день получения объяснительной от работника, а вот днем увольнения будет его последний день работы (если он не осуществлял трудовые функции в день увольнения).

Таким образом, дата прекращения трудовых отношений – последний рабочий день увольняемого работника (до начала выходных дней), а не последний выходной (праздничный) день, непосредственно предшествовавший дню прогула, так как ст. 121 ТК регулирует институт ежегодного оплачиваемого отпуска, а не институт прекращения трудового договора.

С уважением, адвокат (подпись) А.Н. Онучин».

В заключение приведу примеры содержания адвокатского производства по составлению и (или) экспертизе правовых документов (договоры, уставы, письма, заявления, ходатайства). Туда, в частности, советую включать: копии документов сторон договора, копии документов представителей сторон с подтверждением их полномочий на заключение договора, выписки из ЕГРЮЛ (ИП), копии документа (документов) для определения предмета договора, проект договора, замечания, переписку, а также окончательный вариант договора (с протоколом разногласий или без).

В состав адвокатского производства по внедрению эффективных контрактов в бюджетных учреждениях советую включать: выписки из отраслевых законов и нормативных правовых актов, регулирующих время труда и отдыха работников, систему оплаты труда; из государственного (муниципального) заказа учреждению; копии устава учреждения, документа о назначении руководителя, коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и стимулирующих выплатах, приказов об их назначении, штатного расписания, должностных инструкций; выписку из ЕГРЮЛ; результаты анализа заключенных трудовых договоров и допсоглашений к ним; проекты эффективных контрактов по категориям работников (руководители и главные специалисты, руководители структурных подразделений, основные работники (например, педагогические, научные или медицинские), административный и технический (вспомогательный) персонал); проекты приказа о введении и утверждении формы эффективных контрактов, уведомлений работникам об изменении условий трудового договора; проекты дополнительных соглашений к нему; проекты новых положений об оплате труда и стимулирующих выплатах; копии мотивированного мнения (решения о согласовании) представительного органа работников по проектам локальных нормативных актов.

Продолжение следует.