12 марта на сайте «Адвокатской газеты» была опубликована заметка «Адвокаты разработали систему для оптимизации работы», посвященная созданной нами системе учета рабочего времени.
Надо признаться, отклик на публикацию превзошел самые смелые ожидания. За три дня мы получили более 75 заявок на тестовое использование системы и создали 10 выделенных серверов для коллег.
Воодушевленные таким интересом со стороны профессионального сообщества, мы решили продолжить серию публикаций про «А2.Тайм» и ответить на вопросы и конструктивную критику первых пользователей системы.
Так как изначально «А2.Тайм» создавалась нашей командой «под себя», мы решили посвятить несколько абзацев описанию логики ее внутренних процессов, чтобы было понятно, как она работает.
Как уже говорилось в первой публикации, нами не ставилась задача создать систему управления проектами или CRM. Мы хотели сделать учет времени простым и гибким, следуя при этом специфике работы небольшой юридической фирмы.
Для начала мы определили два функциональных раздела – основной и дополнительный. Основной раздел предельно простой – учет времени юристом по конкретному проекту. Мы намеренно отказались от «таймеров работы», так как учет времени «до секунды» на практике обычно не нужен. Вместо этого мы поставили себе задачу интегрировать систему с Outlook, которым мы пользуемся, чтобы время автоматически переносилось из рабочего календаря. Как правило, наши сотрудники заносят время в систему раз в неделю или даже раз в месяц. Мы ставили себе задачу сделать «сквозной» учет времени, т.е. фиксировать в том числе и непроизводительное время юристов. Потому что только так можно по-настоящему оценить эффективность того или иного проекта. Так появились три категории времени: «затраченное» – то время, которое сотрудник потратил на выполнение задания; «утвержденное» – та часть времени из затраченного, которую подтвердил руководитель; «время для клиента» – та часть времени, которую должен оплатить доверитель.
Рядовой сотрудник – юрист – вправе вносить время, но не утверждать его, если только ему не предоставлены специальные права в проекте. Партнер или руководитель может видеть либо только свое собственное время, либо также время сотрудников, нажав соответствующий переключатель. И утверждать его – либо отдельно каждую запись, либо выделив несколько.
Для внесения времени необходимо создать «клиента» (существует форма для юридического и физического лица) и проект.
Проект может быть либо «внутренним» – так фиксируются те составляющие работы, которые не отражаются в счете клиента (предварительные встречи, обучение, отпуск, больничный, создание внутренних договоров и форм и т.п.), либо «для клиента». Для ведения «внутренних» проектов рекомендуется завести в системе «собственную организацию», как «клиента», и уже для нее создать соответствующие категории проектов. Также можно указать, к какой отрасли практики относится проект, чтобы впоследствии оценить, какое направление профессиональной работы приносит наибольший результат.
Исполнители, добавленные в проект, смогут вносить в него данные о времени. Если сотрудник не получил доступ к конкретному проекту, то он не будет отображаться у него в системе. При добавлении сотрудника можно назначить ему ставку по отдельному проекту, отличающуюся от его «базовой», присвоенной по умолчанию.
Важным моментом является возможность назначения одного или нескольких партнеров ответственными за проект. Это не очень актуально, если адвокат практикует в собственном кабинете, но при наличии двух или более партнеров позволяет учитывать доходы по конкретному проекту в той или иной пропорции между ними.
Также к конкретному проекту могут быть отнесены расходы, которые подлежат возмещению доверителем. При этом мы не ставили себе задачу создать систему финансового учета или бюджетирования и исходили именно из необходимости учета возмещаемых расходов (в нашем случае это обычно нотариальные расходы, расходы на переводы или оплату госпошлин), которые могут быть отнесены на доверителя.
После того как в систему занесены клиенты и их проекты, можно сделать по отдельному проекту отчет и посмотреть, сколько было затрачено времени и каким сотрудником. Ранее в своей работе мы нередко сталкивались с необходимостью многократно переделывать такие отчеты. Сначала утверждалось время сотрудника, затем вносилось в отчет, и только когда уже он просматривался, становилось понятно, что некоторые записи, например, задвоились. Если не по форме, то по сути. Или выявлялись ошибки и опечатки в описании работ. Либо становилось ясно, что общее количество времени значительно превысило заранее оговоренное с клиентом и т.п. Это приводило к тому, что отчеты «двигались по кругу»: утверждение времени – отчет – пересмотр отчета – его удаление – внесение изменений в записи о времени – новый отчет – новое утверждение... Чтобы решить эту проблему, мы связали готовые отчеты напрямую с базой данных. И теперь, видя в системе отчет, можно внести правку, поменять время, посмотреть итог – и потом уже утверждать.
Основным продуктом работы системы является как раз отчет о времени. Предполагается, что он в готовом виде выводится на печать, после чего передается бухгалтеру для формирования счета и отслеживания оплаты.
В качестве дополнительного функционала в «А2.Тайм» предусмотрены возможности создания отчетов об эффективности проектов, эффективности сотрудников, анализа выручки по клиентам и отраслям практики. Для реализации этих дополнительных функций в системе также предусмотрена возможность контроля за поступлением денежных средств, которая реализуется путем выставления счетов и учета оплаты по ним, но она, конечно, далеко не так совершенна, как аналогичный функционал профильных программ вроде 1С, над интеграцией с которой наша команда продолжает работать.
В заключение хотелось бы ответить на некоторые вопросы, которые возникли у первых пользователей. Самый важный из них касается соблюдения адвокатской тайны. При предоставлении доступа к системе мы создаем выделенный сервер вида xyz.a2time.ru и даем уникальные логин и пароль. В нашем понимании это защищает систему ровно настолько же, насколько защищен, например, адрес электронной почты на общедоступном сервере или файлы в облачном хранилище. Однако мы рассматриваем возможность введения усиленных механизмов криптографической защиты в перспективе. Впрочем, для ведения учета времени не обязательно раскрывать ключевые детали взаимоотношений с клиентами.
Также мы получили сразу несколько вопросов из разряда «А зачем вообще вы это сделали, есть решение такое-то…» Мы изучили разные варианты и пришли к выводу, что неспециализированные решения недостаточно удобны (например, полученный отчет надо выводить в стороннюю программу, там его дорабатывать и только потом использовать) и не ориентированы на юристов. А специализированные программы с не до конца понятным интерфейсом являются избыточно сложными и часто выстроены в другой логике, например ориентированы на продажи.
Мы благодарим ФПА, Андрея Владимировича Сучкова и «Адвокатскую газету» за предоставленную возможность публикации и оказанную поддержку.
Будем очень рады получить отзывы и предложения по совершенствованию системы от заинтересованных коллег.
