Мы начали работать в сфере юридического консалтинга в 2002 г. И одной из первых наших задач стал учет времени.
Необходимость в этом в тот момент появилась по двум причинам. Во-первых, даже если клиенты этого и не требовали, нам самим гораздо проще было объяснить им тарификацию, если мы могли внятно показать, что за «вот этим элементарным иском» стоит не один час работы. Во-вторых, ведение учета времени помогало и помогает нам до сих пор оценивать эффективность проектов и в том числе правильно формировать гонорары для проектов будущих. В последние два-три года работы к этому добавился еще один фактор: взыскать судебные расходы становится куда проще, если есть возможность принести в суд отчет, где указан весь объем работы с нужной детализацией.
На своем опыте мы быстро убедились, что наиболее актуален учет времени для проектов с фиксированной оплатой, так как именно в таких проектах «перерасход» часов и случается чаще всего.
Первоначально наша команда пользовалась элементарными Excel-таблицами. Затем мы протестировали несколько систем и пришли к выводу, что для нас и наших целей представленные на российском рынке продукты слишком уж сложны. Нам не требовались «управление проектами», «контроль загрузки» и прочие нужные и полезные для большой команды функции. Просто потому что в разное время команду составляли от 5 до максимум 25 юристов – как, пожалуй, и в подавляющем большинстве российских юридических фирм. Итогом стал проект по разработке собственной системы учета времени – «А2.Тайм», который мы начали в 2015 г.
При создании системы мы определили для себя несколько ключевых моментов, которые обязательно должны были в ней присутствовать.
Первое. «Сквозной» учет времени. То есть возможность учесть часы, не только потраченные на работу с клиентами, но и «непроизводительные», чтобы можно было подсчитать эффективность каждого сотрудника.
Второе. Синхронизация с календарями. Мы используем Outlook, но предусмотрели также синхронизацию с календарем Google и в перспективе iOS. Чтобы записи из календаря сами попадали в систему, и им оставалось только назначить клиента и проект.
Третье. Закрепление каждого проекта за одним или несколькими партнерами фирмы с указанием процента выручки. Чтобы была возможность распределять выручку по проекту между несколькими партнерами фирмы, а не только смотреть на загрузку сотрудников. Это критически важно именно для нашей системы распределения прибыли в фирме; кроме того, помогает объективно оценить эффективность каждого члена даже небольшого партнерства.
Четвертое. Так называемые «живые отчеты». Мы часто сталкивались с тем, что время и/или описание работ приходится править уже после того, как они попали в отчет. В системах, с которыми мы работали раньше, для этого приходилось удалять созданный отчет, вносить изменения в записи о времени и потом уже создавать новый. Мы сделали так, что изменения можно внести непосредственно в отчет перед его утверждением, и они автоматически отражаются в записи учета времени у юристов.
Пятое и последнее. Несмотря на то что время мы чаще вносим будучи перед экраном монитора рабочего компьютера, нам хотелось иметь возможность делать это из любого места через интернет. Потому мы сделали систему, которая работает через обычный браузер.
На создание «А2.Тайм» у нас ушло чуть более двух лет и еще около полугода – на доработку. Мы успешно используем систему вот уже на протяжении четырех месяцев в своей работе.
В какой-то момент пришла идея, что мы могли бы помочь широкому кругу профессионалов, предоставив «А2.Тайм» во всеобщее пользование. Одним из важных мотивов для нас была и остается поддержка начинающих коллег (мы слишком хорошо помним, как когда-то начинали с учета в Excel-табличках), поэтому было принято принципиальное решение: система должна быть всегда и полностью бесплатной для малых команд (до 3 пользователей), а при увеличении числа сотрудников в фирме плата не должна быть обременительной – 299 руб. за пользователя в месяц.
В настоящий момент существует возможность направить через сайт A2Time.RU запрос на подключение к системе. После получения запроса мы оперативно сделаем выделенный сервер, на котором хранятся только ваши записи. Доступ возможен через любой браузер с использованием логина и пароля.
В заключение хотелось бы выразить огромную признательность «Адвокатской газете» за эту публикацию, ФПА РФ и лично исполнительному вице-президенту Андрею Владимировичу Сучкову за оказанную поддержку и содействие. Мы искренне верим, что «А2.Тайм» сможет облегчить работу всех практикующих юристов и адвокатов. В будущих публикациях мы подробнее расскажем о программе.
