Систематизация документов в адвокатском кабинете

Использование основных принципов документооборота поможет адвокату управлять потоком информации

Ранее я делился опытом, как адвокат может сохранить результаты профессиональной деятельности и упорядочить свой архив. Сегодня предлагаю рассмотреть организацию делопроизводства и архива в адвокатском кабинете. Думаю, материал также будет полезен коллегам, которые являются членами вновь образованных адвокатских бюро или коллегий.

Виды документов, образующихся в деятельности адвоката, и сроки их хранения

Организация деятельности адвокатского кабинета

В этот раздел входят документы, формируемые в отдельные дела: федеральные законы, указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативные правовые акты (далее – НПА) и письма федеральных органов исполнительной власти, законы и НПА субъекта Федерации, НПА органов местного самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности (ст. 1–4 Перечня). Хранятся они до минования надобности. Документы, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), хранятся постоянно, на месте³. КПЭА в печатном виде хранится год после издания Кодекса в новой редакции (ст. 8 и 460 Перечня).

Срок хранения договоров, соглашений, контрактов, не указанных в иных разделах Перечня, и прилагаемых к ним документов (актов, протоколов разногласий) составляет пять лет после истечения срока действия или прекращения обязательств по договору с отметкой «ЭПК»⁴.

Решения Всероссийского съезда адвокатов и Совета Федеральной палаты адвокатов РФ, собрания (конференции) адвокатов, решения и распоряжения Совета, ревизионной и квалификационной комиссий, а также иных органов адвокатской палаты субъекта РФ хранятся до минования надобности (ст. 18 и 22 Перечня). Решения, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), приказы (решения) адвоката по вопросам деятельности адвокатского кабинета и документы к ним (ст. 19а) – постоянно, на месте; приказы (распоряжения) адвоката по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (ст. 19б) – пять лет; свидетельства (уведомления) о постановке на налоговый учет, уведомления о снятии с учета – до минования надобности⁵ (ст. 24 Перечня).

Указанные виды документов являются унифицированными – т.е. разработанными для всех физических лиц.

Так же хранятся извещения (уведомления) страхователей (т.е. адвокатов) о регистрации (снятии с учета) во внебюджетных фондах (ст. 25 Перечня) – например, унифицированные формы: уведомление о регистрации в качестве страхователя физлица, заключившего трудовой договор с работником, в территориальном органе Фонда соцстрахования РФ; уведомление о регистрации в качестве страхователя физлица, обязанного уплачивать страховые взносы в связи с заключением гражданско-правового договора, в территориальном органе ФСС; уведомление о размере страховых взносов на обязательное соцстрахование физлица от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; решение о снятии страхователя-физлица с регистрационного учета в территориальном органе ФСС⁶.

Документы о прекращении деятельности адвокатского кабинета хранятся постоянно (ст. 27 Перечня).

Доверенности, выданные адвокатом, и документы об их отзыве хранятся пять лет после истечения срока их действия или отзыва (ст. 36 Перечня).

Штатное расписание адвокатского кабинета (при наличии наемных работников) хранится постоянно (ст. 40 Перечня); штатное расписание с фамилиями конкретных работников («Штатная расстановка») – 50 лет (ст. 42 Перечня)⁷; документы о деятельности кабинета, включая рекламную, – пять лет «ЭПК» (ст. 69 Перечня).

Переписка адвоката по основной деятельности, не указанная в отдельных статьях Перечня, хранится пять лет «ЭПК» (ст. 70 Перечня). Она может группироваться как по адресатам (адвокатская палата, доверители, адвокаты, управления внутренних дел, следственные отделы, прокуроры, отделы приставов-исполнителей, суды), так и по темам (например, переписка по оплате защиты по назначению).

Договоры купли-продажи и дарения земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, а также документы (акты, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию) к ним хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета (ст. 87 и 90 Перечня).

Документы проверок деятельности адвокатского кабинета хранятся пять лет (ст. 139 Перечня). Столько же могут храниться материалы дисциплинарного производства в отношении адвоката.

Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, в том числе третейскими судами, хранятся пять лет после принятия решения (ст. 143 Перечня). Однако, на мой взгляд, лучше хранить их пять лет после вступления в законную силу итогового судебного акта по делу.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии) и переписка по их рассмотрению также хранятся пять лет «ЭПК» (ст. 154 Перечня); номенклатура дел адвокатского кабинета хранится постоянно, т.е. до прекращения деятельности адвокатского кабинета (ст. 157). Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила).

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера (относящимися к адвокатской тайне и персональным данным) хранятся 10 лет после замены новыми «ЭПК» (ст. 165 Перечня); соглашения (договоры) и расписки о неразглашении информации ограниченного доступа (с работниками адвокатского кабинета) – три года после истечения срока действия (ст. 166, 167 Перечня).

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов и другие документы, отражающие работу с фондом) хранятся постоянно, то есть до прекращения деятельности адвокатского кабинета. В дальнейшем они могут быть переданы в государственные и муниципальные архивы. Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения, хранятся пять лет после утверждения описей дел постоянного хранения (ст. 170 Перечня).

Описи дел адвокатского кабинета постоянного срока хранения хранятся постоянно, по личному составу – 50 лет, временного срока хранения свыше 10 лет – три года после уничтожения самих дел (ст. 172 Перечня). Формы описей дел приведены в приложениях № 23 и 24 к Правилам. Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним – пять лет «ЭПК» (ст. 178). Форма архивной справки приведена в Приложении № 29 к Правилам.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями и иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо прекращения обязательств по договору (ст. 179 Перечня). Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и их использования – постоянно (ст. 180 Перечня).

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела хранится пять лет (ст. 181 Перечня).

Для документов регистрации и контроля (журналов, реестров, баз данных) установлены следующие сроки хранения:

распорядительные документы по основной (профильной) деятельности – постоянно; по личному составу – 50 лет (о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – пять лет); по административно-хозяйственной деятельности – пять лет;
поступившие и отправленные документы – пять лет;
обращения граждан – пять лет (ст. 182 Перечня);
документы о приеме посетителей – три года;
о рассылке документов – один год;
бланки строгой отчетности – три года после уничтожения бланков;
о копировальных работах – один год;
о выдаче архивных дел во временное пользование работникам адвокатского кабинета – три года после возвращения всех дел;
о регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности воздуха (при наличии таковых в адвокатском кабинете и отельного помещения для хранения документов) – один год;
кземпляры (копии) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, – пять лет (ст. 183 Перечня).

Основная деятельность адвокатского кабинета

Переписка с ФПА и адвокатской палатой субъекта Федерации хранится пять лет «ЭПК» (ст. 70 Перечня).

Выписки из реестра адвокатов субъекта Федерации на адвоката, документы о повышении квалификации – пять лет (ст. 58 и 491 Перечня); документы о деятельности адвоката (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в СМИ) – пять лет «ЭПК» (ст. 51 Перечня).

Документы дисциплинарного производства в отношении адвоката хранятся один год после снятия дисциплинарного взыскания или истечения срока привлечения к дисциплинарной ответственности (ст. 461 Перечня).

Документы об изменении членства в адвокатской палате, приостановлении и прекращении статуса адвоката, об участии адвоката в общественных объединениях адвокатов – пять лет (ст. 58 Перечня).

Соглашения об оказании юридической помощи – пять лет после истечения срока действия соглашения (ст. 11).; журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи – пять лет после заполнения журнала (ст. 137 Перечня). Корешки ордеров (ордерские книжки), если они не включены в состав адвокатских производств (дел), хранятся пять лет; в случае проведения проверки или возникновения споров и разногласий – сохраняются до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня).

Доверенности, не востребованные доверителями, при невозможности возвращения им хранятся пять лет (ст. 36 и 107 Перечня).

Оказание юридической помощи

Это основной раздел документов адвокатского кабинета.

Согласно Методическим рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом ФПА (Протокол от 28 сентября 2016 г. № 5 с дополнениями (Протокол №7)), срок хранения адвокатского производства составляет не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения.

Планирование деятельности адвокатского кабинета

Перспективные планы, планы мероприятий (ст. 193 Перечня), годовые планы деятельности (ст. 198 Перечня) хранятся постоянно; оперативные (квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета – до минования надобности (ст.201 Перечня).

Индивидуальные отчеты работников адвокатского кабинета хранятся один год (ст. 216 Перечня).

Прейскуранты (прайс-листы) на оказание юридической помощи по соглашению, разработанные в адвокатском кабинете, хранятся 10 лет «ЭПК», присланные из адвокатской палаты для сведения – три года, до замены новыми (ст. 234 Перечня).

Финансирование деятельности

Договоры банковского счета хранятся пять лет после истечения срока действия договора (ст. 259 Перечня).

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение обязательств должником, хранятся пять лет «ЭПК» после полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям, а с условием о залоге имущества – 10 лет (ст. 261 Перечня).

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах – пять лет после проведения взаиморасчетов (ст. 264 Перечня).

Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности хранятся пять лет, отчеты – постоянно (ст. 265 Перечня).

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности – пять лет при условии погашения задолженности (ст. 266 Перечня).

Учет и отчетность

Сроки хранения документов этого раздела установлены законодательно. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.

Первичные учетные документы и связанные с ними подтверждающие документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) хранятся пять лет (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий они сохраняются до принятия решения по делу – ст. 277 Перечня).

Указанные документы группируются по доходам (дела по назначению, по соглашению, иные поступления), по расходам (амортизационные начисления, взносы на содержание адвокатских палат, информационные услуги, канцелярские расходы, расходы на командировки работников адвоката, на обязательное и добровольное страхование, на литературу, оплату труда, повышение квалификации адвоката и его работников, на поездки адвоката, на содержание адвокатского кабинета, почтовые и транспортные расходы, включая расходы на общественный транспорт, такси, аренду транспортного средства, услуги банка и связи, включая мобильную и стационарную связь, затраты на интернет и кабельное телевидение, хозяйственные расходы и т.д.). Либо они могут формироваться по назначению (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордеры, копии квитанций об оплате юридической помощи и документов о возврате адвокатского вознаграждения, выписки с расчетного и иных счетов, а также документы к ним (копии платежных поручений), которые группируются по каждому открытому счету отдельно).

Налоговые органы рекомендуют адвокатским образованиям, включая адвокатские кабинеты, при приеме наличных денежных средств юридическим лицом или ИП, в том числе от работника, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор, использовать приходные кассовые ордеры по унифицированной форме 0310001, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»⁸.

Договоры о материальной ответственности материально ответственных лиц адвокатского кабинета хранятся пять лет после увольнения указанных лиц (ст. 279 Перечня)⁹.

Переписка по вопросам бухучета и оплате юридической помощи хранится пять лет (ст. 289 и 290 Перечня).

Положение об оплате труда работников адвокатского кабинета хранится постоянно (ст. 294 Перечня). Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат хранятся шесть лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет (ст. 295 Перечня).

Лицевые счета работников адвокатского кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (ст. 296 Перечня)¹⁰. Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из зарплаты работников адвокатского кабинета хранятся пять лет после исполнения (ст. 299 Перечня). Аналогичным образом хранятся копии исполнительного документа и постановления, полученные от судебного пристава-исполнителя (ст. 98 Закона об исполнительном производстве).

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физлицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50 лет (ст. 301 Перечня).

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) хранятся 50 лет (ст. 308 Перечня)¹¹. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также страховых взносов хранятся шесть лет, при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 50 лет (ст. 309 Перечня)¹².

Налоговые декларации адвоката (ранее формы 4-НДФЛ, сейчас – только формы 3-НДФЛ) хранятся пять лет (ст. 310 Перечня). Впрочем, для изучения динамики собственной финансовой деятельности можно хранить их постоянно.

Справки о доходах и суммах налога, удержанных с физического лица (работников адвокатского кабинета), хранятся пять лет, при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет (ст. 312 Перечня)¹³.

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами (адвокатами на работников адвокатского кабинета), хранятся пять лет (ст. 313 Перечня). В настоящее время этот документ не применяется, но может храниться в адвокатских кабинетах за прошлые годы¹⁴.

Книги учета доходов и расходов адвоката хранятся пять лет (ст. 318 Перечня)¹⁵. Для изучения динамики собственных доходов и расходов можно их хранить постоянно.

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов хранятся пять лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня).

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению.

Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств: № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств», № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств», № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)», № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств», № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)», № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств», № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств», № ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств», № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования», № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» и № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета; материальных ценностей и иного имущества – пять лет (ст. 329 Перечня).

Первичные и годовые статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета, хранятся постоянно (ст. 335).

В настоящий момент какая-либо обязательная статистическая отчетность адвокатов или адвокатских кабинетов отсутствует. Ранее адвокаты ежегодно представляли сведения по унифицированной форме № 1-услуги «Сведения об объеме платных услуг населению», позднее от этой обязанности были освобождены¹⁶.

Информационная деятельность

Акты списания книг и периодических изданий справочно-информационного фонда или библиотеки адвокатского кабинета хранятся пять лет после очередной проверки (ст. 364 Перечня).

Документы (журналы, базы данных, картотеки, каталоги) учета материалов справочно-информационного фонда или библиотеки адвокатского кабинета хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета (ст. 366).

Трудовые отношения

Правила внутреннего трудового распорядка адвокатского кабинета хранятся в течение года после замены новыми (ст. 381 Перечня).

Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет (ст. 402 Перечня)¹⁷.

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) по месту проведения хранятся 45 лет (ст. 407 Перечня)¹⁸.

Протоколы результатов обучения работников охране труда (проверки знания требований к охране труда) хранятся пять лет (ст. 422 Перечня)¹⁹. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) хранятся 45 лет, профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – пять лет (ст. 423 Перечня). Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – как и все аналогичные материалы – 45 лет²⁰.

В 2022 г. в трудовое законодательство было введено понятие микроповреждения (микротравмы). Согласно ч. 1 ст. 226 ТК под микроповреждениями (микротравмами) понимаются ссадины, кровоподтеки, ушибы мягких тканей, поверхностные раны и другие повреждения, полученные работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя, указанными в ч. 2 ст. 227 ТК, при исполнении трудовых обязанностей или выполнении работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах, не повлекшие расстройства здоровья или временную нетрудоспособность.

Согласно Рекомендациям по учету микроповреждений (микротравм) работников, утвержденным Приказом Минтруда от 15 сентября 2021 г. № 632н, срок хранения справок о рассмотрении обстоятельств и причин микроповреждения (микротравмы) работника, а также журнала учета микроповреждений (микротравм) работников составляет один год.

Кадровое обеспечение

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы хранятся 50 лет «ЭПК» (ст. 434 Перечня).

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о служебных проверках; о направлении в командировку работников – пять лет (ст. 434 Перечня). Приказы, распоряжения по личному составу о дисциплинарных взысканиях, а также документы к ним (докладные записки, справки, заявления) хранятся три года (ст. 434 Перечня).

Унифицированные формы приказов – № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» – утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Буква «а» при номере формы означает, что она используется о отношении двух и более работников.

Иные формы приказов адвокаты могут разработать самостоятельно.

Трудовые договоры, служебные контракты, а также соглашения об их изменении и расторжении хранятся 50 лет (ст. 435 Перечня)²¹.

Согласие на обработку персональных данных хранится три года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором (ст. 441 Перечня). Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных содержатся в ст. 9 Закона о персональных данных.

Наличие согласия на обработку персональных данных работника обязательно, а вот уведомление адвокатом-работодателем уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об их обработке – нет (п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона о персональных данных).

Личные карточки и личные дела работников адвокатского кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (ст. 444 и 445 Перечня)²². Виды документов, входящих в состав личных дел, определяются локальным нормативным актом, утвержденным адвокатом. В состав личного дела включаются, как правило, анкета с фотографией, экземпляр трудового договора, включая дополнения и допсоглашения к нему, копии приказов по личному составу, относящихся к работнику (прием на работу, перевод, увольнение, поощрение, командировки, отпуска), должностная инструкция, договор о материальной ответственности и т.д. Подлинники личных документов работников (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, невостребованные – 50 лет (ст. 449 Перечня).

Не лишним будет напомнить нормы ст. 84.1 ТК, согласно которой в день прекращения трудового договора адвокат обязан выдать работнику трудовую книжку. Если в этот день выдать трудовую книжку или предоставить сведения о ней невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения документов, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Графики отпусков работников адвокатского кабинета²³, а также документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий к работникам, хранятся три года (ст.453 и 454 Перечня).

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, хранятся пять лет после снятия с учета (ст. 457 Перечня). Адвокаты в отношении своих военнообязанных работников ведут и хранят соответствующие учетные документы в порядке, определяемом Минобороны²⁴.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных (о приеме, переводе на другую работу (перемещения), увольнении работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров; учета движения трудовых книжек и вкладышей в них) хранятся 50 лет (ст. 463 Перечня).

Отмечу, что с 1 сентября 2021 г. адвокат вправе самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) учета движения трудовых книжек. В этой книге (журнале) указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием серии и номера²⁵. Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью адвоката и его печатью. Книги, журналы, карточки учета, базы данных (бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о зарплате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков) хранятся пять лет (ст. 463 Перечня).

Также с 1 сентября 2021 г. адвокат вправе самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) учета бланков трудовой книжки. В ней фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка²⁶. Указанные книги (журналы)должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью и печатью адвоката.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода сотрудников на работу и ухода с работы, местных командировок хранятся один год (ст. 463 Перечня).

Квалификационные требования и профстандарты хранятся до замены новыми (ст. 475 Перечня)²⁷. Профстандарты разрабатываются работодателем-адвокатом самостоятельно или применяются готовые (например, из Приказа Минтруда от 21 февраля 2019 г. № 103н «Об утверждении профессионального стандарта “Бухгалтер”»).

Договоры об обучении по дополнительным профпрограммам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации работников адвокатского кабинета хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо после прекращения обязательств по договору (ст. 492 Перечня).

Материально-техническое обеспечение

Гарантийные талоны на технику и оборудование адвокатского кабинета хранятся один год после истечения срока гарантии (ст. 516 Перечня).

Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) на технику, оборудование – три года после списания технических средств (ст. 521 Перечня).

Административно-хозяйственное обеспечение

Документы технического учета объектов недвижимого имущества (технические планы, технические и кадастровые паспорта) (ст. 533 Перечня); документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения) о переводе помещений в жилые и нежилые (ст. 536 Перечня) хранятся постоянно.

Договоры энергоснабжения (ст. 540 Перечня) и оказания коммунальных услуг (ст. 541 Перечня) хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо после прекращения обязательств по договору.

Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме хранятся постоянно (ст. 546 Перечня).

Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств (ст. 550), ОСАГО (ст. 551 Перечня), а также страхования транспортных средств (ст. 552 Перечня) хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо прекращения обязательств по нему. Путевые листы хранятся пять лет (ст. 553 Перечня)²⁸.

Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи хранятся пять лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по договору (ст. 565 Перечня).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи хранятся пять лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей (ст. 570 Перечня). Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи – пять лет после приостановления или аннулирования действия сертификата (ст. 571 Перечня).

Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от ЧС

Договоры об оказании охранных услуг хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо прекращения обязательств по договору (ст. 580 Перечня). Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них – также пять лет (ст. 585 Перечня).

Планы-схемы эвакуации из здания при ЧС хранятся до замены новыми (ст. 606 Перечня).

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности хранятся три года (ст. 613 Перечня)²⁹, а списки противопожарного оборудования и инвентаря – пять лет после замены новыми (ст. 614 Перечня).

Социально-бытовые вопросы

Листки нетрудоспособности хранятся пять лет (ст. 618 Перечня)³⁰.

С 1 июля 2017 г. поправками в законы об обязательном соцстраховании и об основах охраны здоровья граждан, внесенными Федеральным законом от 1 мая 2017 г. № 86-ФЗ, предусмотрена возможность выдачи листка нетрудоспособности не только в форме документа на бумажном носителе, но и – с письменного согласия пациента – в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медработником и медучреждением. Думается, что в связи с переходом на выплату пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с материнством, непосредственно работникам указанный вид документа недолго задержится в перечне документов адвокатского кабинета.

Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности (ст. 619 Перечня), а также сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 624а Перечня)³¹, хранятся пять лет. Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медосмотров хранятся три года (ст. 635 Перечня), а переписка по вопросам государственного соцстрахования – пять лет (ст. 638 Перечня).

Составление номенклатуры дел

Сводным документом, регулирующим виды документации, образующейся в деятельности адвоката, сроки ее хранения и учет, является номенклатура дел. Ее объем зависит от того, работает адвокат один или с наемными работниками, имеет в собственности жилое или нежилое помещение и основные средства или нет.

Для правильного формирования дел в делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов желательно ежегодно (или один раз на всю оставшуюся жизнь) составлять номенклатуру дел – систематизированный перечень наименований дел на календарный год с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке³².

Номенклатура дел составляется адвокатом или его секретарем. Если адвокат является фондообразователем, номенклатура в установленные сроки согласовывается с архивным органом. В номенклатуру должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности адвоката, а также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, состоящий из условного цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, «01-01» – Раздел «01. Организация деятельности», где «01» – порядковый номер дела «Федеральные законы, указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, НПА и письма федеральных органов исполнительной власти, законы и НПА субъекта Федерации, НПА органов местного самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности».

В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел. Они должны отражать содержание документов в деле, быть краткими и конкретными.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности документов, включенных в них: организационно-распорядительные документы органов государственной власти, органов адвокатского самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности, приказы адвоката, планы, отчеты, протоколы, справки и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.

Термин «материалы» употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по видам документов, относящихся к одному вопросу. Он должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело. Данный термин также применяется при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к другому документу (например, «Материалы к протоколам заседаний экспертной комиссии»).

Термин «дело» употребляется в заголовке при заведении личных дел. При ведении административных, гражданских, дел об административных правонарушениях и уголовных дел, находящихся в производстве адвоката, как правило, используется термин «адвокатское производство», но можно использовать и «дело».

Сроки хранения дел указываются на основании норм налогового законодательства и законодательства об архивах, а также нормативных документов ФПА. Сроки хранения иных дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236).

Сроки хранения дел, не указанные в нормативных правовых актах как обязательные, адвокат может устанавливать самостоятельно.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. Для этого в каждом разделе номенклатуры целесообразно оставить несколько резервных номеров.

Номенклатура дел может ежегодно пересматриваться: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о заведении дел, переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года в новом), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др. Переходящие (незавершенные дела) переносятся с сохранением первоначального делопроизводственного индекса (например, административные, гражданские, дела об административных правонарушениях и уголовные дел, находящиеся в производстве адвоката).

По окончании календарного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел – отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

По каждой позиции номенклатуры дел заводится, как правило, одна папка-накопитель. Ясно, что по некоторым позициям в папке за 5–10 лет будет несколько листков (например, паспорта индивидуальных приборов учета, свидетельства об их поверке, сертификаты организации, проведшей поверку) либо вообще ни одного документа (материалы дисциплинарного производства в отношении адвоката). К примеру, большая часть моего текущего делопроизводства – даже в те времена, когда я работал с помощниками и стажерами, – составляла две папки-накопителя толщиной 5 см. Для каждой позиции отводилось от одной до 12 (по месяцам) папок-вкладышей (чтобы не портить документы дыроколом, особенно те, которые меньше формата А5).

Естественно, для адвокатского досье (производства) может понадобиться больше одной папки-накопителя.

Главное, о чем надо помнить, составляя номенклатуру дел, – что это не самоцель, а удобный инструмент упорядочения делопроизводства адвоката.

¹ Также не лишним для адвоката будет ознакомиться с Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237.

² Для удобства изложения я преобразовал их в 13 разделов, так как в перечне нет документов и раздела, посвященных адвокатской деятельности.

³ Этот термин означает хранение документов в адвокатском кабинете до прекращения его деятельности.

⁴ Аббревиатура «ЭПК» означает, что указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

⁵ Приложения № 4 и № 5 к Приказу ФНС России от 8 мая 2020 г. № ЕД-7-14/323@ «Об утверждении формы заявления физического лица о постановке на учет в налоговом органе, порядка ее заполнения, формата представления заявления физического лица о постановке на учет в налоговом органе в электронной форме, а также форм уведомления о постановке на учет физического лица в налоговом органе и уведомления о снятии с учета физического лица в налоговом органе».

⁶ Приложения № 2, № 3, № 6 и № 8 к Порядку регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей – юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утвержденному Приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 29 апреля 2016 г. № 202н.

⁷ Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

⁸ Письмо УФНС России по г. Москве от 7 ноября 2012 г. № 17-04/106683 «О праве адвоката из адвокатского кабинета за оказание услуг выдавать кассовый ордер»; Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. от 5 октября 2020 г.) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

⁹ Типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

¹⁰ Унифицированные формы лицевых счетов № Т-54 и Т-54а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

¹¹ Новая унифицированная форма расчета по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и обязательное медицинское страхование утверждена Приказом ФНС России от 6 октября 2021 г. № ЕД-7-11/875@ «Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка ее заполнения, а также формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме».

¹² Форма была введена Письмом от 9 декабря 2014 г. ПФР России № АД-30-26/16030, ФСС России № 17-03-10/08/47380 «О карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов».

¹³ Унифицированная форма справки о доходах и суммах налога физического лица утверждена Приказом ФНС России от 15 октября 2020 г. № ЕД-7-11/753@ (ред. от 28 сентября 2021 г.) «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц».

¹⁴ Приложение № 1 к Порядку представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденному Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@ (в ред. Приказа от 8 декабря 2014 г. № ММВ-7-11/617@).

¹⁵ Форма Книги учета доходов и расходов утверждена Приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 (с изм. от 19 июня 2017 г.) «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

¹⁶ Приказ Росстата от 30 июля 2021 г. № 458 (ред. от 21 января 2022 г.) «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за внутренней и внешней торговлей, платными услугами населению, транспортом и административными правонарушениями в сфере экономики» (с изм. и доп., вступившими в силу 1 апреля 2022 г.).

¹⁷ Унифицированная форма № Т-12 Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

¹⁸ Форма и содержание отчетов по проведению специальной оценки условий и документы к отчетам утверждены Приказом Минтруда от 24 января 2014 г. № 33н (ред. от 27 апреля 2020 г.) «Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению».

¹⁹ Форма протокола содержится в Приложении № 1 к Порядку обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденному Постановлением Минтруда и Минобразования от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций». Указанная форма будет действительна до 1 сентября 2022 г. (Приказ Минтруда от 29 октября 2021 г. № 769н «О признании утратившим силу постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации, Министерства образования Российской Федерации от 13 января 2003 г. № 1/29 “Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций” и внесенного в него изменения»). Новые правила обучения и проверки знания требований охраны труда утверждены Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 г. № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (вместе с «Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда») и содержат требования к оформлению и содержанию протокола проверки знания требований охраны труда работников.

²⁰ Все необходимые формы, использующиеся при расследовании несчастных случаев на производстве, утверждены Постановлением Минтруда от 24 октября 2002 г. № 73 (ред. от 14 ноября 2016 г.) «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

²¹ Типовая форма трудового договора, которую я рекомендую использовать, утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858 (в ред. от 19 апреля 2021 г.).

²² Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

²³ Унифицированная форма № Т-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

²⁴ Приказ министра обороны РФ от 22 ноября 2021 г. № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета».

²⁵ Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано Минюстом 1 июня 2021 г. № 63748). Можно воспользоваться также формой Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (ред. от 31 октября 2016 г.) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

²⁶ Там же.

²⁷ Например, квалификационные требования к должности юрисконсульта установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37.

²⁸ Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма № 3) (ОКУД 0345001) утверждена Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 и применяется с 1 декабря 1997 г. Эту форму можно использовать с учетом обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса от 11 сентября 2020 г. № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

²⁹ Образец оформления журнала учета противопожарных инструктажей приведен в Приложении к Приложению № 1 к Приказу МЧС России от 18 ноября 2021 г. № 806 (п. 22).

³⁰ Форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».

³¹ Форма СЗВ-М и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 15 апреля 2021 г. № 103п.

³² Форма номенклатуры дел
приведена в приложении № 25 к Приказу Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526.