Уничтожить нельзя сберечь

Неназванный профессор из книги В.К. Шалагинова «Защита поручена Ульянову» (Новосибирск, 1970), отвечая на вопрос автора, можно ли написать книгу на тему «Ульянов – адвокат», заметил, что для строительства моста необходимо железо, а для названной темы – архивные документы. До нас, как ни печально, не дошел ни один документ, составленный помощником присяжного поверенного Ульяновым, а ведь его личный архив собирали силами всего государства и Коммунистической партии¹. И даже последующие книги² ничего к скупым архивным строкам из судебных актов о деятельности помощника присяжного поверенного Ульянова не добавляют.

В то же время каждый адвокат знает, в каком объеме его речь и доводы включаются в протокол судебного заседания и итоговый судебный акт по делу (сейчас, правда, с этим стало лучше, так как введена аудиозапись судебных заседаний, а не за горами и видеозапись их).

Многие коллеги полагают, что документы адвокатской деятельности должны уничтожаться сразу, как только завершено поручение на защиту.

Согласно Методическим рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом Федеральной палаты адвокатов РФ (Протокол от 28 сентября 2016 г. № 5 (с доп. – Протокол № 7)), срок хранения адвокатского производства составляет не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. В отношении дальнейшей судьбы адвокатских производств Методические рекомендации указывают, что их следует своевременно уничтожать, если в хранении нет необходимости (удалять файлы из компьютера, в том числе из «корзины», уничтожать бумаги в специальном устройстве).

На мой взгляд, если адвокат не собирается формировать личный архив, а затем и личный фонд в составе Архивного фонда РФ, адвокатские производства должны храниться им с учетом сроков судимости подзащитных (по уголовным делам), исковой давности (по гражданским и административным делам), сроков давности привлечения к административной ответственности (по делам об административных правонарушениях).

В этой статье речь пойдет прежде всего об адвокатах, осуществляющих деятельность в форме адвокатского кабинета, но она, думаю, может быть полезна и коллегам из коллективных образований, желающим сохранить результаты своей профессиональной деятельности или упорядочить свой архив простым и оптимальным способом.

Материальный вопрос – где и на какие средства хранить документы, – адвокат, как правило, решает в зависимости от имущественного положения. Если для личного архива невозможно выделить помещение, можно заключить соглашение с ближайшим муниципальным или государственным архивом. В силу ч. 2 ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Основные термины архивного дела приведены в ст. 3 Закона:

• архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
• документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
• архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
• постоянное хранение документов Архивного фонда РФ – хранение документов Архивного фонда без определения срока (бессрочное);
• временное хранение архивных документов – хранение до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
• экспертиза ценности документов – изучение на основании критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора в состав Архивного фонда;
• владелец архивных документов – госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

К частной собственности относятся архивные документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими (ч. 2 ст. 9 Закона об архивном деле). Согласно ч. 7 ст. 6 Закона документы, находящиеся в частной собственности, включаются в Архивный фонд РФ на основании экспертизы ценности документов, что оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, утверждаемый Правительством РФ. В договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда (в ред. федеральных законов от 28 ноября 2015 г. № 357-ФЗ, от 23 мая 2016 г. № 149-ФЗ).

В соответствии со ст. 11 Закона об архивном деле документы Архивного фонда, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник в срок 30 дней со дня отчуждения или перехода прав обязан уведомить об этом соответствующий государственный (муниципальный) архив, музей, библиотеку, научную организацию, включенную в указанный перечень, с которыми прежний собственник заключил договор (в ред. федеральных законов от 23 мая 2016 г. № 149-ФЗ и от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ). При переходе прав собственности на документы Архивного фонда, находящиеся в частной собственности, к другому лицу к нему переходят и обязанности, указанные в договоре, предусмотренном ч. 7 ст. 6 Закона об архивном деле.

В силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юрлица, обязаны обеспечивать сохранность находящихся в частной собственности документов Архивного фонда, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ).

Возникает закономерный вопрос: обязаны ли адвокаты, являющиеся работодателями, обеспечивать сохранность архивных документов по личному составу?

Если исходить из буквального толкования нормы, то нет.

А если исходить из общеправового принципа равенства прав работников?

В ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле установлено, что сроки хранения архивных документов независимо от места хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

В силу ст. 22.1 Закона об архивном деле документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. – 50 лет.

Учитывая, что вид адвокатской деятельности в форме адвокатского кабинета образовался после 2002 г., считаю, что адвокат должен хранить документы по личному составу кабинета 50 лет, но вправе сдать их на хранение (как правило, в муниципальные архивы – орган местного самоуправления, а в крупных городах – в муниципальные архивы хранения документов по личному составу).

Особое значение для хранения документов, образовавшихся в процессе адвокатской деятельности, в государственном или муниципальном архиве (органе местного самоуправления), музее, библиотеке либо научной организации, включенной в перечень, утверждаемый правительством, приобретают нормы ст. 25 Закона об архивном деле. Так, согласно ч. 2 ст. 25 Закона ограничивается доступ к архивным документам – независимо от их форм собственности, – содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну. Отмена ограничения на доступ к таким архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ).

В силу ч. 3 ст. 25 Закона об архивном деле ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также создающим угрозу для его безопасности, устанавливается на 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина (а после его смерти – с письменного разрешения наследников) ограничение доступа к таким архивным документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Рано или поздно документы, образующиеся в процессе адвокатской деятельности, утрачивают оперативную ценность: например, декларация по форме 3-НДФЛ принимается инспекцией ФНС, судебный акт по делу вступает в законную силу, исполнительное производство прекращается, сделка, проект которой готовил адвокат, совершается и исполняется, доверитель получает устную или письменную консультацию по своему вопросу.

Можно, конечно, выдержав положенные три года, вывезти такие документы на дачу и предать огню, а можно, не изобретая велосипед, выработать ряд правил работы с архивными документами – то есть утратившими оперативную, но не историческую и культурную ценность.

Некоторые адвокаты полагают, что достаточно сохранить документы в электронном виде, а бумажные – отсканировать и предать огню. Лично у меня, например, рука не поднимется отсканировать и уничтожить сохраненные в домашнем архиве рукописные письма Булата Окуджавы, которые он прислал мне в начале 80-х гг. ХХ в.

А сколько раритетов могут содержать архивы коллег…

Но вернемся к прозе жизни. Адвокатам желательно ежегодно проводить экспертизу научной и практической ценности документов, утративших актуальность, в том числе в связи с истечением срока хранения, установленного законом, нормативными актами ФПА или самим адвокатом в номенклатуре дел кабинета. Экспертиза ценности документов, как правило, осуществляется адвокатом, а если у него есть работники, – то ими по поручению адвоката. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом, составляемым и утверждаемым адвокатом ежегодно. Также он организует уничтожение дел, не подлежащих хранению, либо их переработку с помощью специальных технических устройств.

Оформление дела включает комплекс работ: описание на обложке, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы не нумеруются, заверительная надпись не составляется.

В процессе группировки документов в делах постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Она размещается в начале дела с указанием дат и индексов документов, краткого содержания, номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после указания общего количества листов дела через знак «+».

Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:

• номер листа проставляется в правом верхнем углу, не задевая текст документа (оборотная сторона листа не нумеруется);
• фото и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
• подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
• нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.

Обложки таких дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 17914-72. Там указываются:

• статус, ФИО адвоката, форма адвокатской деятельности, регистрационный номер в реестре и указание на субъект РФ, где зарегистрирован адвокат;
• индекс дела по номенклатуре дел кабинета;
• заголовок дела;
• номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
• даты начала дела и окончания дела;
• количество листов;
• срок хранения.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложке указывается количество листов в деле и не приводятся даты начала и окончания дела, а только год формирования.

Далее рассмотрим передачу дел в архив адвокатского кабинета (понятие чисто условное, если адвокат работает один).

В архив кабинета передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после их завершения в текущем делопроизводстве. Дела с момента открытия их в делопроизводстве и до сдачи в архив (или уничтожения) могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела размещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

По завершении календарного года адвокат определяет дела, завершенные производством в прошлом году.

Прежде всего проводится систематизация дел по срокам хранения согласно утвержденной адвокатом номенклатуре дел:

• дела постоянного срока хранения: приказы (решения) адвоката по основной деятельности, локальные нормативные акты, штатное расписание, дела об оказании юридической помощи (документы, составленные адвокатом), ставки гонорара, утвержденные адвокатом, номенклатура дел кабинета, журнал регистрации адвокатских запросов, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; планы работы адвоката, смета доходов и расходов адвоката, книга учета доходов и расходов, карточки учета основных средств кабинета, декларация 3-НДФЛ адвоката, материалы по истории адвокатского кабинета и статистическая отчетность, положения и правила по охране труда в кабинете, положение об оплате труда работников адвоката;
• дела долговременного срока хранения (свыше 10 лет, обусловленные наличием у адвоката наемных работников): приказы адвоката по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение), описи дел по личному составу, лицевые счета работников, расчеты по страховым взносам в пользу работников, документы по специальной оценке рабочих мест, документы по расследованию несчастных случаев, журнал регистрации несчастных случаев, личные дела работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, соглашения об их прекращении (не вошедшие в личные дела), подлинные личные документы работников (трудовая книжка, документ об образовании), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• дела временного срока хранения (до 10 лет): все остальные дела согласно номенклатуре.

Дела постоянного и долговременного срока хранения оформляются, как описано ранее. На них составляются раздельные опись № 1 и № 2 соответственно. Если адвокат решил хранить адвокатские производства (досье, дела) в соответствии со сроками исковой давности, сроками судимостей и прочим, указанные дела включаются в соответствующие описи по годам. На подлинные личные документы работников, оставшиеся у адвоката, составляется опись № 3.

Ключевым вопросом является экспертиза ценности документов, содержащихся в адвокатских производствах.

На мой взгляд, постоянного хранения у адвоката заслуживают документы, составленные им самим (исковые заявления, тексты речей в прениях, частные, апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, таблицы, аналитические документы по делу), а также судебные акты по делу и документы с автографами известных лиц.

Составной частью архивного фонда адвоката могут стать рукописи его произведений, научных работ, статей, рецензий, тексты интервью, аудио- и видеозаписи его выступлений на конференциях, семинарах, в СМИ, документы о работе на выборных должностях в адвокатской палате субъекта Федерации, ФПА, общероссийских и международных общественных объединениях адвокатов, документы о награждении (благодарственные письма, дипломы, грамоты, свидетельства о награждении корпоративными и иными наградами).

Архивная практика выработала определенную систематизацию так называемых документов личного происхождения³.

Адвокат, чьи документы приняты архивом, является фондообразователем. При этом не имеет значения, жив адвокат или нет: если жив, архивный фонд будет пополняться. В противном случае архивисты проведут научно-техническую обработку имеющихся документов. Она включает:

• экспертизу ценности документов;
• уточнение их фондовой принадлежности;
• уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);
• определение авторства и времени создания документов (при отсутствии в них этих данных);
• формирование дел (единиц хранения);
• полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);
• составление описи фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление, указатели).

Совокупность архивных документов, связанных с личностью адвоката, является фондом личного происхождения. К основным разделам схемы систематизации фонда личного происхождения относятся документы творческой деятельности адвоката (рукописи, рисунки и др.), документы профессиональной деятельности, личная переписка, документы к биографии адвоката, документы об адвокате (статьи, воспоминания, отзывы), изобразительные документы (фото и видео), а также документы других лиц, сохранившиеся в фонде адвоката.

Хотелось бы обратить внимание, что документы личного происхождения, хранящиеся в архиве, могут использоваться с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы адвокатами. Исследователям они выдаются только с разрешения лица, передавшего их в архив.