Два месяца назад мы запустили систему учета времени «А2.Тайм» и уже получили массу откликов. Даже решили завести блог на Zakon.ru, посвященный вопросам учета времени.
В ходе дискуссий с коллегами мы столкнулись с двумя ключевыми вопросами. От скептиков: зачем вообще нужен учет времени? От энтузиастов: очень хочется, но с чего начать?
Наш небольшой «доморощенный» опрос в блоге на Zakon.ru показывает – энтузиастов все же больше.
Но начнем с ответа на вопрос скептиков. Учет времени решает сразу несколько основных задач юридической работы. На создании отчетов для клиентов и подтверждении судебных расходов останавливаться не будем – эти вопросы освещались в предыдущих публикациях. В данной статье будут рассмотрены аспекты, связанные с управлением юридической фирмой.
Учет собственной эффективности
Если вы аккуратно начнете считать часы, то первой реакцией, пожалуй, будет разочарование. Станет ясно, что собственно на «работу» уходит не так уж много часов. Зато массу времени приходится тратить на подготовительные мероприятия.
Если вы частнопрактикующий юрист, то учет времени останется вашим личным делом. Впрочем, данные опросов Американской ассоциации юристов показывают, что около 70% частнопрактикующих юристов ведут календари и примерно 50% используют отдельную систему учета рабочего времени. Если же вы работаете в юридической фирме, пусть даже небольшой, или являетесь ее партнером, то время становится основным ресурсом.
Время как ресурс
Не так уж сложно рассчитать себестоимость часа работы юриста. Для этого достаточно в простую формулу подставить пару переменных. Стоимость работы юриста складывается из его вознаграждения и суммы накладных расходов. Также необходимо определить количество рабочих часов в год – и вот вам цена рабочего часа. Если взять нормальную продолжительность рабочей недели и отпуска, то выглядеть формула будет так:
где «В» – вознаграждение юриста, «НР» – накладные расходы, которые могут иметь разное наполнение.
А дальше начинается самое интересное. Себестоимость часа получится верной только в том случае, если работа производится в течение всего указанного времени и каждая минута оплачена. Но на практике такого не бывает никогда. Соответственно, реальная стоимость рабочего часа зависит от коэффициента загрузки. Например, если оплачивается 50% времени, то знаменатель дроби уменьшится вполовину. А себестоимость часа в два раза вырастет. Посчитать эту самую загрузку и, как следствие, стоимость часа юриста можно, только понимая, какой процент из отработанных им часов был оплачен.
Время и вознаграждение
Любая юридическая фирма в конечном счете продает время сотрудников, а потому особенно актуален вопрос мотивации. Как тут поможет учет времени?
В ситуации, когда работа выглядит как «один проект – один юрист», можно попробовать обойтись без подсчета часов – во всяком случае, если эффективность проекта неважна. Но если с проектом работают несколько юристов или, например, юрист и партнер фирмы, то вклад каждого определить сложнее. Именно здесь и поможет учет часов и ставок.
В принципе, если вам удалось посчитать количество часов, потраченных на проект, то расчет денежного вклада конкретного юриста представляется достаточно простым делом. Возьмем простой пример: фирма получила заказ на ведение спора и взяла за это 100 тыс. руб. В работе принимали участие два юриста со ставками 5 тыс./час и 3 тыс./час.
| Юрист | Ставка | Затрачено часов | Сумма по часам | Денежный вклад |
|---|---|---|---|---|
| Юрист – 1 | 5000 | 15 | 75 000 | 50 000 |
| Юрист – 2 | 3000 | 25 | 75 000 | 50 000 |
Видно, что проект фирма продала несколько дешевле его номинальной стоимости. Учет времени позволяет корректно распределить финансовый результат между участниками. Появляются объективные данные о реальном денежном вкладе, которые помогут принять решение о премировании сотрудников.
Не менее важен учет «непроизводительного» времени. Если в фирме работает юрист, который, например, пишет статьи, преподает или читает доклады на конференциях, – принятие в расчет этих вроде бы неприбыльных усилий позволяет оценить его вклад в общее дело развития юридической практики.
Учет времени партнерами
Это, пожалуй, один из самых интересных вопросов. Дело в том, что мотивация партнеров, которые получают долю в прибыли фирмы, редко зависит от их вклада в часах. Как следствие, партнеры часто рассматривают учет времени как ненужную и обременительную обязанность, а потому обычно поручают ее помощникам или вовсе игнорируют. И «заставить» тут никого не получится. Выход – не заставлять, а мотивировать. Партнеры фирмы затрачивают много времени, счет за которое не выставляется клиентам. Просто потому, что львиная доля часов идет на привлечение этих самых клиентов, а также на управление фирмой и решение организационных вопросов. С ростом практики такая ситуация может создать опасный дисбаланс: никто не хочет посвящать время техническим вопросам, если за их решение не платят. Однако есть возможность учесть такой непроизводительный – но важный! – вклад в работу фирмы, пересчитав часы на ставку партнера и включив сумму в формулу расчета прибыли. Например, если для учета вклада партнера и определения доли в прибыли используется такой распространенный показатель, как размер принесенного дохода, то можно к этой величине добавить сумму «тарифицированных» партнером часов, затраченных на «внутренние работы».
Есть еще один важный мотив, хоть и не связанный напрямую с финансами. Ретроспективно посмотрев на собственные трудозатраты, партнер может понять, какой вид активности приносит наибольший результат и конвертируется в заказы от клиентов.
В заключение – простая мысль. Может ли работать юридическая фирма, не учитывая рабочие часы собственных сотрудников и партнеров? Конечно, да. Может ли она при этом расти и развиваться? Вот это уже вряд ли.
